時間管理のコツとは？仕事の生産性を高める時間管理の実践方法を解説

まずビジネスにおける時間管理とはどのようなものなのか、また必要性を確認します。

時間管理とは

時間管理は「タイムマネジメント」とも呼ばれ、成果創出に向けて自分の時間をきちんと計画・活用することをいいます。時間管理は効率的に成果を出すうえで欠かせないスキルであり、あらゆる業界・職種で求められます。したがって、「時間管理ができる人材＝活躍できる人材」といっても過言ではありません。

時間管理には大きく3つの要素があり、「スケジュール」「タスク」「時間リソース」の管理がとても重要です。

時間管理とスケジュール管理の違い

スケジュール管理は、会議や人との約束といったアポイントメントを管理することを指します。人との約束だけを管理するスケジュール管理に対して、時間管理は時間の使い方すべてを管理することです。つまり、「自分の時間をどう使うか？」であり、アポイントメントの少ないビジネスパーソンにとっても必要な概念となります。

時間管理はスケジュール管理と混同してとらえられることも多いですが、実際にはまったくの別物です。アポイントメントだけを管理していても時間管理にはなりませんので、両者の違いをしっかりと理解したうえで正しい時間管理スキルを身に付けることが大切です。

なぜ時間管理が必要とされているのか？

ビジネスにおいては、限られた時間でいかに仕事を進めていくかが重要となります。とりわけ働き方改革の流れもあるなかで、労働時間の生産性を高めることはどの企業にとっても非常に重要なポイントといえるでしょう。

また、仕事は一人で完結するものではなく、さまざまな人と連携して進行するものです。関わる人たちと歩調を合わせてプロジェクトをスムーズに進捗するためにも、自分自身の時間管理、そしてプロジェクトメンバーの時間管理が必要となります。

特にホワイトカラーは、複数の仕事を並行して進めていく状態を求められがちですが、時間管理ができれば、複数の仕事を円滑に進めることが可能です。仕事の生産性や効率は進め方次第で大きく変わってきますので、どの企業においても時間管理のスキルを持った人材は重宝されるでしょう。

仕事における時間管理の手順は、以下の3ステップです。

順番通りに実践すれば時間を効率的に管理できるようになるので、ぜひ参考にしてみてください。

1.自分が抱えているタスクをリストアップする

時間管理で最も大切なのは、「何を、いつまでにやらなければならないか」を明確にすることです。まずは自分が持っているタスクをすべて洗い出す必要があります。

特に長期的なプロジェクトや複数の仕事を並行している場合、あらかじめタスクを可視化しておかないと時間管理が難しくなるため、丁寧に洗い出すことが大切です。すべてのタスクが抜け漏れなくリストアップされている状態が時間管理を実行するための基本です。

なお、会議やクライアントとのアポイントメントなどの「日時が決まっているタスク（スケジュール）」はカレンダーで管理しますので、タスクのリストアップに含める必要はありません。ただし、カレンダーを確認して、各予定の前後で「会議やアポイントの準備」などのタスクが生じないかは考えておきましょう。

また、洗い出したそれぞれのタスクに対して、過去の経験や実績をもとに完了までにかかる時間を想定します。初めて実施する作業や正確な時間想定が難しいものは大体の感覚で見積もりましょう。

2.リストアップしたタスクの優先順位を決定する

タスクの納期や完了までにかかる時間を考慮しながら、それぞれのタスクに優先順位をつけていきます。

優先順位をつけないと緊急なもの、得意なもの、目についたものといったタスクを優先してしまい、プロジェクト全体の進みが遅くなったり、納期に間に合わなくなったりする可能性が高まります。適切な時間管理をするためにも優先順位は大切です。

優先順位を考えるうえでは、タスクを「緊急性が高い・低い」と「重要性が高い・低い」という2軸に区分けして、4象限のマトリクス（時間管理のマトリクス）で考えることがおススメです。各タスクをマトリクスに分類しておくと優先順位に迷いにくく、正しい優先順位を決めることができます。

3.いつ実施するかを決めて、スケジュールに記載する

優先順位が決まったら、各タスクの実施順序とタイミングをスケジュールに当てはめていきます。納期があるタスクに関しては、余裕を持って締め切り日を納期よりも早めに設定することが大切です。

計画はスケジュール通りに進まないことも多いので、全体的に余裕を持たせておくのがポイントとなります。また、何かあったときもすぐに対処・フォローができるよう、タスク一覧をチームで共有しておくことも重要です。

時間管理の方法を知ることで、各タスクの納期や自分の時間をしっかりとコントロールできるようになり、急なタスクにも柔軟に対応することができます。

時間管理にはいくつかのポイントがあり、ポイントを押さえて実践することでより高い効果を得ることができます。ここでは、時間管理をうまく実践する3つのポイントをご紹介します。

スケジュールやタスクは一元管理する

タスクごとに管理しているツールや方法が異なると、予定やタスクの抜け漏れが生じる可能性があります。また、情報が必要な際に何を見れば良いかわからなくなり、適切な時間管理が行なえません。

したがって、タスクやメモは必ず1つのツールにまとめて管理するようにしましょう。使用するツールは何でも良いですが、紙であれば1つに集約されていること、電子であればスマートフォンやパソコンなどの端末をまたいで同期して管理できることが重要です。

一元管理するうえではタスク管理ツールなどを使うのもよいでしょう。タスク管理ツールはタスクの一元管理ができるだけでなく、進捗管理やチーム内での共有など、利便性も優れているのが大きなメリットです。

余裕を持ったスケジュールを設定する

計画はスケジュール通りに進まないことが大半です。途中で思いがけない仕事が入ってくることもありますし、タスク実施に予想していたよりも時間がかかることも少なくありません。

したがって、計画の段階で無理のないスケジュール設定をしておくことが、時間管理をうまく行なううえでの重要なポイントとなります。スケジュールに余裕を持たせておけば、急な依頼や要望が入った場合でも柔軟に対応することが可能です。

なお、スケジュールの余裕は適当に設けるのではなく、「急ぎの飛び込み仕事が入るか」「予想からどれぐらいの超過が生じるか」「うまくいかなかった場合はどのくらいでリカバリーできるのか」などをしっかりと考えます。万が一のときを考慮したうえでスケジュールを設定し、見合ったバッファを取っておきましょう。

タスクを見える化する

時間管理を成功させるには、自分が持っているタスクはすべて見える化しておくことがポイントです。すべてのタスクを見える化することでタスクの総量が明確になるほか、周囲からの新たな依頼を受け入れられるか否かの判断、納期調整などもしやすくなります。

また、タスクを洗い出す際は最低でも「タスク名」「納期」「優先順位」の3点を明確にし、あとから見たときにタスクの内容を思い出せるようにしておくことが大切です。タスク管理ツールを使用する場合は、作業内容や予定工数、作業開始日、目的などもメモしておくと作業がよりスムーズになります。

タスクを見える化し一元管理する習慣をつければ、必要なタスクの抜け漏れが減るだけでなく、「タスク量が見えない」というストレスを大幅に軽減することも可能です。

時間管理は自分の時間をきちんと計画・活用することを意味します。似たような言葉で「スケジュール管理」がありますが、時間管理がすべての時間の使い方を管理するのに対し、スケジュール管理はアポイントメントだけの管理です。

時間管理ができれば、限られた時間を有効に使って効率的に仕事を進められます。したがって、時間管理はあらゆる職種・企業で求められるスキルです。

時間管理では最初にすべてのタスクを洗い出し、各タスクの優先順位を決めたうえで余裕を持たせたスケジューリングを行ないます。計画はスケジュール通りに進まないケースも多いため、すべてのタスクを一元管理するとともに、万が一のときも柔軟に対応できるよう、メンバー全員に共有しておくことが重要です。

今回ご紹介した時間管理の実践方法やコツを参考に、仕事の効率化や生産性アップにつなげてください。