採用管理システムとは？
採用管理システムとは、採用活動における募集・選考・内定のプロセスを管理し、自社の求人情報、また求職者・応募者情報を一元管理できるシステムの総称です。
いつ、どこのチャネルからどれぐらいの人が応募してきて、誰が誰を選考して、今どのような状況かなど、採用に関するあらゆる情報を一元的に管理できます。
＜採用管理システムの主な機能＞
- 求人情報の登録
- 求人情報のWeb公開
- エントリーフォームの生成
- 面接日程の管理
- 応募者情報の管理
- 面接官の評価入力
- チャネルやステップ毎のデータ分析
採用管理システムは、英語では「Applicant Tracking System」と呼ばれ、英語の頭文字を取って日本でも「ATS」と呼ばれることがあります。
採用管理システムの必要性と導入目的
近年の採用活動は、新卒採用の早期化・長期化・複雑化にともない、企業側の管理負担が大きくなる傾向にあります。
過去の新卒採用では、全職種一括採用（メンバーシップ型）であり、スケジュールも以下を基本として実施されていました。
- 3月：採用広報の解禁（企業説明会のスタート）
- 6月：採用選考の解禁（実質的な内定出しの解禁）
- 10月：内定出しの解禁（10月1日に内定式開催）
この場合、同時期に形成された母集団から説明会⇒書類選考⇒一次面接⇒……とステップが進み、学生が絞られていくので、応募者の管理もさほど難しくありません。
利用する媒体も昔は1～3個ぐらいの大手採用媒体のみというのが一般的でした。
しかし、近年では、2018年10月に経団連が就活ルールの廃止を発表したことなどもあり、新卒採用の早期化が改めて加速している状況です。
早期採用に加えて、職種別採用やジョブ型採用に取り組む企業も増え、採用管理は複雑化しがちです。
最近では、たとえば以下のようなさまざまなステップの学生を管理する必要が生じていることが多いでしょう。
＜例＞
- Aさん：大学3年時にサマーインターンシップに参加して早期選考に参加、特別選考で幹部候補コースの選考を進んでいる
- Bさん：早期での幹部候補コースの選考は落ちたが、3月の企業説明会から通常の総合職採用に進んでいる
- Cさん：エンジニア採用向けの説明会に参加後、プログラミング経験があるため、ファストパスで一次選考を飛ばして二次選考に進んでいる
このように、求職者の管理が複雑かつ大変になれば、企業側の負担が大きくなるほか、採用・不採用通知の遅れや、別の応募者にメールを送ってしまうなどのミスも起こりやすくなります。
また、上記ほど複雑な採用は実施しなくとも、冒頭で紹介したとおり、採用人数で10名、エントリー数で1,000名程度になってくると、エクセルやスプレッドシートだけで採用管理（応募ステータスに加えて、チャネル別の効果検証や書類管理、面接の評価管理など）を実施することが困難になってくるでしょう。
最近では、大手就職サイトの相対的なパワーが低下し、特化型の就職サイト、ダイレクトリクルーティング、新卒紹介など、さまざまな採用チャネルを併用することが増えたのも採用管理システムの必要性を高めています。
