仕事ができる新人が実践している「報告」のポイント
仕事のできる新人は、どんな報告の仕方をしているのでしょうか。仕事ができると言われる新人が特別なことをしているわけではありません。今まで多くの新人や若手を指導してきた研修会社の目線で、仕事のできる新人がしている「報告」のポイントを３つ紹介します。
良い報告は「適切に指示を受ける」ところから始まる
そもそも「報告」する意味は何でしょうか。「報告」とは与えられた業務に関して上司等の責任者に進捗等の情報を共有して指示を仰ぐ、責任者が意思決定等を的確に行えるようにするためのものです。従って、相手の期待に応える良い報告をするためには、相手の期待をしっかりと理解することが必要です。
実現したいゴールが何で、所与の条件がどんなもので、どこが気になるポイントかといった相手の期待、興味関心、実施するうえでの懸念や条件等を的確に把握することが良い報告を行うための第一歩です。
相手と状況を踏まえた「報告のタイミング」
報告する時は、相手のタイミングや場所、状況を考慮することも大切です。いわゆるTPO、（Time：時間やタイミング、Place：報告の場所、Occasion：報告する時の状況）を見極めて報告することが仕事のできる新人になる秘訣の一つです。
例えば、パソコンに向かって月次会議の報告書を作っている上司を見かけていきなり報告を始めては、上司も報告を受ける準備ができていません。相手の立場・様子を確認したうえで、「先日A社に訪問をした件で結果だけ報告したいのですが、今1，2分よろしいですか？」と確認してから本題に入ることが望ましいでしょう。
逆に、新人の報告ミスでよく聞くのが、報告の緊急度合いを間違えてしまうことです。例えば、「お客様からクレームが来ている」「納品した製品に不良が見つかった」など、自分で対応できない用件を至急上司に報告しなければいけない状況だったとします。
この時、報告しようとした際、上司から「今、手が離せないから、後で報告してくれるかな」と言われて、上司の手が空くまでずっと待っている人がいます。これでは緊急の用件が上司の耳に届くのが遅れて惨事になってしまうかもしれません。相手の状況に配慮することは大切ですが、緊急度が高い用件であれば、「〇〇〇の件でのクレームで、急ぎ対応が必要かと思うですが、報告してもよろしいですか」など、状況を踏まえて報告するタイミングを調整しましょう。
「声をかけられる前」に小まめに報告する
仕事ができる新人は報告を小まめにします。
仕事自体のボリューム等にもよりますが、
- 仕事に着手して10～20％時点で方針や手を付けた感触、納期感覚の報告
- 進捗50％程度で順調に進んでいるか、またクオリティー等の報告
- 何か想定外のことがあれば都度報告
といった形です。
上司は新人が思っている以上に仕事の進捗を気にしています。多くの新人は自覚していませんが、上司から「あれはどうなっているかな？」と声をかけられた時点で報告が不足しているのです。仕事ができる新人は、上司に声をかけさせない、報告を求められる前に報告を実施します。
小まめに報告すると上司の時間を奪ってしまうのではないかと感じる新人もいますが「〇〇の件、予定通りに進んでいます。いつ頃に納品予定です。」だけでも良いですし、「〇〇の件で、こういうことが起こってこう判断して進めています。念のためご報告です」とメールやチャットで報告を入れる形でも良いでしょう。
