面接の案内メールに記載すべき7つの項目
面接の案内メールを作るときには、求職者がメールを読むだけで当日に向けた準備ができる情報を記載する必要があります。本章では、一般的な面接の案内メールに記載すべき7つの項目と各ポイントを解説しましょう。
面接日時および所要時間
面接の日時は、最も大事な項目です。ほかの予定との調整や新幹線の予約などがしやすいように、所要時間も記載しておきましょう。
・（※会場には15分前にお越しください。所要時間は約〇分を予定しております。）
こちらから日程を提示したり、求職者から候補日程をもらってから少し時間がたってしまったりしている場合は、以下のように都合が合わない場合のことも記載しておくとよいでしょう。
面接の方法（対面 or Web面接）
対面とWeb面接のどちらで行なうのかを記載します。また、どうしても都合がつかない方のために「オンライン面接も可能です。遠慮なくお申し付けください」と記載するのも配慮の一つです。
ただし、Web面接だけではお互いに伝わらない・見極められないこともあるため、一次面接・二次面接・最終面接のどこかで対面を入れるのが一般的です。
面接会場の場所、アクセス方法、受付方法
細かく丁寧に記載することで、候補者の不安や当日の問い合わせも減らせます。面接会場へのアクセス方法は、使いまわせる情報です。そのため、少し手間をかけて丁寧な文面をつくっておくと後々便利です。
- 【面接の場合】
- ・面接会場：株式会社〇〇 東京本社4階 第3会議室
- ・住所：140－〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇〇
- ・地図：（Googleマップなどへのリンク）
- ・アクセス：JR〇〇駅より徒歩〇分、〇〇交通〇〇バス停より徒歩〇分
- ・受付：本社4Fにて、面接開始15分前より受け付けております。4Fに到着されましたら、エレベーター前の電話を使い、内線〇番・人事部〇〇までご連絡ください。
- 【Web面接の場合】
- ・Web面接は、Zoomで行ないます。
- ・当日は、面接時間の5分前になりましたら、下記URLよりご参加ください。
- ・URL：https://zoom.us/◯◯◯
- ・「待機室」でお待ちいただき、面接官の準備が整い次第、入室いただきます（前のスケジュールの都合で面接官の入室・Web会議室のオープンが時間ギリギリになることもありますのでご了承ください）
持参すべきもの
当日に持参してほしいものがあれば記載しましょう。
当日の服装
近年では、私服参加OKの企業も増えています。ただし、「服装自由」だと、求職者が迷ってしまう側面もあります。私服かスーツかなどを明記してあげると親切でしょう。
- ・私服でお越しください（当社の場合、ジャケット・パンツ程度のビジネスカジュアルで勤務の社員が多くなっています）。
- ・スーツでお越しください。
担当者名と緊急連絡先
面接当日は、電車やバスの遅延や急な体調不良、Web面接であれば機材や回線の不具合などのトラブルが生じることがあります。
万が一に備えて、緊急連絡先を記載しておくとよいでしょう。緊急時は電話での問い合わせとなるため、担当者名には、フルネームで“ふりがな”も付けておくと親切です。
・TEL：090－1234－〇〇〇〇
返信の必要性
たとえば、企業側から複数の候補日程を送付して選んでもらう場合、件名にも要返信の旨と期日を記載しておくとよいでしょう。
また、事前に候補者から日程をもらって確定メールを送る場合など、人事担当者は、求職者が面接日程を確認したか把握しておきたいものです。確認の問題を解消するには、以下のような文章を記載し、すべての求職者から返信をもらうようにするのがおすすめです。
・上記日程でご都合がつかない場合は、再度調整いたします。
・お手数ですが、〇月〇日までにご返信ください。
