少子化に伴う人材不足や働き方改革といった社会の変化に対応するために、企業はこれまで以上に高い生産性が求められるようになっています。多様な従業員がそれぞれの能力を発揮して、高い成果を上げるチームを作るためには、チームマネジメントを強化する必要があります。
本記事では、チームマネジメントのために必要な能力や効果を上げるポイントのほか、リーダーがやってはいけないNG行為やリモートワーク時代のチームマネジメントを紹介します。
＜目次＞
- チームマネジメントとは
- チームマネジメントの向上が必要とされる背景
- チームリーダーが抱える問題
- チームマネジメントに必要な能力
- チームマネジメントを効果的にする５つのポイント
- チームマネジメントにおけるNG行為
- リモートワーク時代のチームマネジメントを成功させる秘訣
- チームマネジメントが学べる研修例
- まとめ
チームマネジメントとは
チームマネジメントは、チームの目標を達成するために、リーダーがチームのメンバーの能力やモチベーションを引き出すことで、チームのパフォーマンスを向上させる手法です。
リーダーは、組織の計画を踏まえて、メンバーとのコミュニケーションを経て適切な目標を設定します。そして、目標を達成するためにチームを牽引します。業務に滞りが発生した場合は、課題を見つけ出し、メンバーとともに解決してタスクを推進します。
チームとして機能するようにメンバーをまとめて目標達成に導いていくことが、チームマネジメントを担うリーダーの重要な役割です。
チームマネジメントの向上が必要とされる背景
ここでは、なぜチームマネジメントの向上が必要とされるのか、背景を確認しておきます。
1．組織の最小単位である「チーム」の目標達成
組織においては、組織全体の目標を達成するために、部署等の単位で役割と目標が割り振られていきます。そして、部署内の中で、さらに役割と目標を割り振っていく中で、最小単位となる組織が「チーム」です。
従って、チームリーダーがきちんとマネジメントして、最小単位であるチームの目標を達成させていくことが、部門の目標達成、そして、組織全体の目標達成へとつながっていきます。
2．働き方改革
社会の変化の中で働き方改革が提唱され、多くの企業において、より生産性の高い働き方が求められるようになりました。
しかし生産性の向上という課題は、個々の従業員任せではなかなか進みません。組織の最小単位であるチームで業務プロセスや役割を見直し、課題を洗い出していくことで業務を効率的に進められるようになります。
3．人材の多様化
働き方改革とともに人材の多様化も、近年の企業に求められることです。多様な考え方の人材が働く現場では、一律のマネジメントではうまく回りません。
それぞれの能力や意向を把握し、適切な目標設定をしてモチベーションを向上していくためには、まずはリーダーとメンバーで顔が見える距離であるチームでの細やかなマネジメントが最適な手法となります。
チームリーダーが抱える問題
組織における最小単位であるチームの責任を担うチームリーダーには、様々な役目が求められ、負担もかかります。マネジメントの具体論に入る前に、チームリーダーが抱えている問題とは、どういったものがあるかを確認しておきましょう。
1．会社から求められるゴールとメンバーの能力等のバランス
前述の通り、組織内の各チームには、組織全体の目標を分担する形でチームの目標が与えられてきます。チームリーダーの短期的なゴールは、チームの目標達成です。そのためにメンバーと目標を共有しながらモチベーションを高め、能力を発揮するようにチームを運営することが求められます。
チームに与えられる目標はメンバーの現状能力から考えると高めに設定されることも多く、実現が難しい目標であることも少なくありません。チームメンバーの能力とかけ離れた目標は、モチベーションにも影響してきますので、チームリーダーの調整も必要になります。
2．リーダーの業務負担
チームリーダーの多くはプレイングマネージャーとして、現場の業務を行ないつつマネジメントをしています。
チームリーダーは、限られた時間の中で、個人の目標とチームの目標の両方を追いかけていくため、両立させるのは簡単ではありません。自分でなくてもいい仕事はメンバーに分担させる、チーム内で無駄な仕事がないかを見直すなど、うまく仕事の割り振りや廃棄をする必要があります。
3．コミュニケーションの確保
マネジメントの土台となるのはコミュニケーションです。チームリーダーは、現場の仕事をしつつチームメンバーのケアをしていく立場であることから、常に忙しく、コミュニケーションをとるための時間の確保が難しくなります。
定期的なミーティングの機会を設けて、話をする時間を作ることや、隙間時間に雑談をするなどして、コミュニケーションの時間をやりくりする必要があります。
4．年上部下への対応
モチベーションが高く仕事の能力に秀でていると、若くしてチームリーダーのポジションに就くことになります。すると、メンバーが自分よりも年上ということになり、マネジメントに悩むケースも少なくありません。
チームマネジメントに必要な能力
本章ではチームメンバーの意欲を高め能力を発揮させながらチームをまとめるために、チームリーダーにはどのような能力が必要なのかを具体的に見ていきます。
1．信頼構築力
メンバーとの間に信頼関係ができていることが、チームの基盤となることは言うまでもありません。信頼関係が構築できていないリーダーが、アドバイスしたり指示したりしても効果性は薄くなるでしょう。
信頼は簡単に構築できるものではありません。自身の人格をしっかりと磨き、メンバーから認められる言動を積み重ね、信頼関係を作り上げることが求められます。
2．コミュニケーション力
メンバーの能力や意向、現在の仕事の状況を把握すると同時に、リーダー自身の性格や考え方を理解してもらうために、コミュニケーション力は非常に重要です。
リーダーのコミュニケーションは、“強く指示する”というイメージがあるかも知れませんが、ゴールを示してステップを明確に指示するという「伝達」のコミュニケーションと併せて、相手の言葉や意見を引き出し丁寧に聞き取っていく「傾聴」のコミュニケーション、両方のスキルが大切です。
3．目標設定力
メンバーそれぞれの力量を把握して、達成できるレベルで、また、メンバーの成長を促進させるために適切な目標を設定することもチームリーダーに必要とされる力です。
簡単過ぎず、難し過ぎない、適度な目標を設定すると同時に、達成までの施策やスケジュールを一緒になって考えることで信頼関係の構築とメンバーの成長、両方を実現していきます。
4．計画＆実行力
メンバーが現状抱えている業務と、これから発生が見込まれる業務を把握し、納期までの計画と役割を設定します。計画に抜け漏れがないかをチェックするのも、リーダーの大切な役割です。
リーダーには、作成された計画が確実に実行されるよう、チームを牽引していくことが求められます。ただし、マイクロマネジメントになってしまうとメンバーのモチベーションは下がってしまいます。「任せながらも必要な箇所には介入する」という匙加減が大切です。
進捗が遅れているところがあれば問題を探り出し、解決のためにメンバーと協力して進めていきます。また成果物のクオリティに問題がないか、段階ごとにチェックしていくことも必要です。
チームマネジメントを効果的にする５つのポイント
チームマネジメントは、リーダーがただ頑張ればうまくいくというものではありません。ここではチームマネジメントの効果を上げる5つのポイントを紹介します。
1．信頼関係
繰り返しになりますが、チームで仕事していくためには、信頼関係が基本となります。メンバー同士はお互いを尊重し、問題があれば助け合えるチームであれば成果が出やすくなります。リーダーとメンバーの間でも、信頼関係が構築されていていることで、はじめて効果的なチームマネジメントが実現できます。
2．共通目標
チームメンバーが協力関係のもとに成果をあげていくために大切なのは、メンバー全員が腹落ちして納得しているチームの共通目標があることです。
一方で、ビジネスにおける目標は、会社や部門などの大目標をブレイクダウンしていき、チームや個人に目標が与えられるケースが多く、メンバーの納得感という点で課題が生じがちです。納得感がない目標は“やらされる仕事”になり、モチベーションも上がりにくく、主体性も発揮されづらくなります。
チームメンバーとしっかり協議して、目標の理解を得ることが必要です。メンバーからの意見も取り入れることで、チーム全体で達成を目指していけるようになります。
3．心理的安全性
チーム内の発言が安心してできるようになっている状態、つまり心理的安全性が確保できているチームでなければ、メンバーからの良いアイデアが出てくることはありません。
心理的安全性とは単に「仲が良い」ということではなく、共通目標の達成に向けて、メンバーを信頼して率直なコミュニケーションができている状態です。
たとえば、チームの施策や誰かの意見に対して異論やリスクを唱えるときに、「こいつは私の意見を否定するのか」「ネガティブなことを言うやつだな…」と思われるかもしれない…といった不安がなく率直に意見を言える関係であることが大切です。
また、任された仕事に関する遅れや懸念や、無知をさらけ出すような質問や突拍子もないアイデアを言っても、「あいつは無能だな」と見下されたりする不安なくコメントや質問できるかといった視点も大切です。
4．先行管理・プロセス管理
目標を示して「頑張れ！」と発破をかけて、結果だけを見て「できたか、できてないか」だけを評価するものであれば、チームリーダーは必要ありません。ゴールを達成するために必要なプロセスを抜け漏れなく洗い出して、プロセスを日々の行動やタスクに落とし込み、進捗を管理することが大切です。
プロセスが正しく行なわれているか、プロセス自体に間違いがないかをチェックしながら推進していけば、自ずとゴールに近づいていきます。また、しっかりと余裕をもってプロセスを進行していけば、メンバーに仕事を任せたり、チャレンジングな試みをしたり、壁にぶつかったときにリカバリーしたりすることもスムーズに進むでしょう。
5．環境作り
メンバーにとって働きやすい環境や雰囲気を作っていくこともチームマネジメントの大切なポイントです。どういった環境が働きやすいのかを常に考えておく必要があります。前述した心理的安全性も大切な要因ですし、コミュニケーションインフラや働き方、ツールなども重要です。
働きやすい環境とは、自分の好きなように働ける職場ということではありません。仕事で成果を出すためにそれを妨げる要素が少ないということです。成果を出すために不要な要素はできる限り排除し、仕事に集中できるように環境を整えていきましょう。
チームマネジメントにおけるNG行為
チームマネジメントをしていくうえで、やってはいけないNG行為もあります。ここでは代表的な5つを紹介します。
1．マイクロマネジメント
メンバーの仕事を逐一チェックし、事細かく口出しすることはやめたほうがいいでしょう。マイクロマネジメントをしていると、リーダーとしてしっかり仕事している気になりますが、メンバーにとっては、“やらされている”“監視されている”感覚になり精神的な負担が増え、モチベーションは下がります。
また、細かく一つひとつ指示している状態になると、メンバーは「言われたことだけやればいい」という姿勢になりやすく、仕事の意味を考えたり、やり方を自分で工夫したりするようなメンバーの成長機会を損ないます。
マイクロマネジメントに陥ってしまう背景には、メンバーを信用できないリーダーの不安があります。もし自分がマイクロマネジメントをしているのではないかと感じていればメンバーと話し合う機会を設け、今一度仕事の管理の手法を考えてみましょう。
2．自分でやり過ぎる
リーダーになる人は、総じて優秀で仕事も早いでしょう。結果として、メンバーにやってもらうべきことでも「自分がやったほうが早い」と、つい自分でやりたくなります。一見仕事を頑張っているように見えますが、リーダーはマネジメントの時間が削られることになり、メンバーも業務に取り組むことで得られる成長の機会を失うことになります。
メンバーができることはメンバーに任せましょう。メンバーの成長のためにも、多少時間がかかっても見守ることが大切です。
3．過度な成果主義
チームに目標達成のミッションが課せられていることから、責任を負っているリーダーはどうしても結果ばかりを向けてしまいがちです。しかし、結果だけでメンバーを評価し、「とにかく結果を出せ」ということに終始するようではマネジメントとはいえないでしょう。
もちろん結果は大切であり、リーダーの責任です。しかし、チームマネジメントにおけるリーダーの役割は、結果につながるプロセスを考え、チームを牽引することです。
4．極端な統制によるマネジメント
チーム内に緊張感を持たせるために、ある程度の統制は必要です。しかし、上下関係などで強制的に動かすマネジメントが強くなりすぎると、メンバーには大きな精神的負担が生まれます。
恐怖感を与えることで人を動かし成果を上げることはできますが、そうしたやり方は長続きしません。最近ではコンプライアンスも厳しくなってきていますので、パワハラとして訴えられる可能性もあります。
メンバー自身が考え、自分の意志で行動するチーム、つまり自走できるチームを作ることを目指していきましょう。
5．弱腰のマネジメント
マネジメントの立場にある人間は、厳しい判断をしなければならないときがあります。チームの雰囲気が緩んで、やるべきことができていなかったり、つまらないミスが重なったりするときには規律を保つために、強く言わなければならないこともあります。
チームとしての責任を果たすために、時には嫌われることもしなければならないのがリーダーの役目です。そこから逃げていてはリーダーとしての責任を果たしているとはいえないでしょう。
リモートワーク時代のチームマネジメントを成功させる秘訣
新型コロナウィルスの感染拡大を機に、多くの会社でリモートワークが導入されました。顔を合わせる機会が減ったことで、チームマネジメントのやり方も変革を迫られています。ここでは、リモートワーク時代のチームマネジメントをどのように進めていくべきかを考えます。
リモートワークの現状と課題
政府が進める働き方改革の一環でもあり、新型コロナウィルス対策として進められた結果、リモートワークを導入する組織は一気に増えました。今後、対面への揺り戻しや対面とリモートワークのハイブリッドワークの普及もありながら、リモートワークは定着すると思われます。
リモートワークでは働き方の幅が広がり、場所を選ばず仕事ができる、介護や育児で出社できない方にも就業のチャンスが広がる、といったメリットがある反面、これまでのやり方ではチームマネジメントが難しくなってきています。
コミュニケーション不足と解決法
従来であれば、皆が同じオフィスに出社し、近いところで仕事をしていたため、コミュニケーションを取ることに不便を感じることはありませんでした。しかし、リモートワークで業務を行なうようになると、コミュニケーションの機会が急に少なく、業務連絡はメールやチャットなどのテキストでのやり取りが中心となります。
チームを運営するためには、コミュニケーションが欠かせません。コミュニケーション不足を補うために、フィードバックの機会を増やす、リモート会議で雑談の時間を設ける、あえて電話で話す機会を作るなど意識的にコミュニケーションの時間を増やすような工夫が必要です。
リモートワークにおいても、タスクの進捗などの必要なコミュニケーションは自然と発生します。信頼関係を生み出したり、イノベーションを生み出したりするような雑談や偶発的なコミュニケーションが意識すべきポイントです。
業務の可視化
メンバーと離れていることで、業務の進捗が見えにくくなりますので、担当業務の進捗状況が一覧できるシートなどのツールも活用するといいでしょう。ツールは導入しただけでは意味がありません。しっかりと活用するようにルール化していくことも大切になります。
リモートワーク時代の評価方法
リモートワークで業務を行なうようになったなかで、「評価が難しくなった」というリーダーも増えました。従来と比べて進捗やプロセスが見えにくく、また、コミュニケーションの機会が減少したことで、メンバーの状況が理解しにくくなりました。
今後もリモートワークが定着していくであろうことを踏まえると、リモートワーク時代に対応した評価制度を作っていく必要があります。同時に、評価者はこれまで以上に意識的にメンバーと接触する機会を設けて相互の状況を理解するようと努めていくことが重要になります。
チームマネジメントが学べる研修例
対面環境では、先輩リーダーのチームマネジメントのやり方を見て学ぶことが当たり前にできていました。しかし、リモートワークが進んだなかでは、若いリーダーが社内で学ぶ機会が少なくなっています。
チームリーダーの成長とパフォーマンスは組織の生産性を左右しますので、しっかりと育成することが大切です。本章では、リーダーが身に付けるべきことが学べる研修を紹介します。
SMBCコンサルティング
様々なビジネスパーソン向けの研修プランがあるSMBCコンサルティングでは、チームリーダーとなる中堅社員向けの研修プランがいくつも用意されています。
その一つが「チームを動かすリーダーシップとマネジメント」というテーマの研修です。リーダーシップやマネジメントの基本、コミュニケーションの実践的なポイントなどを学ぶことができます。
リクルートマネジメントソリューションズ
研修大手であるリクルートマネジメントソリューションズでは、企業の中核を担う新しいリーダーが、身に付けておくべきマネジメントの原理原則や活用できる思考法などを盛り込んだ研修が用意されています。
複雑化するマネジメント環境や多様化するメンバーに対応できるように進化した中堅大手企業のチームリーダー向けプログラムとなっています。
JAICリーダーカレッジ
HRドクターを運営する研修会社ジェイックが運営するJAICリーダーカレッジは、中堅・中小企業のリーダー向けに展開している研修プログラムで、参加者の行動変容を確実に実現していく内容です。
数人のマネジメントをするチームリーダーを育成するための継続学習プログラムで、プログラムの最初と最後で、360度評価を実施します。また、研修は一方的なインプットではなく、1ヶ月に1回の研修で学んだことを職場で実践し、次のクラスで実践結果と学びを発表するという仕掛けになっています。
講師からのサポートやクラスメイトと切磋琢磨する機会を通じて、研修終了後には、想定以上の成果を実感することができる内容です。
まとめ
組織における最小単位であるチームにおける目標達成やメンバー育成は組織全体のパフォーマンスを左右するものです。チームをけん引するチームリーダーは管理職としてはまだ若手であり、チームマネジメントに際して様々な壁や課題にぶつかることもあります。
必要な能力を整理して、しっかりとポイントを押さえたマネジメントをしていけるように研修等も通じて、効果的なチームマネジメントが出来るリーダーを育成していきましょう。
