コピペしお䜿える䞍採甚通知メヌルの䟋文3パタヌン䜜成時に意識したいポむントも解説

コピペしお䜿える䞍採甚通知メヌルの䟋文3パタヌン䜜成時に意識したいポむントも解説

䞍採甚メヌルは、「䞍合栌自瀟では採甚できないこず」を䌝える内容であり、求職者にネガティブな印象を䞎えがちです。

 

䞀方で、“人材を口説く”スカりトメヌルなどず比べお、倚くの䌁業で䞍採甚メヌルの曞き方はあたり重芖されおいない傟向がありたす。

 

近幎では、むンタヌネットが普及したこずで、求職者の心を傷぀けるような䞍採甚メヌルや䞍採甚通知のやり方は、SNSなどで拡散されお自瀟のむメヌゞを萜ずす可胜性もありたす。
たた、自瀟が䞍採甚通知を出した求職者が、将来の顧客になったり、取匕先、パヌトナヌになったりするこずもあり埗たす。

 

そのため、䞍採甚通知や䞍採甚メヌルも、盞手の心を傷぀けず奜印象で終われるようにする、そしお、ファンにする機䌚ず捉えるこずが倧切です。

 

蚘事では、䞍採甚メヌルの基本構成ず䞍採甚メヌルの䟋文3パタヌンを玹介したす。
埌半では、䞍採甚メヌルのメッセヌゞに䞀工倫が必芁な理由や䞍採甚メヌルの䜜成時に意識したいポむント、䞍採甚メヌルで奜印象を生み出すポむントなども玹介しおいたすので、参考にしおください。

目次

䞍採甚メヌルの基本構成

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䞍採甚通知メヌルは、以䞋の構成が基本ずなり、遞考ステップやそれぞれの求職者に合った圢に少しカスタマむズするずよいでしょう。

  • 件名
  • 宛名
  • 応募のお瀌
  • 䞍採甚の事実通知必ずしも具䜓的な理由を曞く必芁はありたせん
  • 盞手の心理的負担を和らげるクッション埌述するような絶察基準ではなく比范や盞性、今埌の可胜性ぞの蚀及
  • 結びの挚拶

真䌌しお䜿える䞍採甚メヌルの䟋文3パタヌン

䞍採甚通知のメヌルを䜜り慣れおいない堎合、どのような文面が適圓かわからないこずもあるでしょう。

 

本章では、初めおの人でも真䌌できる䞍採甚通知メヌルの䟋文ず、実際に䜜成するずきのポむントを解説したす。

 

曞類遞考の䞍採甚メヌルテンプレヌトず泚意点

 


件名【曞類遞考の結果に関するご連絡】株匏䌚瀟◯◯◯
 
△△△様
株匏䌚瀟◯◯◯の採甚担圓××ず申したす。
 
この床は、求人サむト●●より、匊瀟の新卒採甚遞考にご応募いただき、ありがずうございたした。
 
今回、非垞に倚くの方から応募をいただいたこずもあり、△△△様にお送りいただいた曞類をもずに瀟内で厳正なる遞考した結果、誠に残念ではございたすが、ご期埅に添えない結果ずなりたした。
 
倧倉申し蚳ございたせん。
䜕卒ご了承いただけたすよう、お願いいたしたす。
 
数ある䌁業のなかから匊瀟にご応募いただいたこずに、埡瀌を申し䞊げたす。
末筆になりたすが、△△△様のこれからのご掻躍をお祈りしおおりたす。
 
株匏䌚瀟◯◯◯
採甚担圓××


 
【ポむント】
本メヌルは、甚件のみを手短に蚘茉したシンプルなものです。テンプレヌトのたたでは、特にプラスの印象がありたせん。そのため、以䞋のような䞀蚀を添える䜙裕があれば、ベストになりたす。

  • △△△様のこういう経隓は玠晎らしいのですが、採甚ニヌズず䞀臎しない郚分があり  
  • 今回は応募者が倚く、その䞭でより採甚芁件にフィットしたご経隓の方に  

なお、すべおのパタヌンにいえるこずですが、求職者には、就掻関連の案内やメッセヌゞがたくさん届いおいたす。

 

そのため、ほかのメヌルに埋もれるこずなく開封しおもらうには、ひず目芋ただけで採甚詊隓の結果だずわかるこずが倧切です。

 

最近では、応募曞類も電子ベヌスでの提出になっおいるため、曞類の返送などが生じるこずは少なくなっおいたす。

 

しかし、曞類の返送や廃棄等が生じる堎合は、䞍採甚メヌル内に「お預かりした履歎曞などの遞考曞類に぀きたしおは、履歎曞に蚘茉されおおりたすご䜏所に郵送させおいただきたす。」などず蚘茉したしょう。

 

近幎では、個人情報ぞの意識が高たり、少し敏感になっおいる求職者の方もいたす。個人情報の扱いなどに関しお瀟内で決たっおいるこずがあれば、蚘茉しおおくずよいでしょう。

 

䞀次面接の䞍採甚メヌルテンプレヌトず泚意点

 


件名【䞀次遞考の結果に関するご連絡】株匏䌚瀟◯◯◯
 
△△△様
株匏䌚瀟◯◯◯の採甚担圓××ず申したす。
 
この床は、匊瀟の新卒採甚遞考にご応募いただき、ありがずうございたした。
 
たた、先日はお忙しいなか、匊瀟の採甚面接にお越しいただいたこず、重ねお埡瀌申し䞊げたす。
 
さお、遞考の結果ですが、応募曞類や面接を螏たえお瀟内で厳正に怜蚎をしたずころ、誠に残念ではございたすが、今回は、採甚を芋送らせおいただくこずになりたした。
 
ご期埅に添えず申し蚳ございたせんが、䜕卒ご了承お願いしたす。
 
今回、匊瀟内での採甚枠や䟡倀芳やキャリアパスなどずのフィットを螏たえお芋送らせおいただくこずになりたしたが、△△△様の話をお聞きしお、倧孊時代のボランティア掻動で培った傟聎力や䟡倀芳は、この業界で仕事をされるうえで必ず圹立぀ものだず感じたす。
 
数ある䌁業のなかから匊瀟にご応募いただいたこずに埡瀌を申し䞊げるずずもに、△△△様のこれからのご掻躍をお祈りしおおりたす。
 
株匏䌚瀟◯◯◯
採甚担圓××


 
【ポむント】
䞊蚘の䞍採甚通知メヌルでは、䞀次遞考の面接で聞いた「倧孊時代のボランティア掻動」の゚ピ゜ヌドず、掻動から感じたスキルなどを盛り蟌むこずで、無機質な印象を解消できおいたす。

 

ただし、䞀次遞考では、゚ピ゜ヌドたで掘り䞋げたコミュニケヌションをずらないケヌスが倚いでしょう。
 

たた、䞀次遞考の堎合、䞍採甚メヌルの䜜成件数も倚くなるため、䞭堅以䞊の䌁業ではここたで倚くの手間はかけられないかもしれたせん。
ただ、奜印象をもっおもらいたいようであれば、こうしたひず蚀が倧切になりたす。

 

なお、曞類遞考や面接の遞考結果に関しおは、なるべく早く通知するこずが倧切です。

 

たた、「通過者の方には埌日通知したす」ずいった圢になるず、求職者はい぀たでも䞍安な気持ちで埅぀こずになりたす。䞍合栌の堎合にも、合栌時ず同様に早く通知するこずが倧切です。

 
䌁業偎からするず、埌々の遞考蟞退や内定蟞退が発生する可胜性を螏たえお、合吊のボヌダヌラむン䞊にいる人を䞀皮“キヌプ”しおおきたいずいった思惑が働くこずもあるかもしれたせん。
しかし、近幎は、䞀昔前ず違っお、SNS䞊などで「○○瀟の面接、い぀受けお、い぀結果がきた」なども共有されおいる時代です。䞍誠実な察応は、印象を悪くしたす。泚意したしょう。

 

最終面接の䞍採甚メヌルテンプレヌトず泚意点

 


件名【最終面接の結果に関するご連絡】株匏䌚瀟◯◯◯
 
△△△様
株匏䌚瀟◯◯◯の採甚担圓××ず申したす。
 
この床は、匊瀟の新卒採甚遞考にご応募いただき、ありがずうございたした。
 
匊瀟の遞考のために、適性怜査や面接などで床々お時間を割いおいただき、重ねお埡瀌申し䞊げたす。
 
△△△様ずの面接でのお話などを螏たえ、瀟内で慎重に怜蚎をしたしたずころ、誠に恐れ入りたすが、今回は、ご垌望に添いかねる結果ずなりたした。
 
䜕床もご足劎いただいたにも関わらず、倧倉申し蚳ございたせん。
 
なお、今回は、垌望される事業所ぞの配属が難しいずいう理由で採甚芋送りずなりたしたが、△△△様の高霢化瀟䌚ぞの問題意識や介護の仕事ぞの情熱は、今埌のキャリアを必ず埌抌しするものになるず思いたす。
 
たた、△△△様ずの時間は、同じ介護職ずしお働く我々にも、倧きな刺激ずなりたした。ありがずうございたす。
 
数ある䌁業のなかから匊瀟にご応募いただいたこずに、埡瀌を申し䞊げたす。
末筆になりたすが、△△△様のこれからのご掻躍をお祈りしおおりたす。
 
株匏䌚瀟◯◯◯
採甚担圓××


 
【ポむント】
最終遞考の堎合、構造化面接などで盞手の経隓や内面などの掘り䞋げを行なっおいたす。そのため、䞀次遞考よりも䞀段深い感想や評䟡を䌝えるのがおすすめです。

 

ただし、求職者の奜印象ポむントをあたりにたくさん䞊べすぎるず、䞍採甚の刀断に矛盟が生じやすくなりたす。䞁寧さは残し぀぀簡朔にたずめるこずがおすすめです。

次ぞ぀なげるためにメッセヌゞに䞀工倫を

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採甚基準から芋おNGずいうわけではないものの、他ずの比范で惜しくも䞍採甚ずなった求職者は、他職皮での採甚や業務委蚗など、他の圢で将来、瞁があるかもしれたせん。

 

たた、前述のずおり、将来の顧客になる、たた、パヌトナヌや取匕先ずしおご瞁がある可胜性も十二分にあるでしょう。

 

䞭途採甚やその他の採甚、他職皮での採甚可胜性などがある堎合は、䞍採甚メヌルに他の可胜性を䞁寧に远蚘するこずで、今埌の採甚に぀なげられたす。

  • 今回は、営業職のほうで䞍採甚ずなりたしたが、もしよろしければ、◯◯様の経隓・スキルを掻かせるコヌルセンタヌ郚門に応募いただけたすず幞いです。
  • 匊瀟では、業務委蚗デザむナヌの募集を通幎で行なっおおりたす。もしよろしければ  。
  • ◯◯地域のIoT化を䞀緒に盛り䞊げおいきたしょう。 など

䞍採甚メヌルの䜜成時に意識したいポむント

冒頭で玹介したずおり、䞍採甚通知メヌルは、䞍採甚を告げるずいう内容ですので、求職者にネガティブな印象を䞎えがちなものです。

 

しかし、応募者は将来の顧客や取匕先、パヌトナヌになる可胜性も十分ありたす。以䞋のポむントを抌さえお、悪印象を䞎えずに通知するこずが倧切です。

 

結果がわかり次第すぐに䜜っお送る

採甚掻動は、スピヌドが呜です。たずえば、さんざん結果を埅たされた挙句に䞍採甚では、求職者からの印象は悪くなりたす。

 

自瀟の印象を良くするためには、採甚・䞍採甚どちらのメヌルであっおも、求職者が埅っおいるこずを想像しお、早く送信するこずが倧切です。

 

䌁業むメヌゞを損なう蚀葉遞びに泚意する

䞍採甚通知メヌルを䜜成するずきには、無機質・冷たい・傲慢ずいったむメヌゞに぀ながる文章にならないように泚意する必芁がありたす。

 

面接の䞍採甚メヌルの堎合、本人から聞いた゚ピ゜ヌドや、゚ピ゜ヌドぞの感想などを盛り蟌むこずで、無機質な印象は解消できたす。

 

しかし、先述のずおり、䞀次遞考であたりに送信するメヌル本数が倚くそれぞれの感想を盛り蟌む䜙裕がない堎合は、クッション蚀葉をうたく掻甚するのもおすすめです。

 

クッション蚀葉ずは、盞手ぞの䟝頌・反論・指摘・謝眪・意芋などのケヌスで䜿われる、以䞋のような前眮きの蚀葉になりたす。

  • 恐瞮ですが
  • よろしければ
  • 重ね重ね申し蚳ございたせんが
  • 差し支えなければ
  • あいにくですが
  • 心苊しいのですが など

たずえば、「◯◯さんは䞍採甚の結果になりたした」ずぶっきらがうに芁件だけを䌝えるよりも、以䞋のようにクッション蚀葉を盛り蟌んだほうが、無機質で冷たい印象を解消しやすくなりたす。

  • あいにくですが、今回は䞍採甚の結果に  
  • 倧倉心苊しいのですが、今回は䞍採甚の結果に  
  • 誠に申し䞊げにくいのですが、今回は䞍採甚の結果に  

人事担圓者の堎合、䞍採甚通知のほかに、内定通知やスカりトメッセヌゞずいったさたざたなメヌルを曞く機䌚があるはずです。

 

メッセヌゞのなかで、傲慢や無機質な印象を䞎えないためには、日頃から䞊蚘のようなクッション蚀葉のバリ゚ヌションを増やしおおくのもおすすめずなりたす。

 

盞手の心理的負担に配慮する

䞍採甚メヌルは「採甚できない」ずいう事実を䌝えるこずが目的ずなるため、求職者にマむナスの心理的負担を䞎えるものです。

 

求職者の心理的負担を最小限にするには、絶察的な胜力などではなく、他者ずの比范や今回の採甚で求める玠逊、瀟内で描けるキャリアパスや䟡倀芳ずのマッチングずいう旚を蚘茉するのがおすすめずなりたす。

 

メヌルの誀送信などのミスは培底しお防止する

以䞋のようなメヌル送信に関するミスも、SNS䞊での投皿・拡散から、自瀟のむメヌゞダりンに぀ながるものです。

  • 過去に゚ントリヌした求職者党員に誀送信をしおしたう
  • 䞍採甚メヌルの内容ず宛先がミスマッチしおしたう

䞊蚘のようなこずは圓たり前だず思われるかもしれたせんが、有名䌁業で䞊蚘のようなミスが生じおニュヌスで隒がれたこずもありたす。

 

䞍採甚メヌルを䜜成・送信するずきには、求職者に倱瀌にならないように、宛先・メヌル内容の確認をするこずがもちろん倧切です。

 

たた、各求職者の遞考がどこたで進み、どのような連絡メヌルを送信枈みかの管理や送信フロヌを確立するこずも、ミスを防ぐためには必芁なものずなりたす。

䞍採甚メヌルで奜印象を生み出すポむント

䞍採甚メヌルで奜印象を生み出すには、䞊蚘たでの工倫をしたうえで、盞手の長所や匷み、評䟡点を確認しおあげるこずも倧切です。

 

たた、新卒や若手の堎合には、改善できるポむントのフィヌドバックやアドバむスなどを蚘茉しおもよいでしょう。

 

䞊蚘の文章を曞けば、圓然のこずながら、手間はかかりたす。
しかし、䞍採甚メヌルのフィヌドバックが今埌の就職掻動やキャリアに圹立おば、ネガティブな印象になりがちな䞍採甚メヌルを逆に歊噚にするこずもできるでしょう。

たずめ

採甚掻動で接点を持った人は、将来の顧客や取匕先、パヌトナヌなどになる可胜性が、十分にあり埗たす。

 

そのため、䌁業には、䞍採甚メヌルを通しお、自瀟のむメヌゞを萜ずさないこずが求められたす。

 

たた、近幎では、人材の流動化によっお、新卒で入瀟した䌁業で䞀生を終えるのではなく、キャリアの途䞭で䜕床か転職をするケヌスも圓たり前になっおいたす。

 

たずえば、新卒の最終遞考で䞍採甚にした人材が、䞭途採甚などで瞁が぀ながるケヌスも十分あり埗たす。

 

こうした人材ず再び぀ながるためにも、䞍採甚メヌルは、盞手の心理を傷぀けないような䞁寧な文面で䜜成し、悪印象を䞎えないように泚意したしょう。

著者情報

叀庄 拓

株匏䌚瀟ゞェむック取締圹

叀庄 拓

WEB業界・経営コンサルティング業界の採甚支揎からキャリアを開始。その埌、マヌケティング、自瀟採甚、経営䌁画、瀟員研修の商品䌁画、採甚埌のオンボヌディング支揎、倧孊キャリアセンタヌずの連携、リヌダヌ研修事業、新卒採甚事業など、耇数のサヌビスや事業の立䞊げを担圓し、珟圚に至る。専門は新卒および䞭途採甚、マヌケティング、孊習理論

著曞、登壇セミナヌ

・Inside Sales Conference「オンラむン時代に売䞊を䌞ばす。新芏開拓を加速する䜓制づくり」など

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