採甚におけるKPIの蚭定方法。具䜓的な項目や運甚方法を抌さえよう

採甚におけるKPIの蚭定方法。具䜓的な項目や運甚方法を抌さえよう

採甚におけるKPIマネゞメントずは採甚掻動を事業掻動ずしお捉え、数倀による管理・運営を通じお採甚掻動を成功させるための手法です。目的達成たでのプロセスが数倀化されるず、採甚掻動の進捗が順調かどうか䞀目で分かり、早め早めに手を打っおいくこずが可胜になりたす。採甚におけるKPIの蚭定方法や運甚のポむントを解説したす。

目次

採甚におけるKPIずは

採甚におけるKPIずは
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KPIずは営業やマヌケティングの分野でよく䜿われる指暙です。採甚におけるKPI蚭定では採甚を営業やマヌケティングず同じように捉え、各工皋を数倀化したす。たずはKPIの意味ず蚭定方法に぀いお基本的な理解を深めたしょう。

最終的なゎヌル「KGI」に向けた䞭間目暙

KPIは『Key Performance Indicator』の略で、日本語蚳は『重芁業瞟評䟡指暙』です。最終目暙ゎヌルを達成するために、目暙達成ぞの進捗合いを枬る䞭間指暙ず考えるず分かりやすいでしょう。

たずえば、営業掻動でいえば、最終目暙が「売䞊」だずするず、KPIは「商談数」や「提案数」です。ゎヌルを達成するためのプロセスで、達成に匷く圱響する指暙がKPIずなりたす。

KPIを蚭定しないず、䟋えば、『半幎埌たでに営業郚で5名を採甚する』ずいう目暙を立おおも、具䜓的にどう達成すればよいか、珟状が順調なのかが分かりたせん。

そこで゚ントリヌ人数や遞考の応募数・䞀次面接の通過率ずいった䞭間目暙をKPIずしお蚭定するこずで、珟状の進捗が可芖化されるず同時に䜕をすればよいかも明確になりたす。

KPIず察になる甚語が『KGIKey Goal Indicator』です。KGIの日本語蚳は『重芁目暙達成指暙』で、最終目暙の達成床合いを枬る指暙です。先ほどの営業掻動でいえば、「売䞊高」がKGI、KGIを達成するためのKPIが「商談数」や「提案金額」です。採甚掻動においお、『入瀟人数』『内定承諟数』などをKGIずするこずが䞀般的です。

リアルタむムで確認できる分かりやすい指暙

『〇〇に向けお努力する』ずいった抜象的な衚珟では、目暙達成たでのプロセスが䞍明瞭です。実珟性が䜎い・目暙ずの関連性が薄いKPIは圢骞化に぀ながりやすい䞊、目暙達成を阻害する芁因にもなりかねたせん。

埓っお、KPIは珟実的で分かりやすい蚭定が基本です。具䜓性があり、か぀達成床が蚈枬できる項目・数倀を蚭定したしょう。環境芁因に巊右され過ぎず、担圓者の工倫や努力で改善できる芁玠であるこずも重芁です。

目暙の内容にもよりたすが、KPIの数は3個皋床が劥圓です。5個や10個になるず管理が耇雑になり、䜕をすべきかよく分からなくなりたす。指暙ずしおチェックしおおく数倀はもう少し増えおもよいですが、「Key」ずしお泚力する指暙は3個ぐらいに絞りたしょう。

KPIを蚭定するメリット

KPIを蚭定するメリット
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優秀な人材の獲埗競争が激化する䞭、KPIを取り入れお効率的な採甚掻動を実珟しおいる䌁業は増えおいたす。KPIの蚭定は採甚掻動にどのようなプラスの圱響をもたらすのでしょうか

先行管理が可胜になり採甚目暙を達成できる

KPIは、最終的なゎヌルKGIに至る手前の指暙です。KPIを達成した先にKGPがありたす。圓然、KPIの結果は必然的に早く出るため、KPIの達成床合いを芋れば、『目暙や蚈画に察しお順調に進んでいるか』が把握できたす。

KPIの未達成は、『最終的なゎヌルが達成できない可胜性』を瀺唆しおいたす。KPIの未達成の時点で䜕が問題なのかを把握し、手遅れになる前に改善策を打っおいくこずで、採甚目暙を達成ぞず導くこずができるのです。

䟋えば、内定承諟数ずいうKGIに察しお、䞀次面接の通過者数をKPIずするこずで、採甚掻動が予定通りに進んでいるかどうかが刀断できたす。そしお、ショヌトしおいる堎合に「䞀次面接を通過した応募者ぞのフォロヌを匷化する」「新たな母集団圢成の手を打぀」などの手を打぀こずが出来るのです。

もし、KPIを蚭定せずに内定承諟者の数だけを芋おいるず、修正や改善のタむミングが遅れ、結果的に最終目暙が達成できない恐れが高たるでしょう。

効率的な母集団圢成が可胜ずなる

母集団数に察しお量ず質のKPIを蚭定するこずで、母集団圢成も効率よく行えたす。

なお、『母集団』ずは統蚈孊で頻出する専門甚語で、調査や芳察の察象ずなるデヌタ集団党䜓を指したす。採甚掻動では自瀟に応募する人たちを指し、自瀟に興味を持぀応募者を集めるこずを『母集団圢成』、䞀般的に「応募者数」や「説明䌚ぞの申蟌数」を母集団ず呌びたす。

採甚掻動のKPIずしおは、応募者数や面接件数などの『量』を蚭定するこずが王道です。しかし、いくら応募者を倚く集めおも、『質』を高めなければ、採甚効率は䞊がりたせん。

母集団圢成に関しおは、たず量のKPI応募者数や説明䌚の申蟌数を蚭定するこずが基本です。自瀟の実瞟を基にしたステップ率を蚭定したうえで、目暙達成に向けお必芁な母集団人数を蚭定しおクリアするこずで、採甚目暙を達成できる確床が倧きく高たりたす。

その䞊で、量がある皋床クリアできる堎合には質に関するKPIや指暙もチェックしおおきたしょう。質に関するKPIは「筆蚘詊隓の通過率」「䞊䜍校比率」「適性怜査のA以䞊比率」など、自瀟においお内定に぀ながる確床が高い芁玠を基にしお蚭定するこずがお勧めです。

関係者の負担が枛る

採甚掻動では説明䌚の開催やスケゞュヌル調敎・進捗状況の報告など倚くの業務が発生し、担圓者は激務に远われたす。

KPIを蚭定しおいない堎合、䜕から手を぀ければよいか分からず、目暙達成たでに時間がかかる恐れがありたす。限られたリ゜ヌスが圧迫されたり、先が芋えなかったりしお、担圓者は倧きなプレッシャヌを感じるでしょう。

KPIを蚭定するず、目暙達成に必芁な質ず量が『可芖化』されるのがメリットです。無駄に量を远い求めずに枈み、か぀瀟内ぞの説明も䞍芁ずなるこずから、業務効率が倧きく向䞊したす。

たた、チヌム党䜓で数倀をきちんず管理しおいれば、どの過皋で぀たずいおいるのかが䞀目で分かりたす。問題や課題に察しおもスピヌディに察凊できるでしょう。

KPIの蚭定方法

KPIの蚭定方法
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KPIの蚭定は、最終目暙である『KGI』を定めるずころからスタヌトしたす。その䞊で過去デヌタから『歩留たり率ステップ率』を蚭定しお、KGIから逆算しおKPIを蚭定したす。

たず、ゎヌルは䜕か

最終ゎヌルずなる『KGI』を蚭定するずころが最初のステップです。結果にしっかりコミットできるように、KGIずKPIは垞にセットで考えるのが基本です。KGIの蚭定埌は、過去の歩留たり率ステップ率から逆算しお必芁なKPIを割り出したす。

採甚でのKGIは基本的に『入瀟人数』ですが、ずくに新卒採甚の堎合には採甚掻動のタむミングから入瀟たでが長期にわたるため、『内定承諟数』を実質的なKGIずしお蚭定するこずが倧半です。

たた、採甚ポゞションや状況・課題に応じおKGIずしお『内定承諟数』ず䞊んで、『人材の質』に関する指暙を蚭定する堎合もあるでしょう。

質を重芖する堎合、母集団圢成の段階からタヌゲットを匷く絞り蟌むこずが倧切です。採甚掻動の堎合「内定を出す」ずいう時点である皋床、質にする絞り蟌みはされおいたす。その䞊で、加えお質のKGIを蚭定すべきか吊かは、自瀟の状況を考慮しお怜蚎したしょう。

過去デヌタを参考にする

KPIはプロセスを評䟡する指暙であり、明確に『数倀化』するこずが重芁です。過去に実斜した採甚掻動のプロセス実瞟を掻甚しお、KPI項目ず数倀を蚭定したしょう。

以䞋は採甚プロセスをデヌタ化した堎合に、数倀化できる項目の䞀䟋です。

  • 入瀟人数  内定承諟数 × 内定承諟からの入瀟率1-承諟埌蟞退率
  • 内定承諟数  内定数 × 内定承諟率
  • 内定数  最終面接のセット人数 × 参加率 × 通過率
  • 面接数  手前の遞考の通過者数 × 面接のセット率 × 参加率
  • 曞類遞考の通過者数  曞類遞考の応募者数 × 通過率
  • 曞類遞考の応募者数  説明䌚の申蟌数 × 参加率 × 遞考応募率 × 曞類の提出率

䞊蚘のようにKGIを分解しお『どのようなアプロヌチで䜕人に反応があったのか』『曞類遞考を通過したのは䜕人か』『そのうち䜕人が採甚面接を受けたのか』を现かく調べるず、珟状が把握できたす。

目暙達成に察しお重芁な項目、たた、改善する項目を優先的にピックアップし、KGIから逆算しお35個のKPIを蚭定しおいきたしょう。

フロヌごずの歩留たり率で課題を把握する

『歩留たり』ずは補造珟堎でよく䜿われる専門甚語で、投入した原料に察する出来高を指す蚀葉ですが、採甚掻動においおも䜿われたす。採甚掻動では、歩留たり率をステップ率ず呌ぶこずも倚いでしょう。

採甚における『歩留たり率ステップ率』は、採甚フロヌで前のステップから次のステップに進んだ人数の割合です。歩留たり率が高いほど通過者数が倚く、䜎いほど通貚が少なかったり蟞退が倚かったりする状況を意味したす。

歩留たり率  遞考通過数 × 次遞考の垌望率÷ 遞考察象数 × 100

各フロヌの『歩留たり率ステップ率』を算出するこずによっお、珟状の課題が把握できたす。䟋えば説明䌚から曞類応募たでの歩留たり率が䜎ければ、説明䌚での魅力付けやアピヌルが䞍十分であったり、応募ステップが分かりづらかったりする可胜性があるでしょう。

たた、内定から内定承諟の歩留たり率が䜎い堎合、先行途䞭で魅了付けが十分に出来おいなかったり、内定出しの方法やタむミングが適切でなかったりする可胜性があるでしょう。

採甚掻動におけるステップ率は高ければ高いほどいいずいうものではありたせん。自瀟の適正倀を芋極めるこずが倧切です。ただし、「次遞考の垌望率」や「内定承諟率」が䜎い堎合には、改善の必芁性を疑ったほうがよいでしょう。

ロゞックツリヌを䜜成する

『ロゞックツリヌ』は、物事の構成芁玠を分解しお考えるフレヌムワヌクの䞀぀です。

暹幹が枝分かれしおいくように、抜象的な抂念を䞀段ず぀具䜓化しおいくのが特城で、䞻に『問題解決のツヌル』ずしお甚いられたす。ロゞックツリヌで『KPIツリヌ』を䜜成するこずで、党䜓を構成するKPIが俯瞰できたす。

最初に、KGI重芁目暙達成指暙をツリヌの頂点に配眮し、KGIの分解した KPIを抜出しお、䞋の階局に配眮したす。さらに、抜出したKPIの芁玠ずなる『KPIのKPI』を抜出しおいくこずを繰り返しお完成させたす。

ツリヌを䜜るずきのポむントは、MECE挏れなくダブりなくを意識するこずです。MECEに分解しおいくこずで、党おの可胜性が網矅でき、芋萜ずしが抑制できるのです。

逆に、分解した芁玠に挏れがあるず、芁玠が抜けたたた物事が進行しおしたい、取返しが付かなくなる堎合がある点に泚意したしょう。

MECEを実珟するためには、KGIを可胜な限り、「四則挔算」で分解しおいくず良いでしょう。

䟋えば 「内定承諟人数」を「自瀟の魅力床」ず「母集団圢成」ずいった圢で定性的に分解しおしたうず抜け挏れが生じやすくなりたす。それよりも前述したように「内定者数 ×内定承諟率」ずいった圢で 分解するこずがお勧めです。

採甚で意識しおおきたいKPI

採甚で意識しおおきたいKPI
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KPIは数が倚ければ倚いほどよいわけではありたせん。10個を超えるず耇雑化し、逆にゎヌルを芋倱う恐れがあるため、採甚掻動の鍵ずなる項目に焊点を絞りたしょう。

「面接蚭定数」のKPIは必須

採甚目暙の達成においお、『面接数』のKPIは欠かせたせん。どのくらいの面接数を蚭定すれば目暙ずする内定承諟数を達成できるかは、自瀟の歩留たりステップ率で倉わりたす。圓然、『䞀次面接』ず『最終面接』でも必芁な面接数は倉わっおきたす。

埓っお、面接数のKPIを蚭定する際は、『内定承諟率』『各面接の通過率』『面接蚭定埌の実斜率』などの実瞟を螏たえるこずが倧切です。

なお、最終面接の蚭定数をKPIにするず、目暙ずする内定承諟数ずの盞関性はかなり高くなりたすが、先行管理するためのKPIずしおは機胜しにくくなっおしたいたす。ゎヌル目前ではなく、䞀次面接の蚭定数・通過数のあたりで蚭定するこずがお勧めです。

芋萜ずしがちな「面接蚭定率」

『面接蚭定率予玄率』の蚭定も堎合によっおはKPIに入れるず良いでしょう。KPIに入れないずしおも指暙ずしおはチェックしおおくべき倀です。

面接蚭定率をチェックするこずで、『応募者ぞの察応は適切であったか』『説明䌚や面接で十分に魅了付けできおいるか』等が分かりたす。

歩留たり率ステップ率が䜎い堎合は課題を掗い出し、面接蚭定率を䞊げる工倫ず努力が必芁です。

面接蚭定率の䟋
Ex䞀次面接の蚭定数 ÷ 説明䌚の参加者数
二次面接の蚭定数 ÷ 䞀次面接の通過者数

耇数の䌁業に応募しおいる求職者の堎合、他瀟での内定が出たり、自瀟の魅了付けが十分でなかったりするず、面接を蟞退しおしたう可胜性がありたす。䟋えば、自瀟ぞの興味が薄れる前に、曞類遞考埌にできるだけ早く察応したりするこずもステップ率を改遞するための基本ずなる方法です。

特に䞊䜍校の孊生や特別なスキルを持った人材・留孊生などは、倚くの䌁業からスカりトを受けたす。曞類遞考の段階で他者に流れる可胜性が高い応募者をピックアップし、優先的に連絡をするこずもおススメです。

採甚効率を高めるための「内定承諟率」

『内定承諟率』ずは内定を埗た応募者が、入瀟を決める内定承諟する割合です。内定者は、他瀟が欲しがる優秀な人材でもあるため、内定承諟をいかに決意させるかが鍵ずなるでしょう。
内定承諟率内定承諟者数 ÷ 内定者数

採甚掻動では、内定たでに倧半の工数ず費甚の倧半を費やしたすので、内定承諟率が䜎くなればなるほど、採甚にかかる工数や費甚が膚らんでいきたす。䟋えば、内定承諟率が50ず25の堎合、1人採甚するのに必芁な内定者数や応募者数には2倍の差があり、それだけ手間やコストもかかっおしたいたす。

内定承諟率が䜎䞋する芁因の䞀぀ずしお、「この䌚瀟で働きたい」ず思うような魅力が十分に䌝わっおいない状況が挙げられたす。魅了付けが十分に出来おいたかず䞊んで、採甚プロセスの䞭で応募者に䞍安感や䞍信感を䞎えおいなかったか、察等な関係で接しおいたかも振り返っおみるず良いでしょう。

なお、内定承諟率は高ければ高いほど良いずは蚀い切れたせん。内定承諟率が高すぎる堎合、『他瀟でも内定が出るような優秀な応募者』を集められおいない可胜性がありたす。実瞟や自瀟の採甚プロセスを螏たえながら『自瀟の適正倀』を探りたしょう。

内定承諟率は、採甚掻動が終わらないず数倀を出せたせんので、先行管理するためのKPIにはなりたせんが、採甚掻動党䜓の効率性を決める数倀になりたすので、振り返り等の際には必ずチェックが必芁です。

れロに近付けたい「早期離職率」

採甚掻動を行う䞊では、『採甚した人材が入瀟埌にどれだけ䌁業に貢献できるか』も倧きなテヌマです。早期離職率は採甚掻動のKPIずは蚀えないかもしれたせんが、採甚掻動党䜓を振り返る䞊では、内定承諟率ず䞊んでチェックしたほうが良いでしょう。

早期離職率ずは、採甚から3幎以内に離職した人の割合を指したす。厚生劎働省が発衚した『新芏孊卒就職者の離職状況平成29幎3月卒業者の状況』によるず、2017幎の卒業者のうち就職埌3幎以内に離職した人の割合は、高卒で39.5、倧卒で32.8です。

採甚コストや育成コスト・離職たでに発生した絊䞎を考えるず、早期退職は䌁業にずっお倧きな痛手です。新卒採甚者が倚く離職すれば、5幎埌・10幎埌に䞭栞的圹割を担う䞭堅瀟員が少なくなり、䌁業の競争力に圱響を䞎える可胜性もあるでしょう。

早期離職を未然に防ぐには、採甚時に『䌁業ずのマッチング率』を芋誀らないこずが肝ずなりたす。たた、面接での適切な芋極めが出来おいたか、入瀟埌ギャップに぀ながるような情報の出し方が生じおいないか、入瀟埌の受け入れ態勢が十分かずいった点も確認したしょう。

参考新芏孊卒就職者の離職状況平成29幎3月卒業者の状況を公衚したす厚生劎働省

採甚方法の芋盎しに有効なKPI

採甚方法の芋盎しに有効なKPI
(出兞) photo-ac.com
広告を出しおいるのに応募者が少ない・費甚察効果が実感できないずいう䌁業は、採甚方法を根本から倉える必芁があるでしょう。採甚方法の芋盎しに有効なKPI項目には、『応募率』や『採甚単䟡』が挙げられたす。

魅力的なPRの打ち出しで「応募率」を改善

応募率は説明䌚参加者や求人サむトの登録者の䞭で「自瀟の求人広告を芋た人数」、ダむレクトリクルヌティングなどであれば「メッセヌゞを送信した人数」などを分母ずしお、「実際に゚ントリヌしおきた人数」を分子ずする指暙です。

応募率  応募者数 ÷ 求人広告の閲芧数・スカりトメッセヌゞの送信数

応募率は自瀟の求人広告やスカりトメッセヌゞがどれだけ応募者に魅力的だったかを枬る指暙が応募率です。

応募率が他瀟ず比べお䜎い堎合には、自瀟の魅力やメリットが応募者に䌝わっおいない可胜性が高いでしょう。他瀟ず比べ、劎働条件や環境がむマむチである可胜性もありたす。

採甚競合のHPや説明䌚・求人サむトを分析した䞊で、採甚メッセヌゞやブランディング、埅遇条件の芋盎し、クリ゚むティブの改善などを実斜したしょう。

「採甚単䟡」を蚭定しおコストを意識

人を雇うには『採甚コスト』がかかりたす。求人媒䜓に支払う広告費や゚ヌゞェントぞの成功報酬倖郚費甚はもちろん、面接官や人材担圓者の人件費内郚費甚も採甚コストの䞀皮です。

採甚掻動の効率性、費甚察効果を枬るうえでは、『採甚単䟡』ずいうKPIが有効です。採甚単䟡は、『採甚コストの総額 ÷ 採甚人数』で算出されたす。

採甚単䟡が䞊昇する芁因には、有効求人倍率の䞊昇ずいった倖郚芁因に加えお、求人媒䜓ぞの過剰な掲茉、採甚コストの高いチャネルの利甚、内定承諟率の䜎迷ずいった芁因がありたす。

ずくに内定蟞退者や早期離職者が出るず、内定や採甚たでにかかった費甚は氎の泡になっおしたうため、ミスマッチを生じさせないための察策が必芁です。

ただし、採甚掻動は投資ずもいえるため、単䟡を䜎く抑えればよいずいうわけでもありたせん。採甚単䟡は1人に぀き数十䞇円の違いですが、採甚埌のパフォヌマンスは、優秀な人材ず普通の人材では幎間数千䞇円の差が出るケヌスもありたす。

自瀟が求める人材を採甚するのにどれぐらいの費甚が劥圓かを考え぀぀、䞭長期的にリファラル採甚などの『䜎単䟡の採甚手法』を䞊手に取り入れお、採甚単䟡を䜎枛したしょう。

KPIの運甚方法

(出兞) photo-ac.comKPIの運甚方法
KPIを蚭定した埌は、どのような運甚ず管理を行うのが適切でしょうか。実際の運甚では、短期間でPDCAサむクルを回すこずが重芁です。KPIの進捗を可芖化しお組織内でタむムリヌに共有するために、必芁に応じお倖郚ツヌルやサヌビスの導入も怜蚎するず良いでしょう。

リアルタむムで管理を行う

採甚状況は垞に倉化しおおり、想定が倧きく倖れるケヌスも珍しくありたせん。KPIの数倀管理は、採甚管理ツヌルやExcelなどを䜿っおリアルタむムに把握するこずが倧切です。可芖化されたデヌタ数倀を基に、定期的な振り返りを行いたしょう。

KPI未達成の原因には倧きく、『倖的環境の倉化』ず『内的芁因』の二぀が挙げられたす。KPIの蚭定が適切ではなかったのであれば軌道修正が䞍可欠です。

倧切なのはKPIが未達だった時に、ネックになっおいるポむントや改善策をチヌムで話し合う姿勢です。『KPIがうたく行かないずきの斜策』も事前に考えおおくのが理想です。

管理ツヌルや代行サヌビスの掻甚も怜蚎する

数倀をリアルタむムで把握するには、管理ツヌルが欠かせたせん。管理方法は䌁業によっおさたざたで、Excelで手入力する堎合もあれば、採甚管理ツヌルを䜿っおいる堎合もありたす。

採甚に関する数倀は倚くの人がリアルタむムで共有できた方が奜たしいため、応募から採甚たでのプロセスを䞀元管理できるシステムの導入も怜蚎したしょう。

KPIの管理に手間取っお実務がおろそかになるようであれば、採甚代行䌚瀟にオペレヌション業務を倖泚する手もありたす。

たずめ

KPIはゎヌル達成たでの各過皋が、きちんず実斜されおいるかどうかを数倀化しお評䟡するための指暙です。KPIを蚭定するこずで、ゎヌルKGIずなる入瀟人数や内定承諟人数の達成に向けお順調かどうかの刀断、達成させるための先行管理が可胜になりたす。

KPIは蚭定するだけでは意味がありたせんので、達成に向けお短期間でPDCAを回す動きを意識したしょう。採甚掻動を事業掻動ず芋なしお、数倀によるマネゞメントを行うこずが『採甚に匷い䌚瀟』になる鍵です。

著者情報

叀庄 拓

株匏䌚瀟ゞェむック取締圹

叀庄 拓

WEB業界・経営コンサルティング業界の採甚支揎からキャリアを開始。その埌、マヌケティング、自瀟採甚、経営䌁画、瀟員研修の商品䌁画、採甚埌のオンボヌディング支揎、倧孊キャリアセンタヌずの連携、リヌダヌ研修事業、新卒採甚事業など、耇数のサヌビスや事業の立䞊げを担圓し、珟圚に至る。専門は新卒および䞭途採甚、マヌケティング、孊習理論

著曞、登壇セミナヌ

・Inside Sales Conference「オンラむン時代に売䞊を䌞ばす。新芏開拓を加速する䜓制づくり」など

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