内定者へのフォローメールは何を書けばいい？パターン別の例文やNG例を紹介

内定者にメールやメッセージを送る場合、まず、メールなどの意味や重要性を押さえておきましょう。

新卒入社の場合は辞退防止に定期接触が重要

新卒の場合、内定通知／内定承諾～入社までの長い期間のなかで、冒頭で触れた内定ブルーが起こりやすい傾向があります。

標準的なスケジュールで4年生の6月に内定を出して承諾してもらったとして、内定通知～入社までに10ヵ月近くの期間があります。さらに早期採用の場合、内定通知～入社までに1年以上あることも珍しくはありません。

したがって、内定者に入社してもらうには、内定の承諾後も定期的なメールやイベント開催などで高い接触頻度を保ち、内定ブルーに陥らせない工夫が大切です。

中途入社の人にもメッセージの送信が有効

中途採用の場合、内定通知～入社までの期間は、短ければ1ヵ月程度、現職の人でも2～3ヵ月程度と短く、社会人の経験もあるため、新卒ほどの内定ブルーは生じにくいですし、承諾後の辞退も少ないでしょう。ただし、近年では、中途も売り手市場になっています。

そのため、高い経験やスキルを持つ引く手あまたの人材なら、たとえば、内定の承諾後でも、競合からスカウトメッセージが届いたりして気持ちが揺らぐこともあるでしょう。

高い意欲で入社してもらうためにも、入社までに期間が空くようであれば個別にメッセージを送ったり、ケアしたりすることが有効です。

前の章までで紹介したとおり、内定者へのフォローメールやメッセージは、内定者を入社につなげるうえでも非常に大切です。では、メールやメッセージは、どのようなシーンで送れば良いのでしょうか。

本章では、内定者へのフォローメールの作成に適した5つの場面と例文を紹介します。

なお、以下ではメール文としての形式で紹介していますが、違う媒体、また、場合によっては、メッセージカードや手紙などを使うことも有効です。

その1：内定承諾後

最も重要な場面です。個別メッセージにすることが大切になります。何を評価して内定を出したか、どう活躍して欲しいかも記載しましょう。

その2：内定式前

内定式スケジュールなどの事務的な連絡になりがちですが、「ぜひとも参加したい！」「早く同期に会いたい！」などのポジティブな気持ちにさせる内容を入れることがポイントです。

その3：内定者研修前

今回は内定者研修が内定式よりあとに実施される想定でのメールです。まず、内定式の参加のお礼をし、続いて内定者研修のスケジュールや詳細を記載しましょう。研修の場面でのメールでも、「早く参加してみたい！」や、疑問や不安の解消につながる内容を入れることが大切です。

その4：入社前

まず、いままでの内定者イベントに参加してくれたことへの感謝をします。感謝したうえで、入社式の案内を記載しましょう。

その5：その他

ある程度のカジュアルな文面で、社内状況を定期的に発信することも有効です。

「社内状況を送ってもしょうがない…」と思うかもしれませんが、接触頻度が落ちて記憶が薄れていけば、気持ちや意欲も冷めていくのが人間の常です。社内状況を送ることで接触頻度を維持することが大切です。

内定者へのフォローメールを志望度アップにつなげるには、以下4つのポイントを大切にする必要があります。

個別の「あなた」に向けたメッセージの追加

各内定者の志望度を上げるには、内定式・内定者研修・入社式などのお知らせを一斉送信するのではなく、それぞれの「あなた（内定者）」に向けた以下のような文面を追加することが大切です。

すべてのメッセージを個別にする必要はありませんが、内定時の連絡などと同じように、個別の「あなた」に向けたメッセージを何度か送ることが有効です。

今後の見通しを早めに示す

内定承諾したものの、いまから入社までの間に何があるのかわからない状況は、内定者を不安にさせてしまいます。そのため、内定通知の段階で具体的な日時が決まっていなくても、以下のように現時点でわかることを示す姿勢が必要です。

不安を解消するアドバイスを含める

内定者には、「研修に付いていけるだろうか？」「同期と仲良くなれるだろうか？」などの不安が生じがちです。こうした不安から内定者ブルーに陥らせないためにも、メール内で以下のようなフォローやアドバイスをすることも大切になります。

内定者の質問に答える

内定者からの質問に曖昧な答えをしたり、返信が遅かったりすると、返事の様子から「いまの企業は大丈夫だろうか？」などの不信感が生じやすくなります。そのため、内定者からの質問が来たら、現時点でわかることを迅速かつ明確に伝えることが大切です。

未決定事項の場合、「経営層に確認をして、来週月曜までにこちらからご連絡します」などの回答にするのも一つとなります。

スキルアップを後押しする

高い入社意欲を維持するには、築けるキャリアや自社で働くポジティブなイメージを抱いてもらうことが大切です。

業種や職種によってできることは変わってきますが、たとえば、IT企業に入社後、プログラマー⇒システムエンジニア⇒プロジェクトマネージャーとキャリアアップしていきたい人材には、入社前のE－learningで基本スキルを学んでもらう、入社までに資格取得を促すなども一つでしょう。

内定者に負荷をかけすぎることがないように注意する必要がありますが、ある程度のスキルアップ環境を提供することは「入社に向けて準備できている（不安の軽減）」「企業が気にかけてくれている（感謝や意欲の向上）」を実現できます。

内定者へのフォローメールは、内定者の志望度を高め入社につなげるものです。しかし、書き方や人事担当者の姿勢によっては、内定者を不快にさせてしまったり、内定辞退の原因になったりすることがあります。本章では、内定者へのフォローメールの注意点を整理しておきます。

ビジネスマナーの基本を押さえる

内定者が学生であっても、ビジネスマナーの基本を押さえたメールを作成しましょう。もちろんビジネスマナーの基本は押さえたうえで、選考時の関係性や雰囲気に応じて多少カジュアルにするのはOKです。

適切なタイミングと頻度で送信する

株式会社ディスコの調査結果では、内定後の接触頻度で最も多いのは、37.9％の「1ヵ月に1回程度（毎月）」でした。なお、内定者側の視点で見ると、毎月フォローを受けたグループは、毎月のフォローを受けていないグループと比べて、不安に感じる割合が少ないこともわかっています。

出典：調査データで見る「内定者フォロー」－2021年卒調査－（株式会社ディスコ）

したがって、内定承諾のお礼のほかに、内定式・内定者研修・入社式などの案内を行ない、案内しても月1回に満たない場合は、自社の近況などをカジュアルに伝えるとよいでしょう。カジュアルな連絡であれば、2週間に1回ぐらい送っても良いかもしれません。

内定者からのメールは迅速に返信する

繰り返しになりますが、「放置されている」と感じると誰もが不安になるものです。そのため、内定者からの出欠連絡や質問には、迅速に返信するようにします。
質問内容の確認や調査に時間がかかる場合、「来週中には確認してご連絡します」といった取り急ぎの返信だけでもすることが大切です。

ハラスメントにならないように注意する

内定者メールは、内定辞退や入社後の早期離職を防ぐためのものです。そのため、以下のように内定者の不安や違和感を増大させる威圧的なメールはNGになります。

近年では、新卒の通年採用が普及するなかで、内定辞退が生じやすくなっています。こうしたなかで内定者の辞退を防ぐには、内定者メールを通じて定期接触を図ることが大切です。また、最近では、中途も売り手市場になっていることから、中途人材にも内定後のメッセージ送信が有効になってきます。

内定者メールを送る場面は、大きく分けると以下の5つです。

内定者に喜ばれるメールにするには、記事内で紹介したテンプレートも参考に、以下4つのポイントなども押さえていくとよいでしょう。