「Pマト」
お世話になっております。
HRドクターを運営する株式会社ジェイックにて
取締役 兼 教育事業部長を務めます
東宮美樹と申します。
皆様は普段、時間管理はどのように
行っていらっしゃいますか？
・タスクを付箋に書いて管理している
・googleカレンダーでスケジューリングしている
・手帳でいつでも見れるように管理している
などなど、皆様それぞれの方法で
時間管理をしていらっしゃるかと思います。
人事としての業務は特に
社内外問わず調整作業が
多く細かく、多岐に渡るかと思います。
会社によっては
「何かあったらとりあえず人事に聞いてみる」
と、様々な方から質問や確認が来ることも
あるかもしれません。
社員一人一人から見れば
ほんの少しの時間かもしれませんが
それが人事目線になると膨大な量になります。
そうこうしているうちに
自分の仕事は進まず、気づいたらもう17時、、、
なんてこともあるのではないでしょうか。
それでは、そのタスクを分担するために
すぐに人事の数を増やせるかというと
そう簡単にもいきません。
どうしたらこのタスクの山から
解放されるのでしょうか。
どうしたらあなたの時間を
確保できるでしょうか。
私達が提供する「7つの習慣(R)」では、まず始めに
「Priority Matrix（優先度 マトリックス）」
というものを使って、タスクの優先度を判断します。
この「Priority Matrix」は
弊社ではよく、この頭文字を取って
「Pマト」と呼んだりするのですが
簡単にまとめると
タスクの優先順位を判断するための
マトリックスです。
このマトリックスでは、全てのタスクを
「重要」と「緊急」の2軸で構成されており
重要かつ緊急なタスクを「第1領域」
重要だが緊急ではないタスクを「第2領域」
重要ではないが緊急なタスクを「第3領域」
重要でも緊急でもないタスクを「第4領域」
という4つの領域に分類します。
例えば、、、
「お客様からのクレーム対応」は
対応しなければ、より大きなクレームに
発展してしまうため「重要」かつ
今すぐ対応しなければ
これもまたより大きなクレームに
発展してしまうため「緊急」なので
第一領域に分類されます。
一方、「仕事に役立つ知識習得」は
やっておくと仕事で成果を出すことに
良い効果を発揮するので「重要」ですが
今すぐやらなくても大きな悪影響は出ないので
「緊急」ではない、と分類され
第二領域に分類されます。
このように普段のタスクを分けていくと
第一領域
・クレーム対応
・顧客訪問
・学生面談
…etc
第二領域
・知識、スキル習得
・来年の採用戦略策定
・協力してくれる社員とのコミュニケーション
…etc
第三領域
・営業電話の対応
・他の人でも代替可能な相談
・目的のない会議
…etc
第四領域
・暇つぶし
・長時間の休憩、食事
・仕事に関係のない活動
…etc
というように分けることができます。
ご覧いただければお判りの通り
第三領域は時間が奪われる
領域ではあるのですが
重要ではない活動がここに当てはまります。
また、第4領域は言うまでもなく
意味のない活動がここに当てはまります。
そのため、第三領域と第四領域は
本来であれば避けたい活動になります
もしご自身の業務を振り返った際
この領域に当てはまる活動があれば
無くせないか、減らせないかと
考えてみてください。
そして何より、この「Pマト」で
行うべきアクションは
「第二領域の活動を増やす」
ということです。
第二領域の活動は
準備の活動とも呼んだりします。
準備や備えに時間をかけ
緊急な事態にならないように
事前に対処しておく。
それが上手く出来れば
仕事に追われることなく
心に余裕を持って働くことが
出来るのです。
もしよろしければ一度
ご自身のタスクがそれぞれ
どの領域に分類されるのか
分けてみても良いかもしれません。
今週はここまでとさせていただきます。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
来週もよろしくお願いいたします。
