記事更新日：2023/07/28(金)
新人教育を成功させるためのポイントや、指導者がよく当たる壁の打開策まで解説しています。新人教育をすることによる教育担当者のメリットまで説明していますので、是非ご参考にしてください。
目次新人教育のコツを見ていく前に、新人を育成する目的からおさらいしていきましょう。
新人教育の目的は、企業によって様々ですが、どの企業の新人教育にも共通する目的は、”新人に即戦力になってもらい、活躍してもらうこと”です。ただ、新卒採用で入社した新人と中途採用で入社した新人とでは、社会人としてのマインドセットや、ビジネススキルには大きく差があります。
よって、新入社員の特徴や属性に合わせて新人教育の目的を変えていくことが重要です。
新人教育の重要性は、早期離職防止や早期戦力化にあります。早期から企業のミッションや事業方針との方向性をすり合わせることで、新人の「キャリアビジョン」も明確になるので、目の前の仕事へのコミットメント力も増し、早い時期から結果を出す新人へと育成することが可能です。
新人教育の目的をおさらいしました。では実際に、新人教育のコツを具体的に見ていきましょう。
仕事を進めるうえで、コミュニケーションは必要不可欠です。ただ、”デジタルネイティブ世代”と呼ばれる近年の新人は、SNSを中心としたネットの世界でのコミュニケーションを主流としてきました。言い換えると、”対面でのコミュニケーション”に苦手意識を持つ新人が多くなってきています。
チャットツールでの業務進行も増加していますが、対面でのコミュニケーションは、仕事をするうえでの必須スキルの１つです。教育担当者自身が、主体的にコミュニケーションを取っていくことが重要です。
新人がモチベーションを保ちながら、業務を遂行していくためには、「仕事の目的」を明確にすることが重要です。さらに新人は、仕事の意味づけが自分１人ではできない可能性が高いです。
「この作業は、いったい何のためにあるのだろう？」と悩むと、新人の手は止まり、上司や教育担当者が作業の目的や仕事の意味づけを補足できなければ、新人のモチベーション低下にも影響します。
新人教育の担当者は、仕事の目的やゴールを明確にし、新人に説明できるようにしましょう。
新人教育における目的の１つに、早期戦力化がありますが、振り返りは成長を加速させる効果的なメソッドです。日報等を使って、1日のなかで
などの項目で、振り返りの習慣化を促し、新人の成長を促進させましょう。
新人教育を行ううえでは、まず仕事の全体像やキャリアステップを共有することが重要です。もちろん細かなことを伝える必要はありません。
ただし、“価値が生み出される流れ”、入社理由に繋がっているような“仕事のやりがいに現在の仕事がどう繋がるか”、“1人前のプレイヤーとして活躍するまでにどんなステップがあるか”という大きなスケールを見せることがポイントです。
上司への相談は、成果をあげるためのポイントとなります。報連相は、信頼や信用に影響が出るのを新人に意識させるのと同時に徹底させましょう。そのためには、[新人教育のコツ①]でも解説しましたが、まずは教育担当者自らが、主体的にコミュニケーションを取りにいき、相談しやすい環境作りをすることが重要です。
新人教育のコツは前章で解説しました。この章では、新人教育が下手な人の特徴やダメな行動を把握していきましょう。
報連相は、社会人の必須スキルというのは当たり前の話です。ただ、新人や部下にだけ求め、上司は部下に対して報連相をしていないことに気付いていない教育担当者も多いです。特に新人は、「報告したのに、上司から連絡が下りてこない」「相談をしたが、保留のまま進捗がない」などの場合、モチベーションの低下が起こりやすいです。
逆に上司から「〇〇の件、△△の方向で進めようと思うのだけど、どうかな？」などの相談があると、部下や新人は「頼られている」と感じるので、モチベーション向上やフォロワーシップが身につきます。双方向での報連相を心掛けましょう。
新人や若手のモチベーションアップは、承認をすることで解決できるケースが多いです。指導者である場合、「もっと上を目指して欲しい」と願うばかりに、指摘やフィードバックに目が行きがちです。
もちろん、部下のスキルアップのためにも上記のような支援は必要不可欠ですが、部下の承認欲求を考えて言語化する支援方法も、新人教育においては重要です。
新人に仕事の説明をする際に、新人が理解できない言葉を使用してしまうと、”業務の流れやゴール”が重要なのにも関わらず、新人は”言葉の意味”に意識を集中させてしまいます。
結果として、お互いフラストレーションを感じ、業務進捗にもマイナスの影響が出てしまいます。なるべく分かりやすい言葉や言い換え、「○○って言葉は知っている？」など確認をしながら、説明するようにしましょう。
新人をモチベートするうえでは、新人の価値観をある程度把握しておく必要があります。具体的には、以下のような価値観です。
新人はどんなときに
Etc… など
ただ、いきなり価値観の共有をするのも難易度が高いので、まずは上司から自己開示を始めてみるのも効果的です。
前章でも解説しましたが、新人へ業務の目的やメリットを伝えることができると、新人は主体的に仕事をするようになり、即戦力へと成長することができます。逆に、教育担当者がうまく伝えることが出来ないと、仕事に対する新人のモチベーションは低くなる可能性があります。
「この仕事ができるようになれば、もっと成果があがるよ」
「この仕事で成果を出せられるようになれば、君の描くキャリアビジョンにも繋がるね！」
など、新人の成果やキャリアステップに紐づけて説明できるスキルも、教育担当者にとっては必要ですので、積極的に取り入れていきましょう。
新人教育の効果性を上げる手法を9つ紹介します。
マニュアル作成は、新人の成長に目が行きがちですが、教育担当者側の利点もあり、「新人育成のムラをなくすことができる」「教育担当者側の負担を削減できる」などは代表例です。
また、マニュアルを作る際には必ず
を冒頭に記載することが重要です。
悪い意味での“マニュアル人間”、書いてあることを考えずに実行するだけの社員を作らないためにも、何のためにするのか、何を実現できればいいのか、全体の流れが必須項目です。加えて、「誰でも理解できるマニュアルにする」ことを心掛けましょう。
新人育成のカリキュラム作成は、新人育成の目的に合わせて作ることがポイントです。
具体的には、次の3つが挙げられます。
社会人としてのマインドセット
主に、新卒入社の新人向けですが、「学生から社会人」へとマインドチェンジをし、新人自らに「仕事の意義」を考えてもらうことがポイントです。
業種や職種に関わらず求められる社会人としての基礎スキル
ex）挨拶、敬語、ビジネスメール
ex）個人情報の扱い方、インターネットやSNSとの付き合い方
ex）電話応対、来客対応、名刺交換
ex)就業規則、勤怠や経費等の申請方法、仕事で必要なシステムの基本的な扱い方
営業：商品・サービス知識、商談の基本、顧客管理システムの見方等
ITエンジニア：プログラミングの基礎知識等
社会人に必要な一般的なスキルですので、教育担当者はしっかり新人に指導できるようにしておきましょう。
上記はスキルアップ的なカリキュラムではありませんが、業務をスムーズに進めるうえで必要な内容ですので、きちんと新人に伝えましょう。入社初期に実施をすると効果的です。
新人教育は、とりわけ初期教育はインプットが中心の座学となるケースが多いです。もちろん、その中でアクティブラーニングやロールプレイングを取り入れて、研修効果を高めていくわけです。
しかし、インプットだけでは「身に付く」ことはありません。教育担当者は、新人自らが「実践し、自走しながら成長できる状態」を整える必要があります。そこで、新人育成の目的に、抜け漏れやズレが生じないよう防ぐために、チェックシートが有効です。
例えば、「新人が、基本的なビジネスマナーを徹底している状態」という目的であれば、
それぞれの項目を細分化し、チェックシートを作成することがおススメです。
OJTは、一般的な業務知識だけでなく、社内で本当に必要なスキルや独自のルール、実践のちょっとしたコツ等が理解しやすいです。また、理解の相違やミスがあった場合でも、即座に新人にフィードバックしたり、改善点を伝えたりすることも可能です。
また、OJTは１対１もしくは少人数で行なわれることが多いため、学習者の習熟度に応じて教育内容を調整できる点もOJTの魅力です。業務に慣れるスピードや理解度には個人差があるため、個人の能力や理解度に合わせた指導が実施できます。1対1や少人数で指導にあたるからこそ、きめ細かなフォローも可能です。
Off-JTで全体像や体系的な知識、基礎スキルを学んでからOJTに進むことで、いきなり現場に入るよりもOJTの吸収度を高めることができます。
OJTで経験することになる業務の縦と横のつながりや工程など、しっかりと業務の「全体像」がイメージできるように指導することが大切です。また、実務における共通言語をOff-JTで共有しておくと、OJTでの指導もスムーズに進めやすくなるでしょう。
初期の新人教育には、e-learningなどの自主学習が効果的です。実務ベースとなると、「知らないとできない」業務というのは、どの職種においても存在します。
e-learningは、新人のペースで進行でき、反復学習にも有効です。社会人でもインプットする習慣を形成できるので、新人だけでなく、若手やミドル層の社員にもおススメです。
まず、リフレクションは、経験を成長につなげるためのものであり、目的が異なります。リフレクションでは個人の成長につなげるため、“事実”に関しては“外部で起こった事実”はもちろん、“自分の内側で起こった事実：感情や思考”まで踏み込んで振り返ります。この点が、通常の業務日誌や日報とは大きく異なります。
リフレクションが新人教育に効果的な理由として
などが挙げられます。是非、取り入れていきましょう。
MBO（目標によるマネジメント）は、適切な目標設定をすることで、新人の力を全社目標の達成という軸に揃えて発揮してもらったり、自走を促したりすることが可能です。
教育担当者は、目標管理シートを基に、日常のマネジメントにおいて、新人が設定した目標と現状、計画した施策の実行状況、効果の振り返り、目標達成に向けた次の施策検討等のPDCAを回していくことを補助することが重要です。
近年では、リモートワークの導入によって、毎日部下と直に顔を合わせることもなくなった企業もあります。既に上司と部下の間で、関係構築が出来ていれば問題はありませんが、配属された当初などの新人にとっては、上司に積極的にコミュニケーションを取りに行くことは難しいでしょう。
部下と出社日を調整し、食事にいくだけでもコミュニケーションが円滑になる可能性もありますので、ぜひ取りいれてみてください。
新人教育のコツを具体的に見てきました。次に、よくある失敗例と対策を説明します。
教育担当者が新人に指示した内容に対して、まったく違った内容の報告を受けてしまうことがあります。「なんで言われたことができないんだ…」「わからなければ、質問するのが普通だろ！」などと、ストレスを感じることも多々あるでしょう。
上記のような失敗を防ぐためには、以下のポイントを振り返ることが大切です。
初めから出来る新人はいませんので、「どうすれば新人ができるようになるか」を考え、長い目で育成することが心掛けましょう。
新人の教育担当者であれば、「新人が離職してしまうのではないか…」「最近の若者は、すぐ辞めると聞くからな…」などと不安を感じることがあると思います。新人が「辞めたい」と感じる要因と防止策を解説します。
具体的には、『マーケティングと聞いて華やかな企画などを想像していたら、実際の仕事は地味なデータ分析や入力作業の割合が多かった』といったケースや、『企画職に携われると思っていたら、現場で3年間の営業経験が必須だった』など、新人側の知識や先入観から起こってしまうことがほとんどです。
求人情報では伝えきれない業務の詳細などは、事前に伝えるようにしましょう。
仕事内容や給与、労働時間や休日など、求人票や面接時の説明と実際の条件が乖離していたような場合、当然ながら新人は強い不満と会社への不信感を抱きます。「仕事内容」や「給与」はもちろんですが、「長時間労働」や「残業」に対する若者の敏感さは10年前と比べると段違いです。
定量的な待遇や勤怠に関するギャップは、企業の責任としてすぐに解消する必要があります。
新人は自分自身の能力や力量、適性をちゃんと把握していない場合が多いです。特に新卒などの若手や業界未経験者の採用で特に能力・適性とのギャップは起こりやすい傾向があります。
若手層になるほど、「実績」で判断がつきませんので、採用企業側が“面接で見抜く目”を鍛え、職務を遂行するための能力不足や適性との不一致を防止しましょう。
新人教育の目的は、新人の早期戦力化にあると冒頭でお伝えしました。業界や職種等で、”戦力”の意味合いはもちろん変わります。
例）
自社の新人教育における目的とともに、どこまでできれば”戦力”と呼べるのかをあらかじめ設定しておくことも大切です。もちろん、業種・業界や会社規模によって、新人に求められる能力は異なってきますので、あくまでも参考までに、ご覧ください。
新人教育がうまくいかずに、ストレスで疲弊してしまう教育担当者もいます。次は、新人教育がうまくいかないときの簡単な対処法を説明します。
まずは、上司や同僚に相談してみることを考えましょう。既に、マネジメントでの壁や挫折を乗り越えてきた上司や、同じ悩みに向き合っている同僚にアドバイスやフィードバックをもらいにいき、解決策を出すことが大切です。
マネジメント系の書籍を読むというのも対処法として上位に挙げられます。書籍に描かれているアドバイスと教育担当者、自らの行動を照らし合わせ、振り返りをするとより効果的です。
コミュニケーションを取る時間を設けて、新人が「何に悩んでいて」「どんなときに」「頑張れるのか」という情報を掴みに行くのも対処法としてあります。そのようなときは、まず教育担当者側から自己開示をするとスムーズに進みます。
新人教育で起こる教育担当者のストレス要因と対策を具体的に説明します。
上司から新人に確認をとらないと、報連相をしないというケースもあります。怒りたくなる気持ちもわかりますが、「怒る」ではなく、「伝える」ことが重要です。以下のポイントを押さえて、報連相の大切さを新人に伝えてみましょう。
・報連相は成果に繋がること
・報連相は新人自身の成長になること
・上司にサポートできることはないかなど状況の確認になる
新人が理解できない言葉で説明をすると、こういったストレスの原因になります。新人自身にわからない言葉は調べてもらうことも手段としてありますが、なるべく新人に「分かりやすい言葉」を選んで説明しましょう。
また、新人との間に共通言語を作り、会話をスムーズにするのも効果的です。
最近は、「何が何でも目標を達成させる！」という意識を持った新人が少ない傾向にあります。生き方や仕事に対する価値観の多様性を受容する社会になっていることが要因です。新人のビジョンやキャリアプランに沿った業務説明やモチベートをすることで、新人が主体性を発揮できるようにしましょう。
新人教育は大変ですが、もちろんメリットもありますので紹介します。
新人教育による、新人の即戦力化は、成果に繋がるだけではなく、社風醸成の視点からも生産性向上になります。特に新卒入社の新人は、働いた経験や先入観がないので、社風に馴染みやすく、コミュニケーションの円滑化が図れます。
スムーズなコミュニケーションは、生産性の向上に繋がりますので、新人育成でのメリットとなるでしょう。
おもにOJTの場合、新人教育によって新人が「即戦力」となるスピードが速くなります。日ごろからのフィードバックやアドバイスを徹底的に行うことで、新人の成長が加速し、会社の成長へとつながります。
新人教育をすることで、成長するのは、新人だけではありません。指導者側である教育担当者も成長することができます。教えるためには、新人の成長に必要な要素を整理し、論理的に分かりやすく伝える必要があるので、指導者側の成長にも繋がります。
次に新人教育でのデメリットも把握していきましょう。
新人教育は、ご存じの通り、どうしても教育担当者の工数がかかります。通常業務に加えて、新人の教育もするので、普段の業務以外にも精神的な負担がかかる場合もあります。
デメリット①で記載した通りに、教育担当者自身が、通常業務をこなし、ある程度の結果を残すまでは、新人教育で精神的な負担がかかるケースがあります。さらに、新人と円滑なコミュニケーションを取るためには、新人が「どんな時にモチベーションがあがるのか」「どんな時に落ち込みやすいのか」などの把握が必要です。
把握した後に、「適切な担当者を選ぶ」ことが難しく、こちらデメリット①と同様、時間がかかってしまいます。
OJTの教育担当者によって、「教える能力」や「業務スキル」が変わってきますので、新人の育成レベルにバラつきが出てしまいます。教えるのに慣れていない担当者の場合、新人の成果は上がりにくく、モチベーションの維持も難しいです。
OJT担当者にも専門の教育をするなどで、対処していく必要があります。
今回は、新人教育を成功に導くためのコツをかなり具体的に紹介しました。新人教育の目的を最初に明確化することで、ブレない教育が可能になります。新人育成は、とても時間がかかり、ストレスを感じることも多いですが、会社や教育担当者のマネジメントスキル向上にとっては、重要な投資です。
新人教育は、新人の特徴や特性など個人にフォーカスすることで、より効果を発揮しますが、記事で紹介した「マニュアル」や「カリキュラム」の制作、ダメな教育の仕方などは抑えておくようにしましょう。
初めての教育担当者になる方でも、スムーズに新人教育を実施することができます。
ぜひ最近の新人の特徴や傾向を把握し、貴社の新人教育の参考にしてみてください。
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