在宅勤務の生産性を高くする6つのポイント【人を残すvol.31】

2020/05/15

在宅勤務の生産性を高くする6つのポイント

ジェイックの知見寺(ちけんじ)でございます。

 

非常事態宣言が、39県で解除されました。

また、休業要請の緩和は40道府県にのぼりそうです。

Withコロナに向けて、動き出します。

 

しかしながら、対面型のビジネスをしている企業にとっては

まだまだ、厳しい期間が続くだろうと思われます。

上海の状況をウォッチすると、行動制限が解除されたのちも

飲食店の客入りは以前の60%程度でした。

1ヶ月半経過して、やっともとの水準に戻った感じです。

 

私は、少しでも応援できればと思い、GW期間中

お世話になっている地元の飲食店、あちらこちらに

毎日、テイクアウトに行きました。

 

テイクアウトを行っているお店は多いのですが

大人気のお店とそれなりのお店とに分かれているように感じます。

そのひとつの違いは、facebookを中心としたSNSでの発信力に

あるように思います。

 

あるピザ屋さんは、オーナーひとりで回しているので

これまで、SNSは全く使っていませんでした。

2年前、開店したばかりの頃、お店に伺いして

料理を撮ることについて確認したときも

「個人のSNSはOKなんですが、〇べ〇グさんなどにあげるのは

ご遠慮いただけますか。

一気に人が来ると、ご迷惑をお掛けすることになるので。」

とのことでした。

 

ところが、非常事態宣言が出てからは、facebookに持ち帰りメニューや

料理の写真を毎日アップしています。

ピザ以外の手間のかかる料理は、前日までの予約制にしています。

 

食材のロスも起きないですし、ピックアップ時間をある程度コントロール

できますから、お店の前に密な状態を作ることも避けられます。

 

厳しい状況だからこそ、これまで取り組んだ方が良いと思いつつも

手を付けずにいたことを、進めることができます。

 

弊社では、実際に受講者が集まって行う研修しか提供していませんでしたが

全てオンライン上で完結する研修プログラムを開発しました。

 

これは、この時期だからそこ実現したと思いますし

開発もものすごいスピードで行いました。

 

この記事をご覧の皆さまの会社では、新たに取り組まれたことはございますか?

 

さて、在宅勤務が1ヶ月続き良い面と課題があることがみえてきました。

 

弊社では、原則、在宅勤務とし、役員了承のある場合のみ出社できるように

しています。

 

「在宅でも、会社と変わらずに仕事はできますね。」

 

「通勤がなくなると、体力的に精神的にも楽になります。」

 

「電話の到達率やWeb面談システムを使ったアポ率は、今の方が高いです!」

 

のようなプラスの意見が、社員からあがってきます。

 

一方で、

 

「ずっと在宅だと、モチベーションがもたないです。」

 

「子供がいる状況で、仕事に集中することが難しいです。」

 

「online会議が続くと、へとへとになります。」

 

などや、率直に

 

「会社に行って、仕事したいです!」

 

という社員もいます。

 

そこで、弊社や私が、在宅勤務にて取り組んでいることを

整理して、ご紹介させていただきます。

 

 

1)よい習慣を実践する

できる限り、これまで会社に通勤していた時と同じような

行動パターンを実践したほうが、生産性が高いようです。

 

特に、朝起きる時間が、重要です。

よい習慣のスタート、またセンターピンは、起床時間です。

 

 

2)メリハリ・リズムを作る

在宅勤務をしていると、環境が変わりませんので、ON/OFFの切り替えが

難しいとの声を聴きます。

 

私の場合、これまで通り、起きたら朝いちでシャワーを浴びています。

シャワーは、ONにするスイッチです。

 

あと、社員にアドバイスをしているのは、服を着替えることです。

スーツにまでなる必要はありませんが、パジャマから部屋着には

着替えることを薦めています。

 

音楽が好きな方は、ONにする音楽、OFFにする音楽を決めて

それを毎日聞くことも、効果的だと思います。

 

また、私が在宅勤務になって、新しく行っている習慣が

夕食前に、お風呂に入ることです。

これまでは、自宅に着くのが早くて20時でした。

お腹がペコペコですので、まずは、食事です。

そのあと、お風呂という順番でしたが、今は、夕食の前に

お風呂に入ることで、OFFのスイッチを入れています。

 

あとは、10時と15時に休憩の時間を入れています。

10時の時には、ハーブティーを飲みながら、10:15から10:25の

Eテレ英語講座をみています。
1フレーズを覚えるような番組の作りになっているので

気分転換にもなります。

 

15時からは、コーヒー豆を挽いて、ぺーパードリップで

コーヒーを落とします。

この作業と、コーヒーの香り・味が気分転換になります。

 

他に社員には、ひとつのタスクを行うときに

タイマーで時間を決めて、スタートすることをアドバイスしています。

〇〇分でこの仕事を片付けよう!と決めてスタートする。

終了したら、少し休憩する。

このときに、スマホのタイマー機能ではなく、キッチンタイマーのような

ものを使うことを薦めています。

スマホだと、画面が消えてしますので、残り時間をみようと思うと

スマホを触る必要があります。

また、スマホだと、SNSなどの情報がポップアップされるので

気が散る要因になります。

 

 

3)コミュニケーションの場を設計する

在宅勤務になると、ちょっとした声掛けや、質問したいことがあっても

すぐに聞くことができません。

 

そこで、弊社ではZoomを使って、各チームごとに朝礼と夕礼を行っています。

また、必ず、1日1回は、上司もしくは先輩から声掛けを行います。

これは、電話で行えばOKです。

 

オンライン飲み会も頻繁に開催していますが、孤独感を解消するのに

役立つようです。

 

尚、ZoomなどのTV会議システムは、音声が悪いと

集中できなくなりますので、参加者全員がマイク付きイヤホンか

ヘッドセットを使うことをお薦めします。

 

 

4)集中できる環境を作る

在宅勤務している際は、パソコンに向かっている時間が長くなると思います。

しかし、ワンルームなどに住んでいて、机や椅子をもっていない社員もいます。

 

私も、机を持っていませんでした。

そこで、椅子に座っても、立っても使えるデスクを新たに購入しました。

高さが変えられるデスクです。

1時間くらいのミーティングでしたら、立って参加します。

思ったよりも安くて、1万円台でした。

 

あとは、仕事をしていて、目に入るエリアを片付けることを

アドバイスしています。

気が散る要因になりますので。

例えば、テーブルの上に物を置いておかないとか

洗濯物をハンガーにかけたままにしないなどです。

 

また、お昼休みの時間に、テレビをつけない方がよいと話しています。

普段から、ランチ時に、食堂などでテレビをみる習慣があるのでしたら

良いと思いますが、これまで、みていないのであれば

同じようにみないことを薦めています。

仕事脳に戻るために時間が掛かってしまいます。

 

 

5)体を動かす

在宅勤務をしていると、どうしても運動不足になります。

私は、普通に通勤するだけで、1日1万歩以上歩いていましたが

今は、本当に歩いていません。

 

そこで、私が取り組んでいることは、毎日30分の散歩と

筋肉体操です。

 

筋肉体操とは、NHKで以前やっていた、1回10分の番組です。

その筋肉体操を録画してあったので、再生して、筋トレしています。

結構、きついです。

 

お薦めは、ラジオ体操です。

Youtubeにアップされているラジオ体操であれば、自分の都合の良いときにできます。

 

 

6)学びの時間を作る

通勤時間がなくなりますので、単純に考えるとその時間を使えば

新しい学びをすることができます。

また、同じ業務量を在宅で行うと、会社にいるときよりも

短時間で終わることが多いはずです。

 

そこで、1日1時間を学ぶ時間として、最初から計画しておく。

(会社ごとの考え方によりますが、業務時間内とすることもありだと

個人的には思います。)

 

行動制限が解除されたのちも、在宅勤務が増加する流れは残るだろうと

思われます。

以上、少しでもご参考になれば幸いでございます。

 

 

お薦めのお店は、茅ヶ崎にあるテイクアウトの唐揚げ屋さん「カラット」

唐揚げグランプリ塩だれ部門 5年連続金賞を受賞しています

https://tabelog.com/kanagawa/A1404/A140406/14072407/

著者情報

知見寺 直樹

株式会社ジェイック 取締役

知見寺 直樹

大手コンサルティング会社を経て、2009年ジェイック常務取締役に就任。総経理として上海支店立ち上げも経験し、現在は本社HRおよび事業開発を担当する。

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