内定承諾書(同意書)とは?法的効力や回収方法、テンプレートを紹介!

更新:2023/01/23

作成:2022/12/06

古庄 拓

古庄 拓

株式会社ジェイック取締役

内定承諾書(同意書)とは?法的効力や回収方法、テンプレートを紹介!

採用活動に関する大切な書類のひとつが内定承諾書です。

採用の経験、また、労務に関する知識が少ない人などは、「内定承諾書にはどのような意味があるのか?」を意外と知らないこともあるかもしれません。

採用辞退などに関するトラブルを防ぐためにも、内定通知書、内定承諾書、労働条件通知書に関する基礎的な知識は持っておいたほうがよいでしょう。

記事では、法律的な観点も踏まえて内定承諾書の概要や意味を確認します。

また、記事後半では、内定承諾書の回収方法や内定に関する各書類の文面テンプレートも紹介します。

<目次>

内定承諾書とは?

ペンと内定承諾書
内定承諾書とは、企業から内定を通知された求職者が、入社の意思があることを示す書類です。

求職者への内定を決めた企業が内定通知書兼労働条件通知書を出し、内容を確認したうえで求職者が内定承諾書を提出することで、雇用契約を成立させる流れが一般的です。

なお、内定通知書が労働条件通知書の内容を満たしていない場合は、内定承諾書の提出で雇用契約が成立することはありません。

内定承諾書を回収する目的

企業は、求職者から内定承諾書を提出してもらうことで、入社の意思があるかを確認できます。

新卒採用の場合、一人の求職者が何社も並行して応募したり内定をもらったりすることも多いため、内定承諾書を回収することで、「承諾(入社)意思がある」という確認をする仕組みです。

内定承諾書に法的な定めはない

法的には雇用契約を締結するに際して、企業に発行義務があるのは労働条件通知書だけです。

その意味では、内定通知書・内定承諾書に法的な定めはなく、必ず発行しなければいけないものでもありません。

とはいえ、後々のトラブルを防ぐ、また、書面という形で意思を確認するということで、内定通知書を求職者に送付し、それに対する内定承諾書を回収することが採用活動における慣習になっています。

内定通知書との違い

内定承諾書と内定通知書には、以下の違いがあります。

  • 内定通知書:企業⇒求職者に「内定の通知をする」書類
  • 内定承諾書:求職者⇒企業に「入社の意思を示す」書類

内定同意書や入社誓約書との違い

内定承諾書・内定同意書・入社誓約書は、言葉が違うだけですべて同じ意味の書類です。

また、採用承諾書、内定受諾書など多くの呼び名がありますが、これらも同じ目的の書類になります。

内定承諾書の法的効力

民法の大きな本
基本的に、内定承諾書に法的拘束力はありません。

なお、冒頭で述べたとおり、内定通知の時点で、労働条件の通知がされている(労働条件通知書が発行されている)場合は、内定承諾書の提出によって雇用契約(労働契約)が発生するとは考えられます。

ただし、日本においては職業選択の自由がまず優先されるものです。

したがって、雇用契約が成立しているとしても、民法627条で労働者が14日以上前に告知することで、理由の如何を問わず、労働契約は労働者側から自由に解約できることになっています。

この規定が内定辞退にも適用され、内定承諾書が提出され雇用契約が成立した場合でも、入社14日前までは内定者が一方的に告知することで辞退ができます。

なお、雇用契約が成立している場合、法的には入社14日前を過ぎると、一方的な“入社辞退”は出来ないことになります。

ただし、現実的には“数日だけ入社(在籍)してもらって退職する”形にする意味がありませんので、企業側も受け入れるのが普通です。

内定承諾書の回収方法

内定承諾書の回収方法は、郵送・メール、どちらでも問題ありません。

ただ、郵送で回収する場合には、内定通知書や労働条件通知書と一緒に、内定承諾書・返信用封筒を郵送するのが良心的な対応になります。

基本的には、内定承諾書に押印してもらい、郵送で回収することが一般的です。

ただ、2019年4月に労働条件通知書を電子交付することが可能になったため、内定通知書・労働条件通知書の交付、内定承諾書の回収までをすべてオンラインで実施する方法も選択できるようになりました。

内定承諾書をはじめ、各書類の文面テンプレート

これから内定通知書や内定承諾書などの書類を作成する場合、具体的にどのような項目を盛り込めば良いかわからないこともあるでしょう。

この章では、各書類の文面テンプレートや必要となる記載項目を紹介していきます。

内定承諾書

内定承諾書の項目・フォーマットは自由です。ただ、一般的な内定承諾書には、以下の項目が盛り込まれています。

  • 記入年月日
  • 宛先:企業名・代表者名
  • タイトル:内定通知書
  • 内定通知受領した旨とその日付
  • 内定承諾の旨
  • 内定承諾書提出後は無断で入社を拒否しない旨
  • 指示された書類は遅滞なく返送する旨
  • 住居変更などがあった場合は連絡する旨
  • 承諾書に記載された事由で内定取り消しになっても不服申立てをしないこと
  • 本人の氏名・住所・捺印欄
  • 保証人の氏名・住所・捺印欄と本人との関係

内定承諾書のテンプレート(サンプル)は、以下のとおりです。


内定承諾書
令和◯◯年◯月◯日

▲▲▲株式会社
代表取締役社長 ×××殿

このたび、◯◯年◯月◯日に、貴社の採用内定通知を受領しました。私は、貴社からの採用内定を謹んで承諾するとともに、ご指定の入社日に入社することを誓約いたします。内定承諾書の提出後は、無断で入社を拒否しません。
住所や提出書類に変更が生じた場合には、遅延なくご報告いたします。なお、内定期間中に下記事項が生じた場合、採用内定を取り消されても不服申立てはいたしません。


健康上の問題で、就業困難になったとき
書類などに虚偽の事実が発覚したとき
来春に卒業ができなくなったとき
犯罪行為またはそれに類する非行を犯し、あるいは貴社の社員として不適格ないし品格を害する事由を生ぜしめたとき
その他、勤務に支障をきたす事象が認められたとき
以上

(本人)住所:
氏名:           (印)
(保証人)住所:
氏名:           (印)
(本人との関係         )

内定通知書

内定通知書の発行は義務ではありませんが、内定が決まった段階で内定が決まった旨を通知することが一般的です。

下記は、労働条件の記載はされていないタイプの内定通知書です。


令和4年9月15日
◯◯◯様

▲▲▲株式会社
代表取締役社長 ×××

内定(採用)通知書

拝啓、初秋の候、貴殿におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
さて、このたびは、弊社の採用試験にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。厳正なる選考の結果、◯◯◯様の採用を内定しましたので、ここにご通知申し上げます。
つきましては、同封の内定承諾書をご記入いただき、令和4年9月30日までにご返送ください。なお、入社日などの詳細につきましては、別途ご連絡いたします。
末筆となりましたが、残り少ない学生生活でもご健康に留意されながら、引き続き精励されますようお願い申し上げます。

敬具

1.同封書類:内定承諾書、身元保証書
2.提出期限:令和4年9月30日(金)必着

以上

本件に関する問い合わせ先
人事部人事課 採用担当 ◆◆◆
TEL:00‐0000‐0000

労働条件通知書の必要記載項目

内定通知と同時に労働条件通知書を発行する、内定通知書を労働条件通知書も兼ねるものにする場合、労働基準法第15条で義務付けられた以下項目を必ず記載する必要があります。

  • 1.契約期間に関すること
  • 2.期間の定めがある契約を更新する場合の基準に関すること
  • 3.就業場所、従事する業務に関すること
  • 4.始業・終業時刻、休憩、休日などに関すること
  • 5.賃金の決定方法、支払時期などに関すること
  • 6.退職に関すること(解雇の事由を含む)
  • 7.昇給に関すること

出典:労働基準法の基礎知識 ポイント1 労働条件の明示(厚生労働省)

労働条件通知書を作成する際は、厚生労働省が公開する以下のフォーマットに則るとよいでしょう。

参考:労働条件通知書

まとめ

内定を決めた企業と求職者の間では、以下の書類のやり取りを通じて雇用契約を成立させるのが一般的な慣習となっています。

  • 1.企業:「内定通知書(採用通知書)」とともに「労働条件通知書」を発行
  • 2.求職者:内定ならびに労働条件の承諾の意思を示すために「内定承諾書」に署名捺印をして企業に提出

なお、内定通知が労働条件通知書を兼ねる場合には、内定承諾書が提出された時点で雇用契約(労働契約)が成立すると考えられます。

ただし、民法627条では、「14日以上前に告知することで、理由の如何を問わず、労働契約は労働者側から自由に解約できる」としており、企業側は内定承諾書を根拠に内定辞退を拒否することはできませんし、違約金や損賠賠償などの話を持ち出したとしても無効になります。

内定承諾書の回収方法は、郵送・メールのどちらでも構いませんが、内定承諾書に押印してもらい、郵送で回収することが一般的です。

ただし、2019年4月より労働条件通知書の電子交付が可能になっているため、近年では、内定通知、労働条件通知書の交付、内定承諾書の回収までをオンラインで実施する企業も増えるようになりました。

初めて内定通知書、内定承諾書を作成する場合は、記事内のサンプルも参考にしてください。

著者情報

古庄 拓

株式会社ジェイック取締役

古庄 拓

WEB業界・経営コンサルティング業界の採用支援からキャリアを開始。その後、マーケティング、自社採用、経営企画、社員研修の商品企画、採用後のオンボーディング支援、大学キャリアセンターとの連携、リーダー研修事業、新卒採用事業など、複数のサービスや事業の立上げを担当し、現在に至る。専門は新卒および中途採用、マーケティング、学習理論

著書、登壇セミナー

・Inside Sales Conference「オンライン時代に売上を伸ばす。新規開拓を加速する体制づくり」など

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