Web説明会は、ただ実施すれば良いわけではありません。Web説明会を開催するなら、自社の魅了付けや採用効果につながるものにする必要があります。
この章では、Web説明会の成功につながるポイントを確認していきましょう。
【前提】Web説明会に必要なツールと環境の確保
Web説明会を開催する際は、配信環境とツールが必要になります。ハード面では以下のものが必要です。
- カメラ内蔵のノートパソコン
- パソコンに接続するためのマイク
- 照明
カメラはノートパソコン内蔵のもので事足りますが、外付けのものがあると、位置などの調整はしやすいです。
また、Web説明会では、音質は大切になるため、こちらはパソコン内蔵のマイクではなく、外付けでノイズキャンセラー付きのインカムなどを準備することがおすすめです。
なお、Web説明会を配信するには、以下4つの基本機能のあるツールが必要です。具体的には、ZoomやTeams、Webexなどになります。
- 参加者へのURL発行
- 動画のリアルタイム発信
- 資料や画面の共有
- チャット機能
通信環境に関しては、最近は無線での接続でもかなり安定していますが、できれば有線での接続が望ましいでしょう。
ハード・ソフト選びのポイントや、Web説明会で使えるツールの費用などが知りたい人は、以下の資料をダウンロードしてみてください。
参加率を高める工夫をする
たとえば、たくさんの申し込みがあっても、当日キャンセルが多ければ、母集団拡大につながりません。
なるべく多くの学生に参加してもらうためには、まず、Web説明会への参加で得られる以下のようなメリットを紹介する必要があります。
- ◯◯業界のトレンドがわかる
- 人事担当者に質問ができる
- 参加特典がもらえる（特別な資料・採用イベントの参加チケット など）
Web説明会の場合、手軽に参加できる分、キャンセルも生じやすい傾向があります。
前述のとおり、録画配信型の場合、途中離脱が生じがちです。録画配信にする場合は、参加率UPや離脱を防ぐための仕かけや工夫を考えることも大切になります。
具体的には、録画配信であっても日時を決めて配信したり、アンケート回答者への参加特典を準備したりするなどの工夫を入れることもおすすめです。
また、録画・ライブに関わらず、学生に馴染みがある配信ツールや、アプリのインストール不要で利用できる配信ツールを使うといった工夫も大切です。
オンライン会社紹介のポイントを押さえる
Web上で会社紹介などをする場合、画面の向こうにいる学生の視聴しやすさ、資料の見やすさ、話の聴きやすさなどを意識した資料の準備や進行が大切です。
たとえば、Web説明会の画面共有を使う場合、パワーポイント上で画面いっぱいに表示するよりも、資料のサイズが6～7割に小さくなるのが一般的です。
そのため、Web説明会用の画面共有で使うスライドは、対面での会社説明会で流すパワーポイントよりも少し大きめのフォントにして1枚あたりの情報量も減らしたほうが見やすくなります。
また、Webの場合、リアルな対面と比べて視聴者の集中力が早く途切れやすい傾向があります。
そのため、人事担当者が一方的に話す時間は少なめにして、Q＆Aや投票などの双方向コミュニケーションを増やす工夫をすることも、学生の集中力を保つことにつながるでしょう。
また、画面共有すると、カメラの映像は小さくなって、相手の画面いっぱいに共有した投影資料などが共有されることが多いです。
したがって、Web説明会では、声の重要性が非常に増します。
学生に声を届けるには、しっかりとした声を出すことはもちろん、声の抑揚、リズム、間などを意識することが大切でしょう。
なお、新卒採用の場合、学生はスマフォでの参加も多くなります。スマフォで見た場合、資料はさらに小さくなります。
普段、仕事でWeb会議などを使い慣れている方でも、スマフォでの見え方は意外と認識されていないことも多いでしょう。事前に確認しておくことが大切です。
オンライン会社紹介のポイントは、以下の資料も参考にしてみてください。
後工程への接続を工夫する
採用活動における会社説明会は、参加してもらって終わりではありません。説明会で自社への興味付けや魅了付けをして、採用選考に進んでもらうことが目的です。
Web説明会の場合、対面での会社説明会と違って、同じ空間を共有していない分、画面の接続を切った瞬間に余韻なく関係性や感情が終わってしまう傾向にあります。
したがって、Web説明会を実施するときには、学生の熱量や意欲が冷めないうちに、採用選考へつなげる工夫が非常に大切になります。
たとえば、アンケートの回答率を高める工夫をしたうえで、アンケートで選考への応募意思を確認するなどもおすすめです。
短い期限を設定して早々に「採用選考に進むかどうか」を意思決定してもらうようにするのもひとつでしょう。
その際、学生にとってのメリット（速やかに意思決定すると面接やグループディスカッションの日程を選びやすいなど）も提示するとよいでしょう。
なお、対面での説明会の場合、「説明会＋グループディスカッションによる一次選考」という形式も多くありました。
Web上でもグループワークができるツールを使い、かつミーティング形式にすれば説明会＋グループディスカッションは実施可能です。
しかし、ミーティング形式にした場合、学生の参加ハードルは上がってしまい、また、対面と比べるとグループワークも実施しにくくなります。
結果的に、一次選考でグループディスカッションを実施する企業は減少する傾向にあります。
