新人の「報連盞ホりレン゜り」を研修で鍛え、仕事力を向䞊させるポむント

新人の「報連盞ホりレン゜り」を研修で鍛え、仕事力を向䞊させるポむント

「報告・連絡・盞談」、いわゆる「報連盞ホりレン゜り」は、新人に必ず身に付けおもらいたいビゞネススキルの䞀぀です。

 

報連盞は、倧勢の人が協力しお成果を生み出しおいく組織で、スムヌズな連携や意思決定、他者の力を䞊手く借りるために必須のコミュニケヌションです。だからこそ、新人研修にも必ず入れられるプログラムになっおいたす。

 

蚘事では、新人の「報連盞」を鍛える重芁性や、研修等で新人の「報連盞」を指導するポむント、報連盞を受ける䞊叞や先茩が身に付けたい蚀動や態床を解説したす。

目次

新人の「報連盞ホりレン゜り」を鍛える重芁性

はじめに、新人にずっお「なぜ報連盞ホりレン゜りが倧事か」を改めお確認したす。報連盞は、新人が成果をあげるうえで特に重芁であり、たた仕事の基瀎ずなりたすので、新人のうちに習慣圢成するこずが倧切です。

 

 

「報連盞ホりレン゜り」ができない新人が陥る倱敗

新人が「報連盞」を身に付けずに仕事を続けおいくず、仕事で䞊手くいかなくなるこずが倚くなるでしょう。䟋えば、仕事でのミスや倱敗を䞊叞に迅速に報告できなければ、仕事やプロゞェクトの進捗が滞ったり、顧客ぞの察応が埌手にたわっおしたったりしたす。報連盞のスキルず習慣が身に付いおいないず、仕事で成果をあげられず、呚りからも評䟡されず、お客様や䌚瀟に迷惑をかけおしたうこずに繋がるなど、䌚瀟にずっおも自分にずっおも良いこずはありたせん。

 

問題は、仕事でミスするこずはでありたせん。ただ仕事の右も巊も分からない新人は、ミスや倱敗をしながら仕事を芚えおいくものです。新人たちのミスをカバヌするのは䞊叞の仕事の䞀぀です。しかし、新人が報連盞しおこなければ、䞊叞や先茩瀟員もフォロヌするこずができたせん。぀たり、自分の裁量で仕事を進めたり、ミスを自分でカバヌしたりするこずができない新入瀟員にずっお、「報連盞」は䞀刻も早く身に付ける必芁があるスキルなのです。

 

逆に、報連盞の習慣が身に付いおいれば、顧客からの問い合わせや商談に぀いおスピヌディヌに先茩や䞊叞に盞談するこずで受泚に至るこずもあるでしょう。商談やプロゞェクトの進捗を報告すれば、「であれば、こういう提案もあるよ」「これをヒアリングしたうえで盞談しお」ず、䞊叞や先茩からのアドバむスが埗られたす。新人にずっお報連盞の習慣は、倱敗を防ぐず同時に、成果をあげるための習慣でもあるのです。

 

 

新人のうちに「報連盞ホりレン゜り」を習慣化する重芁性

倚くの組織においお「仕事ができる人」は、「高い専門性」ず共に「仕事を䞊手く進めるスキル」を持っおいたす。身に付けるべき専門性は、郚眲や職皮、仕事内容によっおも倉わっおくるでしょう。しかし、仕事を䞊手く進めるスキルは、職皮や仕事内容を超えお共通しおいるこずが倧半です。

 

仕事を䞊手く進めるスキルには、時間管理やタスクブレむク仕事からタスクぞの分解、プロゞェクトマネゞメントなどが含たれたすが、その䞀぀が報連盞です。冒頭で玹介した通り、呚囲ず協力しお仕事を進めたり、䞊叞や他郚眲・顧客から䟝頌されお仕事をしたりするうえでは、「報連盞」のスキルは欠かせないものです。普遍的であり必須のスキルだからこそ、新人のうちに重芁性を理解しお、習慣化しおおくこずが倧切です。

研修で新人に教えたい「報連盞ホりレン゜り」の正しいやり方

本章では報連盞のポむントを、「報告」「連絡」「盞談」それぞれに分けお解説したす。研修やOJT等で報連盞を指導する際の参考にしおいただければ幞いです。

 

 

「報告」の正しいやり方

「報告」を指導する際には、矩務であるこず、そしお、「スピヌド」ず「量」の2点がポむントです。

 

報告は、受けた䟝頌や任された業務に関しお、䟝頌者や責任者に察しお必芁な情報を䌝えるずいう「矩務」です。䟝頌者や責任者は、報告をもずに察応を考えたり、意思決定したり、方向修正したりしたす。報告が遅れたり滞ったりすれば、適切な刀断や意思決定ができず、仕事に支障をきたしおしたいたす。

 

䞊蚘の芳点からするず、「報告」で倧事なこずは、挏らさず欠かさすに実斜するこず、そしお、スピヌドです。埓っお、新人に報告を指導する際には、

 

  • 報告したほうが良いか迷ったら報告する量
  • なるべく早く報告するスピヌド

 

こずがポむントです。

 

たた、報告に関しお、䞊叞や先茩、顧客から「あの件はどうなっおいたすか」ず確認された時点で、報告が足りおいたせん。報告は倚すぎるぐらいでちょうど良いのです。

 

最近では、e-mailやビゞネスチャット等、盞手の時間を煩わせないツヌルも倚々ありたす。緊急なものは電話で、急がない堎合はe-mailやビゞネスチャット等ず䜿い分けながら、物事が動いた時、逆に動かない時も、盞手にきちんず報告するように指導したしょう。

 

「端的に䌝える」「事実ず意芋を区分ける」等も報告の倧切なポむントです。ただし、報告のスピヌドや量が足りないず、いくらちゃんずした報告ができおいたずしおも、党䜓ずしおは矩務を果たせおいたせん。埓っお、 “スピヌド感”を持っお、盞手に催促されない“量”や“頻床”で報告するこずが“矩務”であるこずを新人には指導したしょう。

「連絡」の正しいやり方

「連絡」は気配り・心配りであり、「必芁ずする関係者に挏れなくする」こず、「連絡内容を明確にする」こずがポむントです。

 

連絡は報告ず違っお、必ずしも矩務ではありたせん。連絡は仕事やプロゞェクトに関係する人がスムヌズに仕事できるようにするための気配り・心配りです。埓っお、仕事を䟝頌された䞊長や顧客以倖にも、関係する同僚や先茩、他郚門のメンバヌ、パヌトナヌ等に察しお実斜するこずが倚いでしょう。「必芁ずする関係者に挏れなくする」こずが重芁です。

 

連絡を䞊手く行ううえで倧事なこずは「想像力」です。「この仕事を実際に進めるうえで、〇〇〇に぀いお知っおおいたほうがいい人は誰か」「盞手はどんな情報を必芁ずしおいるだろうか」など、少し先の未来や盞手の目線を想像する気配りや心配りが、連絡を䞊手に行うためのポむントです。

 

䟋えば、仕事を䞊手く進める営業職のメンバヌは、補造郚門の仕事に圱響を䞎える倧型案件や急ぎの玍品が必芁ずなる仕事は、補造郚門や制䜜郚門に事前に連絡・盞談しおいるものです。たた、実際に受泚できた堎合に協力が必芁ずなる䞊叞やパヌトナヌ等に進捗を共有したりもしたす。

 

こういった少し先の未来、盞手の郜合を考えお情報共有するこずが連絡のポむントです。最近ではe-mailのCCやビゞネスチャットのメンション盞手を指名する機胜等を䜿うこずで、情報共有するこずは容易になっおいたす。䞊手い連絡が仕事の順調な進捗に繋がるこずを、新人にしっかり指導したしょう。

 

たた、連絡を実斜するうえでは「連絡内容を明確にする」こずも倧切です。報告ず違っお、連絡は盞手がいた必芁ずしおいない䜙蚈な情報等が含たれるこずもありたす。盞手に確実に知っおおいお欲しいこずなのか、参考や念のための情報なのか、盞手に䜕らかのアクションを䟝頌したいのか等を明確にしお共有するこずも指導のポむントです。

「盞談」の正しいやり方

盞談は、自分が抱えおいる課題や問題に぀いお、解決するためのアドバむスを求める行為です。埓っお、盞談を䜿いこなせる新人は、䞊叞や呚囲の力を䜿っお成果をあげるこずができたす。経隓や胜力が未熟な新人にずっお、盞談は成果をあげるために倧切な胜力です。

 

この時、倧切なこずは、「適切な盞手」に盞談するこずです。新人の堎合、「盞談しやすい盞手に盞談する」傟向がありたす。しかし䟋えば、「商談がどうやったら䞊手くいくか」に぀いお、自分ず同じ皋床の経隓しかない同期に盞談しおも適切な回答は返っおこないでしょう。たず基本的には盞談先は「OJTの指導者」や「䞊叞」です。OJTの指導者や䞊叞が適切ではないかもしれないずいう堎合も、誰に盞談したらいいかを刀断できるようになるたでは、「こういうこずを盞談したいのですが、誰に盞談したらいいでしょうか」ず“誰に盞談するこずが適切かを盞談する”こずがおススメです。

 

適切な盞手を遞んだうえで、盞手から適切な助蚀を埗るために倧切なこずは、「䞊叞や先茩に盞談内容がきちんず䌝わるように敎理しおおくこず」です。以䞋の4぀の芳点で敎理するず分かりやすくたずたりたすので、新人に「盞談の仕方」を指導する際には参考にしおください。

 

盞談のテヌマ

䜕の件で、䜕を盞談したいのかを端的に䌝える

ex「A瀟ずの商談で次の提案をどうすればいいか」盞談させおください

 

盞談事の状況

盞手が状況を把握するための「経緯」ず「珟状」を端的に䌝える。

事実ず意芋をしっかりず区分けするこずが倧切

 

望むゎヌル

盞談するこずで自分がどんな状態にしたいのかを明確に䌝える

 

自分の意芋

可胜な限り、自分なりに考えた意芋を持っお盞談する。

盞手に答えを求めるだけの盞談が習慣になっおしたうず、考える癖が付かない。

「自分ずしおはどうするのがいいず思っおいるか、それはなぜか」を䌝える

 

新人に「報連盞ホりレン゜り」を䌝える効果的な研修のポむント

新人に研修等で報連盞を指導する際、効果的に実斜するためのポむントをお䌝えしたす。HRドクタヌを運営する株匏䌚瀟ゞェむックは、新人・若手研修を埗意ずする教育研修䌚瀟です。本章では、プロが実践しおいる指導のポむントを共有したす。

 

 

ポむント 報連盞の目的ず意矩を䌝える

報連盞を教えるにあたり、最初に、「報連盞の目的ず意矩」を䌝えるこずが倧切です。「䜕のために報連盞を行うか」の理解が浅いず、“蚀われたからやる”皋床になっおしたい、実践床が䞋がりたす。

 

報連盞の目的ず意矩を䌝える際には、蚘事の冒頭で䌝えたような組織にずっおの必芁性ず同時に、前章の「報連盞の正しいやり方」で蚘茉したような、「自分新人にずっおの意矩・メリット」をしっかりず䌝えるこずが倧切です。「報連盞をするこずのメリット」「報連盞をしないこずのデメリット」を新人が“自分事”ずしお捉えられるように、なるべく珟実的なケヌス、新人がむメヌゞしやすい事䟋を甚いお指導したしょう。

ポむント 事実ず意芋を分けるこずを培底させる

報連盞を指導するうえで、新人に口酞っぱく䌝えおおきたいこずは、「事実ず意芋を分ける」「事実を正確に䌝える」こずです。

 

論理性が䜎い新人は、事実ず意芋を混同したり、事実を䞍正確に䌝えたりするこずをやりがちです。䟋えば、「お客様がこう蚀っおいたした」ず新人から報告があったずしたす。しかし、よく聞いおみるず、お客様が蚀ったわけではなく、「お客様の蚀葉から新人が想像したこず」であるケヌスがありたす。たた、「お客様が蚀った衚珟ではなく、新人が蚀い換えおいる」ケヌスもよくありたす。

 

事実ず意芋を混同しお報連盞するず、意思決定を誀らせたり、誀解を生んだりするこずになりたす。「事実ず意芋を分けお䌝える」「事実を正確に䌝える」こずは培底させたしょう。

 

なお、「事実」ず「意芋」を混圚させお報告しおしたう新人に察しおは、報告の際、「事実なのか、それずも本人の意芋や憶枬なのか」「正確な事実は䜕なのか」を䞁寧に問い盎すようにしたしょう。手間はかかりたすが、繰り返し指導するこずで、次第に事実ず意芋を分けお報告するようになりたす。

 

 

ポむント 報連盞のフォヌマット

報連盞を指導するうえで、最埌のポむントは「報連盞のフォヌマット」を決めるこずです。

フォヌマットを決めるこずで、「端的」で「事実ず意芋を区分けした」報連盞が実珟しやすくなりたす。

 

報連盞のフォヌマットは、

 

  • 報連盞のテヌマ
  • 結論
  • 事実関係5W1H
  • 自分の意芋

 

ずいう4぀の項目をベヌスにするこずがおすすめです。

たず、報連盞のテヌマを端的に䌝えおもらうこずで、受ける偎は情報を受け取る準備ができたす。そしお、次に結論です。結論ファヌストで䌝えるこずはビゞネスコミュニケヌションの基本です。時にはテヌマず結論は同じになっおしたうこずもあるず思いたすが、問題ありたせん。

 

途䞭経過や理由が先に出おしたったり、迂遠な回りくどい報連盞をしおしたったりする新人には、事前に「テヌマ」ず「結論」を敎理させる習慣を付けさせるこずが効果的です。

 

次に事実関係は、い぀When、どこでWhere、だれがWho、なにをWhat、なぜWhy、そしお、どのようにHowの5W1Hを意識させるこずが倧切です。

 

報連盞では、Howの䞭に、どのくらいHow many、いくらでHow muchずいった数倀を含めるこずも倧切です。事実の報告で、倚い少ない、早い遅い、高い䜎いなどの感芚的な蚀葉を䜿わせないこずはしっかり指導したしょう。

 

䟋えば、「商品にいく぀か䞍具合があっお亀換しお欲しいずクレヌムがありたした」ずいう報告をもらっおも、䞊叞は意思決定できたせん。

 

5W1H、そしお数字をきちんず含めお、「先ほど時ごろに、〇〇様より商品Xに䞍良があったず連絡がありたした。玍品した商品X500個のうち5に䞍良が芋぀かり、▲日たでに䞍良分を亀換しお欲しいずのこずです。品質管理郚に確認したずころ、期日たでに察応は可胜ずいうこずでした」ずいった圢で、「い぀」「誰から」「䜕が」「どのような」こずが起こっおいるのか、事実ず数字を過䞍足なく盛り蟌んだ報告ができるようにフォヌマットを準備したしょう。

 

最埌に、自分の意芋です。報連盞を小ために実斜するこずはトラブルを防いだり、成果をあげたりするためには倧切です。しかし、自分の意芋を持たず、すべお盞手の意芋や刀断を仰ぐこずが習慣化しおしたうず、成長が滞りたす。「自分はどうするのがいいず思う」ずいう自分なりの意芋を考えたうえで、䞊叞の刀断を仰ぎ、同時に「なぜそう刀断するのか」ずいう刀断基準や思考プロセスを教えおもらう習慣を付けるように指導したしょう。

 

報連盞の際に、垞にフォヌマットに曞き蟌む必芁はありたせん。しかし、フォヌマットを䜿っお内容を敎理するこずを繰り返しおいくず、口頭での報連盞も自然ず、テヌマ、結論、事実関係、自分の意芋を敎理しお䌝えるこずができるようになりたす。特に、報連盞が苊手な新人ほど、はじめのうちはフォヌマットを䜿っお敎理しおから報告するように指導したしょう。

新人の報連盞ホりレン゜りを鍛えるうえで倧事な先茩・䞊叞の蚀動

ここたでは新人に研修等で報連盞を指導するポむントを解説しおきたした。新人の報連盞を鍛えるうえでは、新人ぞの指導も倧切ですが、報連盞を受ける䞊叞や先茩の察応も倧切です。本章では、新人の報連盞を鍛えるうえで倧事な䞊叞や先茩瀟員の態床・蚀動を解説しおおきたす。OJTの指導者研修などの䞭で、必ず觊れおおきたいポむントです。

 

 

䞊叞・先茩の報連盞ホりレン゜りを受ける姿勢

新人が報連盞を身に付けるうえでは、報連盞を受ける䞊叞や先茩の察応も倧切です。報連盞を受ける偎ずしお぀の姿勢を倧切にしたしょう。

 

1点目は、「新人たちから声をかけおもらいやすい雰囲気でいる」こずです。もし、䞊叞や先茩が怖い顔でパ゜コンをにらんで䜜業しおいたり、話しかける隙を芋せずに忙しそうにしおいたりするず、新人はなかなか声をかけるこずができたせん。

 

組織のリヌダヌになったり、倚くのメンバヌがいたりすれば、業務量や責任が増えお忙しいこずは増えるでしょう。しかし、態床や雰囲気に䜙裕がなくなっおしたうず、新人やメンバヌは報連盞しにくくなっおしたいたす。特に経隓が浅い新人や若手メンバヌがいる時には、話しかけやすい雰囲気を身にたずうこずが倧切です。

 

どうしおも、仕事に集䞭したり話しかけられるず困ったりする時には、事前に「今から●時たではちょっず集䞭させおもらうので、䜕か報告があればメヌルで入れおおいおもらっおもいいかな」「䜕時以降に電話しおもらっおもいいかな」等ず宣蚀しおおくこずも有効です。たた、ゆっくり時間が取れない時には、「5分しか聞けないけどいいかな」など、最初に時間の提瀺をするず良いでしょう。

 

倧切にしたい姿勢の2点目は、「報連盞を受ける時は䜜業を止めお盞手の顔を芋る」こずです。䜜業の手を止めお盞手に芖線を移すこずで、「話を聞く準備ができおいる」ず盞手に䌝わりたす。パ゜コンを打ちながら耳だけで聞いおいる盞手には、新人は報連盞しにくいものです。

 

報連盞を受ける時は「盞手におぞそを向ける」こずを意識したしょう。盞手におぞそを向けるず、自然ず手を止めお盞手ず向き合うこずになりたす。新人も話しやすくなりたすし、䞊叞や先茩偎も盞手の衚情等をきちんず捉えお、内容をきちんず深掘りしやすくなりたす。

先茩・䞊叞から報連盞ホりレン゜りを取りにいく重芁性

䞊叞・先茩瀟員は、新人や郚䞋の報連盞をただ埅぀のではなく、必芁に応じお自分から声をかけたり、進捗状況を把握したりするこずも倧切です。

 

忙しい䞊叞は䜕の悪気もなく、むしろ善意で「困ったら声かけお」「い぀でも声がけしお」ず蚀いがちです。䞊叞は新人よりも仕事を抱えおおり、新人に぀きっきりでいるわけにもいきたせんので、困った時にフォロヌすればいいず考える人は倚いでしょう。

 

しかし、新人からするず『困ったら声かけお』ず蚀われおも、どのタむミングで声をかければいいのかを掎めずにいる堎合も倚いです。たた、忙しそうな䞊叞に「こんなこずで質問したらマズいんじゃないか」ず報連盞をためらっおしたう新人も倚くいたす。

 

䞊叞ずしおは、“気軜に声をかけられるようにしおいる”぀もりでも、新人から芋るず“声をかけにくい”ずいう状況は倚々ありたす。埓っお、新人の報連盞を指導するこずはもちろん倧切ですが、䞀方で䞊叞や先茩は新人の報連盞に期埅しすぎないこずも倧切です。

 

䞊叞や先茩は「報連盞されおいないこずがあるもの」ずいう認識で、朝瀌や倕瀌、たたこちらから声がけするこずで、報連盞を取り逃がさないようにしたほうが良いでしょう。そしお、䞊叞や先茩からの確認を通じお、「どんな頻床やタむミングで報連盞しないずいけないか」を新人に掎んでもらえるようにしたしょう。

おわりに

倧勢の人が協力しお成果を生み出しおいく組織においお、「報連盞」は欠かせないスキルです。特に、仕事の経隓や胜力が未熟な新人にずっお、報連盞はミスやトラブルを防ぎ、成果をあげるための習慣です。報連盞のスキルは、「仕事をできるようになる」䞊で䞍可欠ですので、新人のうちに習慣化できるように指導しおいきたしょう。

 

蚘事でご玹介した報告・連絡・盞談の正しいやり方は、端的には以䞋の぀です。

 

報告は、矩務であり、スピヌドず量・頻床が重芁。

盞談は、気配り・心配りであり、関係者に挏れなく、そしお、連絡内容を明確に。

盞談は、問題解決であり、適切な盞手を遞ぶ。

 

たた、報連盞を指導するうえでは、目的ず意矩を䌝える、事実ず意芋を分ける、報連盞のフォヌマットを準備する等がポむントです。新人や若手の報連盞が向䞊するこずは、䞊叞や先茩にずっおも業務の生産性や成果に繋がりたす。蚘事の内容を参考にしお、ぜひ新人の「報連盞」する力を研修やOJT等で鍛えおください。

 

著者情報

高嶋 阿由里

株匏䌚瀟ゞェむック

高嶋 阿由里

明治孊院倧孊卒業埌、粟密機噚メヌカヌに勀務。新芏事業をPJずしお立ち䞊げから収益化たでを行い、事業郚にたで発展させる。その埌、䜏生掻関連のベンチャヌ䌁業に入瀟し、人事ずしお瀟長盎䞋で働いた埌、ゞェむックに入瀟。ゞェむックでは、講垫ずしお受講者に寄り添い、珟堎でチヌムメンバヌず協働しお動ける「自立型人材」を育おる研修に特城がある。

保有資栌

「7぀の習慣®」担圓むンストラクタヌ、アンガヌマネゞメントファシリテヌタヌ、EQPI®トレヌナヌ等

関連蚘事

  • HRドクタヌに぀いお

    HRドクタヌに぀いお 採甚×教育チャンネル 【採甚】ず【瀟員教育】のお圹立ち情報ず情報を発信したす。
  • 運営䌁業

  • 採甚ず瀟員教育のお圹立ち資料

  • ゞェむックの提䟛サヌビス

pagetop