1on1は、通常の業務レビューや人事面談とは異なる形で実施する上司と部下の1対のミーティングを指します。
1on1は部下との関係性を深めたりエンゲージメントを高めたりする有効な手段のひとつです。
対話の場をしっかり設けることで、業務中では聞き出せない部下の悩みや意見を吸い上げられることが期待できます。
しかし、1on1を実施する上司・マネジメント側、また、部下側がお互いに準備して望まないと単なる雑談等になってしまったり目的を果たせないものになってしまったりします。
本記事では1on1の目的を確認したうえで、実施による効果、そして、実施の流れや注意点について解説します。
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＜目次＞
- 1on1とは？重要性と実施の目的
- 1on1を実施することで得られる効果4選
- 1on1の具体的な実施方法を5ステップで解説
- 1on1を有意義にするためのアジェンダ5つ
- 1on1で部下の本音を引き出すために注意すべきポイント3つ
- 1on1を円滑に進めるために押さえるべきポイント
- まとめ
1on1とは？重要性と実施の目的
「1on1」とは、上司やマネジメントが部下と個別に面談を行うことを指します。部下とのコミュニケーションを深め、成長を促進するうえで有効な手段となります。
1on1の目的は、主に以下の3つです。
- 部下との信頼関係を構築する
- 部下のパフォーマンスを向上させる
- 部下のモチベーションやエンゲージメントを高める
上記の目的を達成するために、通常の業務レビューとは異なり、部下を主体として部下が興味関心ある、話したいテーマについて扱う必要があります。
たとえば、将来の目標やキャリアなどが挙げられますし、業務上の内容を扱うことがNGではありませんので、業務上のハードル等もあるかもしれません。
また、時にはプライベートのことがテーマに上る場合もあるでしょう。
1on1は定期的に実施し、オープンで誠実なコミュニケーションを心がけることが求められます。
部下目線で、1on1を実施するメリットは、自身の考えを上司に伝える機会を得られること、また、自己成長のためのフィードバックやサポートを受けられることです。
1on1は上司のためではなく、部下のための時間です。その点をきちんと弁えて1on1に臨む必要があります。
1on1を実施することで得られる効果4選
1on1を実施することで得られる効果は、以下の4つです。
- 1.部下の価値観や人柄を深く理解できる
- 2.部下との信頼関係を構築できる
- 3.部下の成長を促せる
- 4.部下の離職防止につながる
ひとつずつ解説します。
1.部下の価値観や人柄を深く理解できる
部下の内面的な要素について理解を深めることで、より効果的なコミュニケーションやマネジメントが可能になります。
日常業務の中で部下と深いコミュニケーションを取るのは、なかなか難しいものです。しかし、1on1であれば部下と1対1でしっかりと話すことができます。
1on1を通じて部下の人柄、考え方、感じ方などの価値観を理解できれば、動機付けや効果的に働くためのサポート、キャリア構築の支援など、個々に合わせたマネジメントが可能になるでしょう。
また、部下の価値観や人柄を理解することで信頼関係が深まり、よりオープンなコミュニケーションを取ることにもつながります。
最終的にはチームの一体感を高め、全体のパフォーマンス向上にもつながるはずです。
2.部下との信頼関係を構築できる
1on1で部下との対話を通じて互いの理解を深められれば、信頼感を育めるようになります。
1on1では上司は部下の意見や感情、悩みなどを直接聞くことができ、逆に部下側は自分の考えを伝える機会を作れます。
部下は、自分の意見や考えを伝えることで、「自分の意見や感情が理解されている、尊重されている」と感じ、上司への信頼感を深めることにつながるでしょう。
3.部下の成長を促せる
1on1を通して部下の成長を促し、能力を最大限に引き出すこともできます。上司は、1on1を通じて部下の興味関心や中長期的なキャリア展望を知ることができます。
また、時にはコーチング的なアプローチを通じて、キャリア展望を引き出したり、キャリア展望といまの仕事を紐づけたりすることも出来るでしょう。
また、部下自身も1on1は自分の業務やキャリアについて考えるきっかけとなり、自己評価やキャリア自律につながる機会になるでしょう。
4.部下の離職防止につながる
1on1を通して部下が持つ目標が明確になり、自分の意志が尊重されていると感じられれば、モチベーションやエンゲージメントも高まります。
結果的に、離職を防止できる側面もあるわけです。実際に部下が組織に対する不満を抱え込み、退職につながってしまうケースは少なくありません。
1on1は、部下にとって自分の意見や悩みを直接上司に伝える機会になるので、部下は「自分の声が組織に届いている」という感覚をもつことができます。
また、上司も部下の悩みや組織の問題を早期に把握し、解決策を検討・実施できるでしょう。
離職防止については、HRドクターでは動画でも解説していますので、ご興味あればぜひご覧ください。
1on1の具体的な実施方法を5ステップで解説
1on1を実施する際は、以下のステップを意識するといいでしょう。
- 1.部下と日程を調整する
- 2.目的に沿って質問リストを作成する
- 3.1on1を実施する
- 4.1on1を振り返り、行動する
- 5.継続的に行う
ひとつずつ解説します。
1.部下と日程を調整する
まずは、1on1を行うための日程を部下と調整してください。効果的な1on1を継続するためには、部下がリラックスして話しやすい日時で調整するのがおすすめです。
1on1は1回当たり30分～60分程度でスケジューリングをします。ただ、あまり長くなると業務時間を圧迫してしまいますし、部下が気疲れしてしまう恐れがあります。
なお、定期的に行うことを見据えるのであれば、週次や月次など一定の周期で設定するといいでしょう。決まった日時に行われれば、上司も部下も業務スケジュールを組みやすくなるでしょう。
2.目的に沿って質問リストを作成する
1on1の目的に沿った質問リストを作成します。1on1でよくある失敗が、時間は確保したものの「何を話したらいいのかわからない」という状態に陥ることです。
1on1は上司が知りたいことを質問する時間ではなく、部下の関心あることについて話す時間です。従って、上司から一方的に質問するのではなく、部下自身にテーマを設定してもらうことが大切です。
ただ、部下も何を話せばいいか戸惑うこともあるでしょう。従って、上司側でテーマの選択肢を作っておくことは有効です。
解答を求めるための質問、というよりは、部下に考えてもらうための質問、という形で、コーチング的な進行を意識して質問リストを作ってみるといいでしょう。
- 業務について
- 困っていること
- 成長目標や挑戦したいこと
- キャリアについて
- プライベート など
質問は5W1Hを用いた、自由に意見を述べられる、また思考を刺激するオープンクエスチョン、たとえば「これについてどう思う？」「○○について考えていることはある？」などを中心に考えましょう。
YES/NOや選択肢で答えるクローズドクエッションでは話を広げられず、部下が自分の思うことを伝えられずに終わる恐れがあります。
3.1on1を実施する
1on1を実施します。なお、1on1の初回などでは、部下に1on1の目的や準備して欲しいこと（部下が話したいテーマ）をきちんと説明しましょう。
また、上司は1on1の最中、部下が話しやすい雰囲気作りを心がけることが大切です。話しづらい雰囲気だと部下は本音を話す気にならず、効果的な1on1になりません。
本音を引き出すためにはまず、部下の話を遮らず、最後まで聞くことが大切です。
4.1on1を振り返り、行動する
1on1終了後は内容を振り返り、記録しましょう。継続して実施する場合など、前の回などで話した内容を上司が忘れていると信頼関係にヒビが入りかねません。
また、部下の意見や要望を可能な範囲で業務に反映させることも重要です。実際に反映させることで部下は自分の意見が尊重されていると感じられ、モチベーションの向上につながります。
もちろん全てを反映されることは出来ないでしょうし、短期的に反映することが難しいことも多いでしょう。
ただ、反映できないか？を考えて、出来なかった場合も相手にフィードバックすることが大切です。
また、キャリアプランや会社の制度などについて質問や相談をもらった時、分からないことがあれば上司は「分からない」と答える勇気も大切です。
一般に日本人はまじめであり、質問されたらその場で回答しないといけないと思ってしまいがちです。
結果的に、本当は出来る可能性もあるのに、「難しいと思う」「前例がない」などと答えてしまい、部下のモチベーションを落としている場合もあります。
「私も分からないので、一緒に人事に聞いてみようか」などを、分からないことの自己開示、そのうえで、上司としてサポートする意思を見せることが重要です。
このように記録して記憶する、出来ることは反映する、一緒に調べるなど、1on1を行動につなげることが大切です。
1on1を行っても何の変化もないと、部下のモチベーションは却って下がってしまう恐れもあります。
たとえば、反映できなかったとしても、検討したうえで反映できない理由を説明してあげれば部下は納得でき、次回の1on1でも積極的に話してくれるようになるでしょう。
5.継続的に行う
1on1は一度きりにせずに、継続的に行うことが大切です。隔週～1カ月に1回ぐらいの頻度で実施することが一般的です。
定期的に行うことで部下の成長を促すだけでなく信頼関係を深められ、コミュニケーションが取りやすくなります。
また、部下の状況が変化した場合にも素早く察知でき、必要なサポートを取れるようになるでしょう。
1on1のポイントや導入メリット、事例、ツールの選び方などは以下の記事で解説しているので参考にしてください。
1on1を有意義にするためのアジェンダ5つ
1on1を実施しようと思っていても、お互いにどんなことをテーマにすればいいか困ることもあるでしょう。アジェンダを考える参考になる5つのテーマを説明します。
- 人間性・価値観の理解
- 心身の健康
- 業務の困りごとや悩み
- 成長目標
- キャリアプラン
ひとつずつ解説します。
1.人間性・価値観の理解
まずは部下の思考パターンや業務に対する意識、強みや弱みなど、部下の内面や価値観を理解するというテーマです。
このとき、上司はただ部下の話を聞くだけでなく、自身のことを自己開示するも重要となります。
相互理解を深めることで信頼関係が築かれ、部下が自身の本音を話しやすい環境を作れるようになります。また、マネジメント上も部下の価値観や強み弱みなどを理解することは有効です。
2.心身の健康
部下の心身の状態を理解し、健康状態を維持・向上させる支援を行うためにも、1on1は重要です。部下の心身の健康は、仕事のパフォーマンスに直結します。
ストレスや過労が蓄積すると仕事の質や効率が低下し、長期的には離職や健康問題に直結してしまいます。
1on1の中で部下の心身の状態を定期的にチェックし、必要に応じて適切な支援やアドバイスを提供すれば、問題を未然に防げるようになるでしょう。
また、心身の健康に対する配慮ができれば、部下からの信頼を得ることにもつながります。心身の健康のなかでは、家族のこともひとつのテーマです。
無遠慮にプライベートに踏み込むことは避ける必要がありますが、育児や介護などはやはり心身に負荷がかかります。そういった事情があれば、知っておいた方がいいでしょう。
3.業務の困りごとや悩み
部下が日々の業務で直面している課題や悩み、不安を共有し、解決策を一緒に考えることも1on1の重要な役割です。
1on1は業務レビューではありませんので、上司が業務進捗などを一方的に質問して、アドバイスや指示するようなことは避けましょう。
一方で、やはり業務上で気になる事やハードル等があれば、部下としてもストレスです。
1on1の中で部下の業務の困りごとや悩みを定期的に聞き出し、一緒に解決策を考えることで部下の業務の効率を向上させ、ストレスを軽減させられます。
4.成長目標
部下の成長目標などを確認したり、引き出したり、支援したりすることも1on1でやるべきことです。
業務目標と成長目標を紐づけることで達成意欲が高まりますし、成長目標の進捗などに対してフィードバックすることで成長実感が得られます。
組織として業務目標の進捗・達成は非常に大切ですが、そこだけにフォーカスすると「組織のための歯車」として扱っているような印象を与えてしまいます。
5.将来のキャリアプラン
部下が持っているキャリアプランの実現を支援するためには、どんなビジョンを持っているのか聞いておきましょう。
部下自身が明確なキャリアプランを持つことで仕事へのモチベーションを高められ、ステップアップを実現しやすくなります。
終身雇用が崩壊して雇用が流動化している中で、いまの若手は退職・転職という選択肢を常に持っていますし、ある種「成長への焦り」的な感覚も持っています。
その中で、自社でのキャリア展望が見えないと、退職のきっかけにもなりかねません。
とはいえ、若いうちは選択肢も多く、同時に経験が浅いことから、1人で現実的なキャリアプランを描くことは難しいでしょう。
質問を通じて部下に考える機会を作ることも大切です。また、自社での選択肢などについても情報提供していくといいでしょう。
1on1の中で部下の将来のキャリアプランについて定期的に話し合い、実現に向けた支援を提供することで、部下のモチベーションと自己成長を促せます。
また、部下が自分のキャリアプランをオープンに話せる環境を作ることは、部下との信頼関係を深めることにもつながるでしょう。
1on1で部下の本音を引き出すために注意すべきポイント3つ
1on1を実施することで、部下の内面を理解でき、関係性を深められたりキャリアプランの支援ができたりします。
一方で、1on1を実施するに際しては注意点を押さえておかないと、却って部下との信頼関係を壊したり、部下が本音を話してくれなかったりする恐れもあります。
1on1を実施する際は、以下の3点に注意しましょう。
- 部下が話しやすい雰囲気を作る
- 部下の話を最後まで聞く
- 上司からも積極的に自己開示をする
1.部下が話しやすい雰囲気を作る
1on1を有意義な時間にする前提条件は、部下の興味関心あるテーマについてしっかりと話を聴くことです。
そのために、まずは「1on1の場は業務レビューや人事評価の場ではない」ことを明確に伝えるようにしましょう。
意見を自由に述べる場であることが伝わっていないと、部下は「評価されてしまうのではないか」と考えて萎縮してしまい、話しづらくなってしまうでしょう。
また、上司が積極的に質問を投げかけて部下の意見を引き出したり、部下への感謝の意を示したりすることも大切です。
上司の気持ちが伝われば、部下は「自分の意見が価値あるもの」と認識するようになり、さらに自由に話せるようになるはずです。
2.部下の話を最後まで聞く
部下が話す際に上司が途中で割り込んだり、自身の意見を押し付けたりすると部下は自分の意見を話せず、また、本音を隠してしまいます。
そのため、上司は部下が話し終わるまでしっかりと傾聴し、部下を理解しようとする姿勢を持つことが重要です。
また、部下が話している間に上司が適切にリアクションを取ることも意識しましょう。
頷く、目を合わせる、感情表現をするなどの非言語的な反応や「なるほど」「それは大変だったね」などの言葉による反応などが挙げられます。
上司がリアクションを取ることで、部下は自分の話を理解してくれていると感じ、より深く本音を話してくれるようになります。
人の話をしっかり聴くことをコミュニケーション技法では「傾聴力」と呼びます。詳しくは以下の記事で解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
3.上司からも積極的に自己開示をする
部下が自分の思っていることを話してもらうためには、上司・マネジメントに対して心を開いている必要があります。
しかし上司・マネジメント自身が心を開いていない状態であれば、部下も心を閉ざしてしまうものです。
部下に「自分も話してみよう」と思わせるためには、上司自らが自己開示することも大切です。自己開示とは自分の経験、感情、考え方などを他人に伝えることです。
上司が自分の弱さや失敗経験を語ることで、部下も自分の本音や悩みを話しやすくなります。
ただし、自己開示することに意識を向けすぎて自分の話ばかりになり、部下の話を聞くことを疎かにしないように注意してください。
また、自慢話のようになったり、プライベートな話題が過度になったりしないようには注意しましょう。
上司の自己開示はあくまで相手の話を引き出す手段のひとつであり、肝心なのは部下の話を聞き、尊重することです。
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1on1を円滑に進めるために押さえるべきポイント
1on1を円滑に進めるために、以下のポイントも意識するといいでしょう。
- アイスブレイクを挟む
- ツールを活用する
- 上司のコミュニケーションスキルを向上させる
ぜひ、できることから取り入れてみてください。
1.アイスブレイクを挟む
1on1で部下の本音を引き出すためには、リラックスして自由に話せる環境が必要です。部下の緊張をほぐす手段のひとつがアイスブレイク。
会話の初めに軽い話題を挟むことで緊張をほぐし、リラックスした雰囲気を作る効果があります。
とくに1on1に慣れないうちは、いきなり本題に入ると、部下はプレッシャーを感じてしまうものです。
アイスブレイクの話題は天気や趣味、最近の出来事など、業務に直接関係ない軽い話題がおすすめです。
アイスブレイクで部下の緊張をほぐせれば、後のアジェンダでも部下が自然体かつ本音で話してくれるようになり、有意義な1on1となりやすいでしょう。
アイスブレイクで何をしたらいいのかわからない人は、以下の記事がおすすめのネタなどを紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
2.ツールを活用する
1on1の理想の形は週1回もしくは月1回など、定期的に行うものです。
しかし、1on1の都度アジェンダを作成してミーティング内容を記録するのは、実際に管理する上司側にとっては大きな負担になります。
1on1の負担を少しでも軽くするためにおすすめなのが、1on1ツールと呼ばれるものです。
1on1に関する作業を効率化できるようにスケジューリングやアジェンダ作成、ミーティングの記録などをサポートしてくれるので、負担の軽減につながります。
ツールによっては、過去のミーティング内容を参照できるようになっており、部下の成長過程や問題の推移を把握しやすくなります。
回数を重ねるほど具体的かつ的確なフィードバックが可能となり、1on1の質の向上も期待できるでしょう。
3.上司のコミュニケーションスキルを向上させる
1on1は上司がよい聴き手、引き出し手となれるかが非常に重要です。聴き手・引き出し手としてのスキルを向上する技法の例が、コーチングや傾聴力などのコミュニケーションスキルです。
有意義な1on1にするためには、部下が日ごろから抱えている本音を引き出す必要があります。そして、いい聴き手・引き出し手がいて初めて、話し手側の本音を引き出せるようになります。
とはいえ、コミュニケーションスキルの身につけ方がわからないと言う経営者やマネジメントの人は多いでしょう。
HRドクターを運営する研修会社ジェイックではデール・カーネギーの有名著書『人を動かす』で提唱される人間関係の原則を身につける研修を提供しています。
部下との接し方に限らず、チームマネジメントに必要なスキルも身につけられますので、管理職の方にはお勧めです。
デール・カーネギー研修については以下のページに詳しく記載しています。参考にしてみてください。
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まとめ
1on1や部下の意見や要望を吸い上げたり、エンゲージメントを高めたり、キャリア自律を促したりするうえで有効な手法のひとつです。
日常の業務内のコミュニケーションでは、業務から離れた話題にはなかなかなりづらいですし、業務のことについても組織課題や慢性的な課題・悩みなどは意外と出てこないものです。
1on1で部下と話すための時間を定期的に設けることで、普段は出てきにくい話を聞くことができます。
業務上の悩みや問題意識の共有だけでなく、仕事に対する価値観や将来のキャリアプランなど、幅広く話を聞くことが大切です。
有意義な1on1にできれば部下のモチベーションアップ、退職防止の効果も期待できます。
また、部下と上司の結びつきも強くなるのでコミュニケーションが円滑になり、生産性の向上にもつながるでしょう。
1on1を有意義な時間にするためには、上司やマネジメントのコミュニケーション能力が求められます。
HRドクターを運営する研修会社ジェイックが提供している「【人を動かす】リーダーシップ&コミュニケーション研修」では、組織マネジメントをするうえで必要なコミュニケーションスキルを体系立てて学べる場となっています。
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