「制度は立派なのに、現場の行動がちっとも変わらない……」そんな壁にぶつかっていませんか？評価制度や等級定義をいくら精緻に整えても、それが「評価時期にだけ引っ張り出す道具」になっているなら、形骸化は避けられません。
問題の本質は、制度の設計ミスではなく、日常の業務と制度が切り離された「運用の空白」にあります。制度を単なる判定基準から、行動を変える「生きた指針」へと昇華させるには、人事による“翻訳”と“接点設計”が不可欠です。本記事では、形骸化の典型パターンと、現場で機能し続けるための運用の秘訣を解説します。
＜目次＞
- 「制度はあるのに行動が変わらない」組織で起きていること
- 制度が形骸化する3つの典型パターン
- 問題は制度設計ではなく“運用の空白”にある
- 制度を機能させ直すために人事が担う具体的な役割
- まとめ：制度は「導入」ではなく「使われ続ける設計」が重要
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「制度はあるのに行動が変わらない」組織で起きていること
「評価制度や等級制度、目標管理制度を導入しているにもかかわらず、現場の行動改善に結びつかない」。中堅〜大手企業では、このような悩みが頻繁に聞かれます。制度自体は整備され、評価項目や等級定義も明文化されている。それでも、日々の業務の進め方や部下の行動に変化が見られないケースは少なくありません。
背景にあるのが、制度活用が評価に限定されている実態です。評価面談や期末の評価時期になると人事制度の文言が話題に上りますが、それ以外の期間ではほとんど使われていない。制度が「評価の仕組み」としてのみ使われ、日常の行動管理や育成に接続されていないのです。
たとえば、評価項目や期待行動は理解しているが、「今日の仕事で何を意識すべきか」「今の行動がどの評価項目につながるのか」が、現場レベルで明確になっていません。結果として、制度を頭では理解されていても、行動の判断基準としては機能しない状態になります。
また、制度運用が年に数回のイベントになっている点も特徴的です。評価シートを記入する時期だけ、制度が前面に出てきて、それが終わると日常業務に戻る。制度と現場の業務が点でしか接続されず、継続的に循環していないため、行動変容につながりません。
本来、制度は育成や行動の方向付けに使われるべきものです。しかし制度運用が人事評価のタイミングのみに偏ることで、「普段の仕事と評価は別物」という認識が現場に根付き、制度は行動を変える力を失っていきます。この分断こそが、「制度はあるのに行動が変わらない」組織で起きている実態です。
制度が形骸化する3つの典型パターン
人事制度が現場で機能しなくなる背景には、いくつかの共通したパターンがあります。制度の内容以前に、「どう使われているか」「誰がどう関わっているか」によって、制度は容易に形骸化していきます。中堅〜大手企業で特に起きやすい3つの典型パターンを整理します。
①評価時以外で使われない
最も多く見られるのが、制度が評価のタイミングでしか使われない状態です。期末や半期の評価時期になると、評価シートや等級定義が参照され、面談も実施されます。しかし、それ以外の期間では、制度の内容が会話や業務などでほとんど登場しません。
このような運用では、制度は「結果を判定するための道具」になりがちです。日々の業務の中で、どのような行動が求められているのか、何を積み重ねると評価につながるのかが共有されないまま、一定期間が過ぎ、最後にまとめて評価される。これでは、行動修正や成長につながるフィードバックが生まれにくくなります。
結果として、現場では「評価は後から決まるもの」「普段の仕事と評価は直結していない」という認識が無意識に強まり、制度が行動の指針として機能しなくなります。制度が点でしか使われず、線や面として活用されていない状態です。
②管理職任せで運用が属人化する
２つ目は、制度運用を管理職個人に委ねすぎているケースです。評価の仕方や面談の進め方、日常の声かけや指導が、各管理職の解釈や経験に依存してしまいます。
結果、同じ制度を使っているはずなのに、「あの上司の評価が納得できる」「この部署は基準が厳しい」といった差が生まれます。部下から見ると、制度よりも「誰の下につくか」の影響が大きくなり、公平性への不信感が蓄積されていきます。
管理職の裁量は重要ですが、運用の前提や共通ルールが整理されていない状態で任せきりにすると、制度は統一された仕組みではなく、個人の価値観の集合体になってしまいます。これも人事制度が組織全体に対して機能しなくなる大きな要因です。
③人事の意図が現場で翻訳されていない
３つ目は、人事が制度に込めた意図が、現場の言葉や行動に翻訳されていないパターンです。制度設計の段階では、「こういう行動を増やしたい」「この価値観を浸透させたい」という明確な狙いがあるにもかかわらず、現場に届いていません。
評価項目や等級定義が抽象的な表現のまま提示され、「主体性」「協働」「挑戦」といった言葉だけが並ぶと、現場では解釈がばらつきます。結果として、「結局、何をすれば評価されるのか分からない」という声が生まれます。
人事の意図が翻訳されないままでは、制度は単なる杓子定規的な教科書になります。現場の業務や判断にどう結びつくのかが示されないと、制度が使われなくなるのは自然な流れです。
これら3つのパターンに共通しているのは、制度そのものではなく、運用の設計が不足している点です。制度が形骸化する瞬間は、導入時ではなく、“日常で使われなくなったとき”に訪れます。制度を機能させるには、運用の空白に目を向ける必要があります。
問題は制度設計ではなく“運用の空白”にある
人事制度が機能しないとき、原因は人事制度そのものにあると考えられがちです。しかし実際には、評価項目や等級定義といった人事制度はしっかりしたものができていることがほとんどです。多くの企業で見られる本質的な問題は、制度と日常マネジメントの間に「運用の空白」が生じている点にあります。
制度は導入された瞬間から、自動的に現場で使われるわけではありません。評価制度や目標管理制度は、日々の指示、フィードバック、育成の会話の中で繰り返し参照されることで意味を持ちます。しかし実態としては、日常のマネジメントと制度が切り離されていることが殆どであることは前述の通りです。
たとえば、部下への業務指示や進捗確認の際に、評価項目や期待行動が言語化される場面はどれほどあるでしょうか。「今回はこの観点を意識して取り組んでほしい」「今の行動はこの評価項目につながっている」といった一言がないまま、業務が進んでいるケースが大半ではないでしょうか。
人事制度と日々の業務の結びつきが感じられない状態が続くと、部下は評価と日常業務を切り離して行動するようになります。結果、くだされる評価も実感が乏しいものになります。
育成の場面でも同様です。1on1や面談が実施されていても、制度との接続が意識されていなければ、雑談や業務報告に終始します。本来は、制度を軸に「どの行動を伸ばすのか」「次に何を求めるのか」を整理することで、育成の精度は高まります。
しかし、人事制度をどのように日々の育成に結びつけていくかという運用設計が全社単位で共有されていないと、これらは個人の感覚に委ねられてしまいます。
制度が機能しない原因は、「制度が悪い」ことではなく、「制度を日常的に使う前提の設計が抜けている」ことにあります。運用の空白を埋め、日常マネジメントと制度を接続できるかどうかが、制度を形骸化させないための分岐点です。
制度を機能させ直すために人事が担う具体的な役割
制度を機能させ直すために必要なのは、新たな制度を作ることではありません。既存の制度を「現場で使われる形」に再設計することです。中心的な役割を担うのは人事部門です。人事は制度の管理者にとどまらず、現場と制度をつなぐ翻訳者として関与する必要があります。
現場との接点設計
まず重要な役割が、制度と現場をつなぐ接点を意図的に設計することです。制度が使われない最大の理由は、「使う場面が決まっていない」ことにあります。評価のタイミング以外に、どこで、誰が、どう使うのかを決めなければ、制度は自然と忘れられます。
人事制度を作って終わりではなく、現場との接点まで考えることが役割として求められているという認識が大事です。
具体的には、1on1、定例ミーティング、進捗確認の場など、既存のマネジメントプロセスの中に制度を組み込む設計が必要です。「この場面では、この評価項目を意識する」「このタイミングでは、この観点で振り返る」といった使い方を人事が提示することで、制度は日常に溶け込みます。
管理職が使いやすい形への整理
次に重要なのは、管理職が日常的に使える形に制度を整理することです。評価項目や等級定義が網羅的であっても、抽象度が高く、量が多いままでは、日々のマネジメントでは参照されません。管理職が「忙しい中でも使える」状態になっているかどうかが、制度定着の分かれ目です。
たとえば、評価項目をそのまま渡すのではなく、「日常の指示やフィードバックで使う観点」「1on1で確認すべきポイント」といった形に分解する。評価シートとは別に、行動例や問いかけ例を整理した簡易資料を用意するだけでも、管理職の使い方は大きく変わります。
日常で使用する各種ツールにも人事制度の要素を盛り込むのも効果的です。1on1の議事録に「今注力している評価項目」という項目や、業務日報に「今日学んだ人事評価が上がりそうな気づき」という項目を追加することで、管理職は常に人事制度を意識したうえで部下に接することができます。
結果として、人事評価の経験値がじわじわ上がり、納得感の高い人事評価、人事面談にもつながっていきます。
定期的な見直し
人事が現場の声を定期的に拾い上げ、制度運用に反映することも欠かせません。管理職や社員が「使いにくい」「分かりにくい」と感じている点を放置すると、制度は形骸化します。現場からのフィードバックをもとに微調整を重ねることで、制度は生きた仕組みとして維持されます。
また、人事制度の目的とは、良い評価を得ようと頑張る過程で社員が成長していく状態を作ることにあります。そのため制度の変更を加えた後、それがどのように現場社員の成長や行動変容につながっているのかを継続的にフォローすることも重要です。フォローをしっかり行うことで、想定と異なる運用の兆しを早期に察知し、改善することができます。
具体例の一つとして、【自責】という行動指針を掲げている会社があるとします。自責という言葉の意味合いとして、他責ではなく何事も自責で捉えて自己成長につなげてほしいという経営層からの想いがあるとは感じられます。しかし、具体的に日々の業務でどう活かせばいいか、また、どのような観点で自分が日々評価されているかはわかりにくいです。
そこで、人事評価の際の評価シートには、「与えられた責任を果たそうと自ら能動的に動いているか。また、課せられている責任を正しく理解し、一般社員の模範となっているか」と付記します。
こうすることで、【自責】という抽象的な言葉が、日々の業務や評価とどのように接続されているかわかりやすくなり、部下の行動変容にまでつなげることができます。
制度を機能させるために、人事がすべきことは「正しい制度を作る」ことではなく、「使われ続ける状態を設計し続ける」ことです。管理職にとって使いやすく、現場の行動と接続された制度を支える存在として、人事の役割は今後さらに重要になります。
まとめ：制度は「導入」ではなく「使われ続ける設計」が重要
人事制度が機能しない理由は、制度そのものの良し悪しではありません。多くの場合、問題は導入後の運用にあります。評価や等級、目標管理といった制度は、整えた時点で完成するものではなく、現場で使われ続けて初めて意味を持ちます。
制度が形骸化する組織では、評価の場面だけで制度が登場し、日常業務やマネジメントと切り離されています。結果、行動は変わらず、納得感も生まれません。必要なのは、制度を日常の会話や育成、行動管理の中に組み込む設計です。
人事が現場との接点を意識し、運用を支え続けることで、制度は初めて行動を変える力を持つのです。
社員が人事制度を意識した結果、じわじわと常に成長し、成果を人事評価のタイミングでしっかり実感する。必要に応じて軌道修正を受け、また新たなタームに向けて成長を目指し、頑張っていく。このように、使われ続け、成長を促進させることこそが、人事制度が果たさねばならない最大の役割であると強く認識しましょう。
著者
代表取締役社長
