「新人研修」は、学生から社会人へのマインドセット、ビジネスマナーの習得など多くの目的を持って実施されます。これまで、多くの企業では、「リアルに集合しての対面研修」 “当たり前”でした。しかし、2020年はコロナ禍により、新入社員研修を「オンライン研修」で行った企業が、爆発的に増えました。
私も「本当にオンライン研修は効果があるのか？」 「行動変容させられるのか？」、やる前はそんな疑問を持っていました。しかし、実際に、オンライン研修の実施に向けて入念に準備して、何度か登壇するうちに、イメージはガラリと変わり、オンライン研修の可能性を強く感じました。
来年以降、新型コロナウイルスの状況に応じて、今回、オンライン研修でおこなわれた新入社員研修は対面に戻るものも多いでしょう。新入社員同士が顔を合わせて、同期の絆を作る対面型の研修は、対面型の良さがあります。一方で、そこは別の方法で補ってオンラインでの新入社員研修を継続する企業もあるでしょう。
記事では、オンライン研修での登壇経験を踏まえて、効果的なオンライン新人研修を設計するポイントを解説します。
＜目次＞
- コロナ禍がもたらした常識の変化「新人研修のオンライン化」
- 新人向けのオンライン研修における特徴とメリット、デメリット
- オンライン研修で新人の行動変容を起こすプログラム設計のポイント
- オンラインの新人研修におけるコミュニケーションのポイントと注意点
- 新入社員研修の今後のあり方
- まとめ
コロナ禍がもたらした常識の変化「新人研修のオンライン化」
2020年の年始には誰も予想にしていなかったであろう新型コロナウイルスの感染拡大。新型コロナウイルスがもたらした最も大きな教訓は、“いままでの常識に囚われてはいけない”ということです。
例えば、緊急事態宣言の拡大を機に、テレワークへシフトした企業様の中にも、最初はテレワークへのハードルが高かった企業様も、少なくなかったか思います。しかし、緊急事態宣言に伴ってテレワークをやらざるを得ない状況の中、「実際にやってみた」ことで「出社しなくても仕事はできる」という常識の変化が起きたわけです。
それと同様に、研修や人材開発の分野でも、新型コロナウイルスがもたらした常識の変化は大きなものです。研修や人材開発の分野では、これまで日本における社員教育は、「対面での集合研修」が大半であり、e-learningやオンライン研修の導入はかなり限定的なものでいた。しかし、4月から数か月の間に、オンライン研修やe-learnningへと、多くの企業もシフトしました。
その中では、「学生から社会人へのマインド変化をおこない、ビジネスマナーを始めとした多くの内容を教えなければならない新人研修は対面でこそ、行動変容を起こすことができる！」という常識、経験や思い込みに大きな変化をもたらされました。
それは、オンライン研修でも、マインドや行動変容の実現は可能であり、同時に、オンライン研修だからこそできる価値があるということです。次章以降で具体的にオンライン研修の特徴やプログラム設計のポイントを解説していきます。
新人向けのオンライン研修における特徴とメリット、デメリット
具体的にオンライン研修の特徴やメリット、デメリットには、どのようなものが挙げられるでしょうか。プログラム設計の話に入る前に確認しておきたいと思います。
まず、オンライン研修の最大の特徴は、働き方改革や生産性向上が求められる中で、時代の潮流にあった学習方法、であるという点です。それが具体的にどのようなメリットやデメリットになるのか、3つのメリット、そして、2つの留意点という形で解説していきます。なお、記事の内容としては、zoomのような「リアルタイムでの双方向性」「画面共有やチャット機能」「グループワークの実施」が可能なオンライン会議ツールを前提となります。予めご了承ください。
オンライン研修 3つのメリット
ネット環境さえ整っていれば、どこからでも参加が可能なオンライン研修は、全国どこからでも参加できます。これまでは、「研修に参加させたいが、開催地を見ると出張が必要となり、諦めざるを得ない」など、人材育成においても、主要都市と地方では、教育機会の格差がありました。オンライン化することで、全国どこでも同じ質の教育を受けられることになり、教育格差は解消されます。
また、研修実施する側としては、移動時間及び、交通費宿泊費等といったコスト削減も、大きなメリットの1つとして挙げられるでしょう。例えば、全国規模で展開しており、50人の新入社員を採用している会社で、4月に1週間の新人研修、7月に1日間のフォローアップ研修をおこなうとしましょう。恐らく、交通費宿泊費だけで、500万円前後になるのではないでしょうか。この費用は、人材開発をするうえでの大きな障害となります。
対面研修は、座る場所によってはスライドが少し見にくい、講師がちょっと遠い、といったことが起こります。しかし、オンライン研修では、スライドと講師が画面に大きく映り、参加者にとっては講師が自分だけに話しかけている特別感があります。
距離が近いからこそ、微笑み優しく語りかけ、時に厳しい言葉でフィードバックをしたり、社会人として大切なことを伝えたり等、コミュニケーションのメリハリをつけることの効果はより大きくなります。また、講師が参加者の名前をよんだり、語りかけたりすることで、対面での研修以上に、「家庭教師的なマンツーマンの講義」も可能となります。
また、オンライン上でも、双方向のコミュニケーションやグループワークを実施することで、同期意識や参画意識の醸成は可能ですし、グループワークや全体発表を通じて、その場での気づき・活性化を生むことができるのは対面での集合研修と同様です。
デジタルネイティブ世代と言われている最近の新人たちが、何か分からないことがあると最初に頼るのは「グーグル先生」です。“スマフォで検索すれば、すぐに答えを知ることができる”という新人たちの当たり前は、反対に「知りたいことをすぐに解決できないと関心やモチベーションが下がってしまう」という傾向にも繋がっています。
その点において、チャット等で質問できるオンライン研修というのは、非常に優れています。対面研修では、人数が多ければ多いほど、“大勢の前で手を挙げて質問する”ことに心理的抵抗が生まれます。グローバルな人材開発の分野では、『質問が多いアメリカでは30人が研修の最適人数。インドでは、15人が上限。だけど、日本人は誰も質問しないから、50人でも100人でも同じ品質で研修できる』という半ば冗談のような話もあるぐらいです。
しかし、手を挙げるということがないチャットでは気軽に質問できるため、質問数は対面研修よりも圧倒的に多くなります。この「質問しやすい環境」というのは、とくに効果的な学習環境を作るうえでは非常に重要です。1人の参加者が疑問に思っていることは、他の参加者も同じように感じていることが大半です。講師が質問を拾って解説することで、質問した当人だけでなく、他参加者の理解度も深まるのです。
オンライン研修における2つの留意点
ここまで3つのメリットを紹介しましたが、もちろんオンライン研修は万能ではありません。続いて、オンライン研修における2つの留意点をご紹介します。
当たり前ですが、オンライン研修の品質・講義環境はネット環境やITリテラシーに依存します。2020年はコロナ禍に伴ってオンライン化に一気にシフトしたため、企業側も通信環境の整備を十分におこなうことができず、十分な通信環境が準備できなかった方もいらっしゃいました。ネット環境や設備の有無などは、事前の確認が必要であり、研修当日に向けて、受講環境の確認や整備が必要となります。
新入社員研修と言えば、繰り返しの挨拶練習や名刺交換など、実際に体を動かしながら、体で覚えていくということをイメージされる方も多いかと思いますが、そのような実践型のコンテンツに関しては、不向きだというのも事実です。
一方で、新入社員研修を内製で実施されている企業の声を伺うと、「意識やマインド部分を教えることが難しい」といった声を伺うことも多くあります。プロのノウハウを使えば、オンラインでも十分な行動変容を起こすことが可能です。実際に、オンラインでの研修実施後に、「参加者から、この状況下での対応について感謝の声をもらった」という人事の方もいらっしゃいますので、研修効果はプログラム設計やノウハウ次第と言えるでしょう。
留意点を2つ記載しましたが、オンライン研修と対面研修の適切な組み合わせ、また、事前準備をしっかりとすることで、問題点は解消することができます。次章で、事前準備のポイントとなる「プログラム設計」について記載します。
オンライン研修で新人の行動変容を起こすプログラム設計のポイント
オンライン研修を成功させるにあたって、一番の肝となるのが、プログラム設計です。対面型の研修は、その場の雰囲気や対応で挽回することが可能ですが、オンライン研修は、その場でのリカバリーが難しく、その分、緻密な設計が求められます。とくに行動変容を起こすためには、受講者に飽きさせない仕掛けを盛り込む必要があります。
どのようにプログラム設計をおこなうかと言うと、まず始めに「研修のゴール」を決めるところから始めます。「研修が終わった時に受講者にどのような状態になってもらいたいか」、あるいは「参加者にどのような気持ちを持っていてほしいか」を出来るだけ具体的に設定します。そして、ゴールに向けて、準備・設計をしていきます。以下にいくつかプログラム設計におけるポイントを記載します。
「45・10・4」の法則
オンライン上で集中できる時間は約45分程度と言われます。じつはzoomの無料版では、1回のmtg時間が「上限40分」となっているのも、これが理由です。研修設計においては、受講者の集中状態をコントロールすることが非常に重要です。従って、まず研修設計するうえでは、45分～60分に1回は休憩を挟むように設計すると、適度な休憩が取れるようになります。
また、人は10分間、同じ話を聴いていると飽きてしまうと言われています。従って、10分に一度は場面転換をすると良いでしょう。場面点検とは、例えば、一方的な座学からグループワークへ、講師によるレクチャーから個人ワークをおこなう、参加者に発言してもらうといった進行方法の変更です。これにより参加者の集中力が適度に保たれます。
最後に、4分に1回アクションを求める：画面が見えているかの反応、○や×等をジェスチャーで返してもらう、うなづく、などの進行にすることで、受講者を“聴きっぱなし”の状態から抜け出させ、集中力を継続させることができます。
上記の休憩、場面転換、アクションの3つは、対面での研修設計においても重要なポイントです。しかし、対面では、この時間がもう少し長くなるのですが、オンライン研修の場合には、「45・10・4」で実施することがおすすめです。余談ですが、これはオンライン会議の進行においても活かせますので、ぜひお試しください。
動画や画像など、ビジュアルな情報発信
これは新人だけに限ったことはでありませんが、最近の若手は昔よりも集中力が短い傾向があります。ネットの進化で動画やSNSが発展したことによって、我々が生活する中で受け取る情報量は莫大に増えており、データ量に換算すると10年間で530倍になっていると言われています。
その中でも、いまの新人は、子供のころから、スマートフォンに馴染み、youtubeやインスタグラム、twitterなどで、動画や写真、短い文章の情報量に慣れています。集中力の短さもこれが要因と言えるでしょう。動画や写真、短文に慣れている彼らに対しては、研修においても、なるべく文字量を減らし、動画や画像など、ビジュアルによる情報発信をメインに設計すると、吸収しやすくなります。パワーポイントを作る際には、ぜひ「文字サイズを大きくする」「文字量を減らす」「写真を入れる」等を注意してみてください。
ビジュアルによる情報発信を助けるツールを活用するのもおすすめです。プレゼンスライドのテンプレートやグラフ作成機能があるツールを使えば、簡単にビジュアルメインの研修プログラムを作れます。WEB上にはフリーで使えるグラフィックツールやパワーポイントのテンプレート集などもありますので、ぜひ活用してください。
https://massppvtrafficreview.org/
プログラム設計時点で「双方向性」を意識する
オンライン研修では、リアルでの集合型研修と違い、講師も終始画面に向き合う形になります。対面研修では、レクチャーの場面においても、講師は講義スペースの中を歩き回ることもできますし、その中で、参加者の表情を見ながら話しかけることも容易です。
しかし、オンライン研修は、講師もカメラ、画面に話しかけている感覚が強く、ともすれば、講師からの一方的なレクチャー中心の講義になりがちです。従って、プログラム設計の段階で、どのタイミングでどんな形でコミュニケーションを取るのかを盛り込んでおきましょう。
zoom等では、「参加者30人のオンライン研修で、一時的に3人×10グループのバーチャルな小部屋を作って、グループワークをおこなえる」機能等もあります。グループワークやチャット、投票機能を使って双方向性を持たせたり、全体発表を入れたり、敢えてジェスチャーで反応させて体を使った非言語コミュニケーションを織り交ぜるなどの工夫が有効です。前述した、「45・10・4」の法則」と組み合わせて設計すると良いでしょう。
オンラインの新人研修におけるコミュニケーションのポイントと注意点
オンライン研修においても、zoom等の会議システムを使用することで、集合型と同じ双方向の研修を実現できます。やはり研修においては、講師と受講者、また受講者同士での対話の中から、学びや気づきが生まれることが多く、双方向性は研修効果を高めるうえで重要なポイントです。この章では、研修内にも多く取り入れるべき双方向のコミュニケーションにおいて、気を付けるべき4つのポイントを解説します。
客観的に伝える
HRドクターを運営するジェイックが提供する新入社員研修では「私たちは、自分のことは自分の『内面』で評価しているが、他者は相手のことを『行動』で評価している」ということを伝えています。研修における講師対受講者、受講者同士のコミュニケーションにおいて、重要なのが、この「行動の事実」を伝えるコミュニケーションとフィードバックです。この前提条件を崩してしまうと、参加者がフィードバック等を素直に受け入れられなくなってしまいます。
また、オンライン研修における1つの特徴として、受講者も「画面に自分自身が映っている」ということがあります。従って、受講態度等に関する「事実を伝えるフィードバック」に対して、受講者自身も、「見え方を客観的に自覚しやすく、行動の改善が進みやすい」という点があります。
承認する
近年の新人たちは、自らの行動や発言に対する、周囲からの評価に敏感な世代です。従って、研修内においては、小まめに「承認」をおこないます。ジェイックが実施するオンラインでの新人研修では、1つの研修に対して1名のメイン講師と、受講者10～20名に対して1名のサブ講師が付きます。メイン講師とサブ講師が協力しながら、画面上で確認できる参加者の受講態度や変化を細かく確認し、小まめにプラスのフィードバック（承認）をしています。
このように承認することで、参加者の改善意欲やモチベーションを継続できますし、“見られている”という緊張感が生まれることで、集中力の継続にも繋がります。また、「自分の努力（アクション）が称賛されるという“成功体験”を積ませる」ことで、研修後に現場でも実践・成長していけるように仕掛けています。
安心・安全の場を作るための自己開示
いまの新人たちに限ったことではありませんが、「間違ったことを言いたくない」「目立ちたくない」「人前で話すのが苦手」といった傾向は、この10年ほどで強くなっていると感じます。そのため、研修冒頭では参加意欲を高めるための「場づくり」を大切にしています。
講師の人となりが分かるような自己紹介、研修の目的、研修の中での約束やルールなど、参加者同士の自己紹介等によるアイスブレイクなど、丁寧に研修の雰囲気を作っていきます。オンラインにおいては、とくに「研修を進めながら場を作る」ことが難しいですので、冒頭での場づくりは意図的、かつ、時間を割いて取り組むことがおすすめです。
「受講者主役」の徹底
研修における土台の考え方として「受講者主役」という考え方があります。講師は、受講者の成長をサポートする役割であり、「成長していきたい」と考える受講者のためになる研修設計を心がける必要があります。
コミュニケーションにおいても、講師が主役になって話すのではなく、受講者を主役とする「間」を作ることが大切です。例えば、チャットで来た質問に対して講師がすべて答えるのではなく、質問を拾って、それを他の受講者に投げかけたり、質問した受講者自身に考えさせりするコミュニケーションは、受講者を主役として、受講者の主体性を引き出したり、気づきを深めたりするものです。
新入社員研修の今後のあり方
来年以降の新人研修においては、オンラインと対面、ハイブリッド型の組み合わせが増えていくことが予想されます。例えば、挨拶練習や名刺交換などは実践のロープレで実施。そして、マインドセットや知識のインプットなど、オンラインで習得可能なものはオンラインへと移行する、といったような企業が増えていくでしょうし、
また、オンライン研修は、講師との距離感がある分、参加者の主体性が引き出されやすいことも特徴です。これからの時代、「自分たちのなりたい姿を自分たち自身で考え、そこに向けてどのような成長が必要なのか」、新人自身に考えさせるようなコンテンツも増えていくでしょう。
まとめ
コロナ禍をきっかけとする新人研修のオンライン化は、人材開発の分野に「常識の変化」をもたらしました。オンライン研修のメリットや留意点に関して十分に把握して、プログラム設計することで、オンライン研修でも、新人のマインド変化や行動変容を生み出すことが十分に可能だという新たな常識です。
オンラインの新人研修を効果的にするためには、プログラム設計において、「45・10・4の法則」、動画や写真などのビジュアル情報の取り込み、双方向のコミュニケーション設計など、いくつかのポイントがあります。
2021年以降は、これらのポイントを盛り込んだうえで、オンラインと対面、ハイブリッドでの研修を実施する企業が増えるでしょう。オンライン研修のメリットである場所による制限からの解放、質問の気軽さ、主体性を引き出しやすいなどの特徴を活かして、ぜひ効果的なオンライン研修を企画してください。
オンライン研修を外部の会社に依頼することを考えるようであれば、下記の資料が参考となるでしょう。
