研修会社が解説!オンライン研修を成功させるコツと注意点、準備のポイント

更新:2023/01/20

作成:2022/12/26

東宮 美樹

東宮 美樹

株式会社ジェイック 取締役

研修会社が解説!オンライン研修を成功させるコツと注意点、準備のポイント

オンライン研修は、新型コロナウイルスの感染拡大を機に一気に普及しました。

また、近頃では、コロナ禍が落ち着きを見せ始めたことで、従来型の対面とオンラインのハイブリッドによる社員教育を模索している企業も増えてきています。

オンライン研修で高い効果を出すためには、対面型の研修とは異なるポイントをきちんと押さえた準備や実施が必要です。

本記事では、オンライン研修の概要と種類、利点・注意点などの特徴を、研修会社の視点で確認します。

加えて、後半ではオンライン研修に必要な事前準備、オンライン研修を成功させるコツ、オンライン研修の注意点も解説します。

今後、オンライン研修を実施する方は、ぜひ参考にしてください。

<目次>

オンライン研修とは?

Web会議をする様子のビジネスマン
オンライン研修とは、パソコンやタブレットと通信環境(インターネット)を使って実施する研修のことです。

オンライン研修は、テレワークを行なう自宅、また、外出先、各拠点などから受講できる特徴があります。

こうした特徴から、オンライン研修の導入は、新型コロナウイルスの感染拡大にともない、一気に加速しました。

本章では、基礎的な部分としてオンライン研修の種類などを確認しておきましょう。

リアルタイム型とオンデマンド型

リアルタイム型のオンライン研修とは、研修をリアルタイムに実施・配信するものです。

リアルタイム型はオンラインではありますが、時間を同期させて実施する、イメージとしては対面型の集合研修に近いものとなります。

一方でオンデマンド型は、録画された動画を視聴して学習するものです。録画型とも呼ばれており、いわゆるeラーニングの概念です。

オンデマンドの場合、好きなタイミングで何度も視聴することも可能です。

講演型と双方向型

講演型とは、いわゆる講演会やセミナーのように講師の話を一方的に流すものです。

一方で双方向型は、講師が一方的に話すのではなく、研修内での質疑応答やグループ討論などを実施するものとなります。

オンデマンドの場合は、動画を視聴する性格上、基本的に講演型になります。一方で、リアルタイム型の場合は、講演型と双方向型の両方があります。

一般的にオンライン研修という場合には、リアルタイム型×双方向型のものを指し、講師と受講者でやり取りしたり、グループワークなどを実施したりするものになります。

オンライン研修の特徴や利点、注意点

オンライン研修には、以下のような特徴とメリット、注意ポイントがあります。

オンライン研修の特徴

オンライン研修の特徴は、参加者を複数グループに分ける機能があるツールを使えば、グループワークなども可能となることです。

最もスムーズなのは、Zoom Meetingのブレイクアウトルームと呼ばれるものを使うことです。

また、オンライン研修だからこそ実現できることも、いくつかあります。オンライン研修ならではの利点やメリット、一方で注意点を紹介します。

オンライン研修の利点

オンライン研修には、大きく分けて以下2つのメリットがあります。

①チャットやドキュメントの活用
オンライン研修ならではの利点は、以下のことができるところです。

  • 研修への意見やコメントを、チャットやドキュメントに一斉に書き込んでもらえる
  • グループワークの議事録を、一斉にドキュメントに記入してもらえる
  • チャットで質問を一気に出してもらえる など

こうした「オンラインならではの双方向性」をうまく生かすと、場合によっては対面研修以上にインタラクティブに研修を進行することができます。

なお、オンライン上で資料を配布すれば、当然のことながら、印刷の手間や費用はなくなります。

また、研修内で記載した内容もそのまま保存や配布をすることも可能となります。

②場所と時間を自由に選べる
一般的にオンライン研修の利点としてあげられる場所の時間の自由さは大きなメリットです。

オンライン研修なら、講師と受講者の両方がリモートワークを行なっている自宅から研修に参加することも可能です。

双方が自宅から参加すれば、移動の工数がなくなります。

また、たとえは、複数の拠点があったり店舗展開していたりする企業や、直行直帰が多い企業などでも、すべてのメンバーに学びの機会を平等に提供できるでしょう。

また、自宅から研修を実施・参加すれば、参加者を集める会場も必要ありません。会場のレンタル料や、椅子・テーブルなどを並べる工数も不要です。

また、対面研修で拠点などから人を集める場合、移動の時間や費用などを考えると、どうしてもまとめて半日や1日の研修を実施することになってしまいがちです。

一方で、移動が発生しないオンライン研修であれば、フォローアップ研修を高頻度で実施したり、研修を小分けにして1回あたりの時間を短縮したりする……などの方法で、研修の効果性を高めることも可能になります。

こうした方法はオンライン研修ならでの研修スタイルといえます。

オンライン研修の注意点

オンライン研修には上記のように研修の効果性を高められる利点がある一方で、実施するときには以下の点には注意する必要があります。

①集中力が低下しやすい
オンライン研修は、画面越しに研修を受けるため、リアル研修よりも集中力が低くなりがちです。

特に、講師の説明が長く続く一方的な研修になると、集中力の低下が著しくなります。

また、講師の側も、参加者の目線や表情などの細かな情報を拾いにくくなるため、参加者の集中力の状況や理解度を把握しにくくなります。

したがって、オンライン研修では、受講者の集中力や理解度を上げるために、研修プログラムの設計や進行を工夫する必要があります。

②実践が難しいことがある
オンライン研修の場合、たとえば、新人研修でよく行なわれる「名刺の渡し方」や「お辞儀の仕方」のロールプレイングのように、身体や機材を使った実践などは難しくなります。

また、当然のことながら、「現地で機材を操作する」といったこともできません。当たり前の話ですが、オンライン研修には「画面越し」という限界があります。

オンライン研修に必要な事前準備

Webカメラを取り付けたノートパソコン
オンライン研修を実施するときには、講師と受講者のそれぞれに一定の準備が必要です。

リモートワークやWeb会議をやっている企業であれは当たり前の話ですが、本章では、オンライン研修に必要なハードウェア・ソフトウェア・通信環境を用意するポイントを簡単に確認します。

ハードウェア

オンライン研修に最低限必要なハードウェアは、パソコン・Webカメラ・マイクです。

講師・運営側は、研修満足度を高めるために、受講者よりもしっかりした機材をそろえる必要があります。講師側の機材選びのポイントは、以下のとおりです。

  • ・インカム
  • ⇒クリアな音声をやり取りできるノイズキャンセリング機能付きのもの
  • ・Webカメラ
  • ⇒目線の高さに設置できる外付けもの、場合によっては三脚など
  • ・リングライトなどの撮影用照明
  • ⇒実施場所の照明が十分であれば不要ですが、鮮明な画面映りにするためにあると便利です
  • ・仮想背景用のグリーンバック
  • ⇒Web会議ツールのバージョンアップにともなって、最近はグリーンバックを使わなくても、仮想背景を使えるようになっていますが、こちらもあると便利です

受講者側は、パソコン・スマートフォン内蔵のWebカメラやスピーカーでも受講できないことはありません。

ただし、グループワークなどのアクティブラーニングをするなら、インカムやイヤホンは用意したほうがよいでしょう。

また、グループワークなどをする際には「声を出せる環境」から参加してもらうことも必要です。

ソフトウェア

オンライン研修では、以下のようなWeb会議ツールを用意する必要があります。

  • Zoom
  • Microsoft Teams
  • Webex
  • Google meet など

Zoomには、一時的に研修の参加メンバーを少人数にグループ分けして、グループディスカッションなどができる「ブレイクアウトルーム」機能が標準で備わっています。

2022年時点では、オンライン研修にはZoomの使い勝手が最もよいでしょう。


通信環境など

Wi‐Fiの無線環境には、不安定な部分もあるため、特に講師側は、有線での接続が望ましいでしょう。

また、研修内容によっては受講者側に個室などの声を出せる環境を用意してもらう必要もあります。

オンライン研修を成功させるコツ

オンライン研修の効果を最大にするには、いくつかのコツを実践する必要があります。基本的なポイントから実務上のノウハウまで、いくつか紹介します。

①受講者のITリテラシーと必要環境の確認

まず、オンライン研修に対する受講者リテラシーを確認したうえで、先述の必要環境(ハード・ソフト・通信環境)を事前に伝えて、準備してもらいましょう。

普段からリモートワークしている、Web会議が当たり前であれば問題ないことが多いですが、オンライン会議に慣れていない参加者などがいる場合は要注意です。

また、オンライン研修は集中力の維持、参加者の様子を見ながら進行するために、カメラONで参加してもらうことが好ましいです。

しかし企業によって、Web会議などはカメラOFFでもOKという企業もありますので、事前に確認しておく必要があります。

②講師の音声や通信環境の整備

講師側も、先述のソフト・ハード・通信環境を用意します。

こちらも慣れているようであれば問題ありませんが、普段実施していない環境などでする際には、事前に音声の聴きやすさ・画面の明るさ・画面の切り替えなどをテストしておくとよいでしょう。

③トラブル対応の人員確保

オンライン研修では、以下のようなトラブルが起こる可能性もあります。

  • ドキュメントが開けない
  • ソフトウェアにログインできない
  • 音声がまったく聴こえない など

こういったトラブルに講師が対応していると、研修が進まなくなってしまいます。

特にオンライン研修でのITトラブルは、対面研修とは違って片手間で指示やサポートしにくいです。

特にオンライン研修に慣れていない参加者向けに実施する場合、講師以外に研修運営やツールの使い方に詳しい人に待機してもらったほうが安全です。

④アイスブレイクを兼ねたツールレクチャー

参加者のオンライン研修へのリテラシーが低い場合は、研修冒頭でのツールレクチャーも必要です。

研修の本題に入る前に、ツールの基本機能やリアクションのお願いなども含めたツールレクチャーやアイスブレイクを行なうとよいでしょう。

なお、オンライン研修の場合、対面研修と違って講師から参加者の細かな表情が見えにくいものです。

したがって、理解度を把握するうえでも、「リアクションしてもらう」ことが大切です。

また、研修参加者が初対面の場合、アイランド形式の対面研修と違って、受講前に受講者同士で勝手に挨拶して……といったことが生じません。

研修冒頭でグループワークのデモも兼ねて、グループ内での自己紹介などをしてもらうと、ディスカッションなどにもスムーズに入りやすくなります。

⑤余裕を持ったタイムスケジュール

オンラインの場合、以下の理由から、対面よりも時間あたりで進行可能な量が少なくなります。

  • 参加者の集中力が切れやすい
  • コミュニケーションにタイムラグが生じる
  • グループワークなどを始めるときに、待ち時間が生じる など

双方向のオンライン研修であれば、内容を対面研修の7割程度の分量に絞るなど、余裕を持たせたスケジュールにすることが必要です。

⑥インタラクティブ性の導入

オンライン研修では受講者の集中力の低下・理解度不足・疲れなどを防ぐためにも、以下のような細かな“双方向性”を高頻度で取り入れることが有効です。

  • 受講者を指名して質問をする
  • ブレイクアウトルームで意見交換の場を設ける
  • 「〇・×」のジェスチャーで反応してもらう
  • チャットにコメントを投稿してもらう など

⑦小まめな休憩

Zoomの無料版は、1回40分でミーティングが切れる仕様です。40分である理由は、“オンラインで集中できる上限が40分だから”ともいわれています。

対面であれば研修などでの休憩は60分に1回が目安ですが、オンラインの場合はもう少し短くして、40~60分を目安に休憩を入れると良いでしょう。

双方向性や場面転換を対面よりも細かく入れる、また、休憩を多めに入れることで、集中力を維持しやすくなります。

オンライン研修の注意点

オンライン研修の効果を高いものにするには、以下の点に注意をする必要があります。

カメラを用いた「顔出し受講」を基本にする

オンライン研修の場合、カメラOFFでの受講も可能です。

しかし、そうした場合、緊張感もなくなりますし、講師も受講者の表情から反応を確認できなくなってしまいます。

また、互いの顔が見えなければ、グループワークも進行しにくくなります。

オンライン研修の原則は、顔出し受講です。自宅などが見られたくない人には、仮想背景を使ってもらいましょう。

顔出し受講を、事前に、また、研修のはじめに場のルールとしてきちんと徹底することが大切です。

アフターフォローをしっかり設計する

研修は、受講者の行動変容を実現して初めて成功といえます。

一方でオンライン研修には、接続を切った瞬間に、余韻なく元の世界に戻ってしまうという特徴があります。

こうした特徴から、研修の記憶が薄れやすく、実践もされにくい傾向があります。

したがって、オンライン研修の効果を最大にするには、研修内できちんと職場実践とのブリッジング(接続)を実施したうえで、実践行動を明確に決めることが大切です。

また、移動時間が生じない利点を生かして、たとえば、「1日研修を1回」ではなく、「2時間の研修を4回やる、合間で職場実践してもらう」といったやり方にしたり、フォローアップ研修を必ず実施したりするなどの工夫も大切です。

ブレンデッドラーニングの検討

ブレンデッドラーニングとは、複数の異なる形態の研修を組み合わせることで、学習効果を高める方法です。

たとえば、以下のような組み合わせで研修を実施することで、対面のみで実施するよりも受講者の負担を軽減したうえで、育成効果も高めやすくなります。

  • 1.研修の前日までに「動画」で予備知識を学んでもらう
  • 2.「オンライン研修」で、プロジェクトの概要や進め方を講師から説明し、質疑応答を行なう
  • 3.「対面の集合研修」で、一気に参加者間の人間関係を構築したうえで、各グループで討議してプロジェクトの進行を決めてもらう
  • 4.定期的な「オンライン研修」で随時各グループの進行をフォローしたり、状況共有したりしてもらう
  • 5.進行時に必要となってくる知識面は、「eラーニング」で各グループに分かれて必要なもの、必要な知識を随時インプットしてもらう など

まとめ

コロナ禍で一気に普及したオンライン研修ですが、受講者の集中力を維持しながら研修を効果的なものにするには、研修のプログラム設計、進行に以下のような工夫が必要です。

  • 1.受講者のリテラシーと必要環境の確認
  • 2.講師の音声や通信環境の整備
  • 3.トラブル対応の人員確保
  • 4.アイスブレイクを兼ねたツールレクチャー
  • 5.余裕を持ったタイムスケジュール(リアル研修の7割程度)
  • 6.高頻度でのインタラクティブ性
  • 7.小まめな休憩

また、オンライン研修の効果性を高めるには、顔出しでの受講を徹底する、アフターフォローの設計をしっかり行なう、ブレンデッドラーニングを検討するといった工夫も有効です。

HRドクターを運営する研修会社ジェイックでも、さまざまなオンライン研修を実施しています。興味がある人は、以下の資料をダウンロードしてください。


著者情報

東宮 美樹

株式会社ジェイック 取締役

東宮 美樹

筑波大学第一学群社会学類を卒業後、ハウス食品株式会社に入社。営業職として勤務した後、HR企業に転職。約3,000人の求職者のカウンセリングを体験。2006年にジェイック入社「研修講師」としてのキャリアをスタート。コーチング研修や「7つの習慣®」研修をはじめ、新人・若手研修から管理職のトレーニングまで幅広い研修に登壇。2014年には前例のない「リピート率100%」を達成。2015年に社員教育事業の事業責任者に就任。

著書、登壇セミナー

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