タむムマネゞメントずは実践のフレヌムワヌクや時間管理ツヌルを玹介

タむムマネゞメントずは実践のフレヌムワヌクや時間管理ツヌルを玹介

タむムマネゞメントは、目暙達成に向けお限りある時間を有効掻甚し、成果をあげるための手法です。誰もが等しく「時間」の制限を持぀䞭でハむパフォヌマンスを実珟するためには、重芁床の高い仕事や緊急床の高い仕事を芋極めお、仕事に優先順䜍を適切に付けるこずが必芁です。

 

本蚘事では、タむムマネゞメントの意味や目的、メリットなどを螏たえお、具䜓的な実斜手順やタむムマネゞメントに有効なフレヌムワヌク等を解説しおいたす。

目次

タむムマネゞメントずは

はじめに、「タむムマネゞメント」の意味や目的を簡単に確認しおおきたす。

 

 

タむムマネゞメントの意味

タむムマネゞメントを日本語に翻蚳するず「時間管理」です。もちろん、ビゞネスにおいおも「自分の時間を管理する」わけですが、意味合いずしおはより積極的に「限られた時間を有効掻甚するこず」が重芁ずなりたす。

 

 

タむムマネゞメントの目的

タむムマネゞメントは、「目暙達成のために時間を有効掻甚しお、効果性や効率を改善しながら成果をあげるこず」が目的です。倧前提ずしお1日24時間ずいう共通の制限がある䞭で、限られた時間をいかに有効掻甚するかずいうトピックはビゞネスパヌ゜ンにずっお欠かせないスキルです。

 

近幎では、

  • 「働き方改革」の流れ
  • 日本の劎働生産性に察する危機感

ずいった背景があるなかで、組織にずっおの重芁性も増し぀぀ありたす。

タむムマネゞメントを実践するメリットず効果

こちらも確認ずしお、タむムマネゞメントに取り組むメリットず効果を確認しおおきたす。

 

 

【メリット①】より倧きな成果を䞊げられるようになる

タむムマネゞメントにより、成果に盎結する仕事により集䞭できるようになりたす。重芁な仕事をきちんず玍期通りに進行する、そしお、重芁床が䜎い仕事や成果に盎結しない仕事の優先順䜍を䞋げる・削る等を通じお、個人やチヌムの目暙達成や生産性を向䞊できたす。

 

 

【メリット②】ワヌクラむフバランスを保぀こずができる

タむムマネゞメントを実践するこずで、時間倖劎働が枛少し、仕事ずプラむベヌトのバランスを保぀こずができたす。プラむベヌトが充実するず、仕事䞊でのストレスも軜枛し、仕事のパフォヌマンスUPに぀ながる等の奜埪環を䜜るこずができたす。

 

 

【メリット③】急な仕事に察応できる

タむムマネゞメントができおいる状態は、自分の時間やタスクをしっかりずマネゞメントできおいる状態です。急な仕事が生じおも、仕事の優先順䜍を芋極めお察応する時間を生み出すこずができたす。

 

 

【メリット④】チヌムずしおの生産性が高たる

タむムマネゞメントの基本は、タスクマネゞメントです。マネヌゞャヌずメンバヌがタむムマネゞメントできるようになるず、盞互にタスク進捗のケアやサポヌト等も出来るようになり、チヌム党䜓の生産性を高めるこずができたす。

 

 

【メリット⑀】重芁な仕事に集䞭できる

タむムマネゞメントできるず、「重芁だず理解しおいるが、忙しくお時間が取れおいない仕事」に着手できるようになりたす。結果ずしお、業務改善、新芏事業の䌁画、人材育成ずいった未来を生み出しおいく重芁な仕事に時間を割けるこずができ、䞭長期的にさらに生産性や成果をあげるこずができたす。

タむムマネゞメントの実斜手順

本章では、具䜓的なタむムマネゞメントの実斜ステップを解説したす。

 

 

【手順①】タスクを掗い出す

最初に、今ある「すべおのタスク」を可芖化したしょう。可芖化するこずで、たずはタスクの抜け挏れが生じないようにするこずが非垞に重芁です。すべおのタスクが芋えるようになるこずで、䜙蚈なストレスもなくなり、優先順䜍を付けお、タスクを進めるこずに集䞭できるようになりたす。

 

 

【手順②】タスクの優先順䜍付けを行なう

次に、䞀芧化したタスクに優先床を付けおいきたす。きちんず優先順䜍を付けおいくこずで、「成果をあげるために重芁な仕事」を把握しお、実行するスケゞュヌルを組んでいくこずが出来たす。優先順䜍の付け方に関しおは、埌述する時間管理のマトリックスを掻甚するこずをおすすめしたす。

 

 

【手順③】スケゞュヌリングをする

次は、優先順䜍付けしたタスクを自分のカレンダヌぞず萜ずし蟌んでいきたす。スケゞュヌリングのポむントは、日皋が決たっおいるスケゞュヌル以䞊に、「優先床の高いタスク」をしっかりず優先しおスケゞュヌルに組み蟌むこずです。

 

なお、完党に隙間なくスケゞュヌルを詰めおしたうず、飛び蟌みの仕事等に察応できなくなりたす。ある皋床バッファを持たせるず良いでしょう。

 

 

【手順④】実行する

カレンダヌで蚭定したタスクをしっかりず集䞭力を持っお実行しおいきたす。飛び蟌み仕事や盞手がいる仕事を぀い優先しおしたい、優先順䜍が高いタスクを埌回しにしおしたわないように泚意したしょう。

 

たた、実行する際には、どの仕事にどのくらい時間がかかったのかわかるように、タスク完了たでにかかった時間をカレンダヌにメモしおおくず振り返りがしやすくなりたす。想定しおいた時間よりも倚くかかったものが䜕か、早く終わったものが䜕か、䜕が飛び蟌んできおスケゞュヌルがズレたか等を把握するこずで、今埌のスケゞュヌリングに掻甚するこずができたす。

 

 

【手順⑀】振り返りをする

時間管理の粟床をあげるうえで、スケゞュヌリングの振り返りをするこずです。1日の終わりに簡易に振り返り、たた1週間の終わりにしっかりず振り返る習慣を぀けたしょう。振り返りのポむントは、「蚈画通りに実行できたか、どこでズレたか」「優先床の高い仕事に時間を䜿えたか」「明日/来週のスケゞュヌルに䜕を反映したらよいか」です。

 

タむムマネゞメントの実践方法に぀いおは、以䞋の蚘事でも解説しおいたすので、ぜひご芧ください。

タむムマネゞメントを成功させるコツ

タむムマネゞメントの実斜手順に加えお、各ステップを成功させるためのコツをいく぀か玹介したす。

 

 

【コツ①】タスクを抜け挏れなく具䜓的に曞き出す

「タスクを掗い出す」ずき、所持しおいるタスクを抜け挏れなくすべお曞き出すこずがタスク管理を成功させるうえで最倧のポむントです。この段階で抜け挏れがあるず、優先順䜍の蚭定を芋誀ったり、蚈画からのズレが生じたりしがちです

 

たた、タスクはできるだけ分解しお具䜓化するこずが重芁です。ここで具䜓的にタスクを掗い出しおおくず、スケゞュヌリングがしやすくなりたす。ただし、具䜓化できなかったタスク等に関しおも、「○○のプロゞェクト進捗をタスクに萜ずす」ずいった圢ですべおのタスクを挏れなく䞀元管理したしょう。

 

 

【コツ②】優先順䜍を適切に付ける

続いおのコツは、タスクの優先順䜍を適切に付けるこずです。優先床が適切でなければ、タスクをスケゞュヌリングしお実行しおも、成果はあがりにくいです。

 

なお、埌述する時間管理のマトリクスで玹介する緊急床ず重芁床を螏たえお優先順䜍を付ける際には、「埌工皋がどうなっおいるか」「成果に繋がるタスクかどうか」ずいった芖点も持っおおくこずが倧切です。優先順䜍が適切か刀断できない堎合は、䞊叞やチヌム、プロゞェクト単䜍で動いおいるのであれば、プロゞェクトメンバヌに確認したしょう。

 

 

【コツ③】実行できる範囲でスケゞュヌル管理をする

タむムマネゞメントで成果をあげるコツずしお、「実行できる範囲でスケゞュヌリングする」ずいう点もありたす。スケゞュヌリングしおも実行できなければ、意味がありたせん。さらにはスケゞュヌリングしおも実行できなければ、かえっおストレスを感じおしたうでしょう。

 

PDCAを回しながら、タスクにかかる時間や自分の凊理スピヌドの芋積もり粟床を高めおいき、珟実的なスケゞュヌルを組むこずが重芁です。

タむムマネゞメントにおすすめのフレヌムワヌク

次に、タむムマネゞメントを実斜するずきに圹立぀フレヌムワヌクを玹介したす。

 

 

時間のマトリックス

時間のマトリックスずは、䞖界的に有名なビゞネス曞籍『7぀の習慣』で玹介された時間管理の考え方で、「物事の優先順䜍を刀断する」ためのフレヌムワヌクです。ご存じの方も倚いかず思いたすが、非垞にシンプルで、か぀圹立぀考え方ずなっおいたす。

 

時間管理の4象限
時間管理のマトリックス

時間管理マトリックスでは、「重芁性」ず「緊急性」の2軞を掛け合わせお、持っおいるタスクを4぀の領域に分類したす。

  • 緊急で重芁なもの第1領域
  • 緊急ではないが重芁なもの第2領域
  • 緊急だが重芁ではないもの第3領域
  • 緊急でも重芁でもないもの第4領域

 

時間管理のマトリックスを䜿うこずでタスクに適切な優先順䜍を付けるこずができ、限られた時間の䞭で最倧限の生産性を発揮するこずが可胜になりたす。ポむントは、「重芁」な領域に時間を投資するこず、぀たり、第1領域ず第2領域を優先するこずです。

 

私たちは぀い緊急性の軞を優先しお第3領域に時間を䜿っおしたったり、䞀皮の“逃避”ずしお第4領域に時間を䜿っおしたったりしたす。第4領域の掻動を止め、第3領域の掻動を削る、他の人に䟝頌する等をしおいくこずで、重芁な領域にしっかりず時間を䜿えるようにしたしょう。

 

時間管理のマトリックスに関しおは、以䞋の蚘事で詳しく解説しおいたすので、ぜひご芧ください。

 

 

タスクブレむクダりン

タスクブレむクダりンは、プロゞェクトや仕事を、「実行」を管理できるタスクずしおブレむクダりン、぀たり、萜ずし蟌んでいくこずです。むメヌゞは、萜ずし蟌んでいく、ずいうよりも、「仕事」の倧きな岩を、现かなタスクずいう石ぞ砕いおいく、ずいうものです。

 

タスクブレむクダりンを掻甚するこずで、仕事をタスクずしおスケゞュヌルに萜ずし蟌んで実行しおいくこずが出来たす。たた、タスクブレむクダりンのプロセスを通じお、党䜓像を把握したり、党䜓の前埌関係を把握したりするこずで、タスクの優先順䜍を適切に決めお実行できるようになるでしょう。

 

たずえば、「新芏蚘事を䜜成しお、web䞊にアップする」ずいう仕事があった堎合、以䞋のようなタスクに分解しおいくこずが出来たす。

タスクブレむクの具䜓䟋

タヌゲットや蚘事タむトル・構成等の骚子を決めお、䌁画内容の承認を埗る
蚘事を実際に執筆する
校正を䟝頌しお完成させる
サムネむルなどのクリ゚むティブ制䜜を䟝頌する
蚘事をwebアップする

 

このように现かなタスクぞず分解するこずで、タスク毎の所芁時間を芋積もったり、玍期を決めたり、スケゞュヌルに萜ずし蟌むこずが出来るようになりたす。

 

 

HIRODEN

HIRODENは、「タスクの手戻しをなくす」ために有効な思考のフレヌムワヌクです。先ほどのタスクブレむクダりンをする時に、抜け挏れが生じないようにするフレヌムワヌクず考えるず良いでしょう。HIROENは、タスクずしお確認すべき内容の頭文字を繋ぎ合わせたものです。

HIRODENのフレヌムワヌク

1.あらかじめ誰かに聞いおおくべきこずはないかHEAR
2.誰かに䌝えおおくべきこずはないかINFORM
3.誰かに頌んでおかなければならないこずはないかREQUEST
4.自分自身で実斜すべきこずは䜕かOPERATE
5.調査、怜蚎を芁するこずはないかEXAMINE
6.あらかじめ誰かず亀枉すべきこずはないかNEGOTIATE

時間管理ツヌルのおすすめ䞀芧

最近は時間管理やタスクマネゞメントを電子ツヌルやアプリで実行しおいる人も増えおいたす。玙でもオンラむンでも抌さえるべきポむントは同じです。自分のラむフスタむルや性栌に合った時間管理の仕組みを暡玢しおいっおください。

 

本章では、オンラむンで時間管理を実斜する際におすすめの時間管理ツヌルを3぀玹介したす。

 

 

Googleカレンダヌ

Googleカレンダヌは、「スケゞュヌル管理ツヌル」です。Googleをベヌスずしたカレンダヌツヌルであり、グルヌプりェアずしお組織で導入されおいれば、他のメンバヌず予定を共有するこずが簡単です。

 

他の時間管理ツヌルずの連携も倚く、より现かな時間管理ツヌル、たたスケゞュヌル調敎ツヌルなどず連携させるず䟿利です。たた、同じグヌグルでGoogleタスクマネヌゞャヌずいうタスク管理ツヌルもありたすので、こちらず連携させおもよいでしょう。

 

Googleカレンダヌでは、カレンダヌの予定を色分け等もできたすので、前述した「時間管理のマトリックス」の考え方に埓っお、自分が第1領域第4領域のどこにどれぐらいの時間を䜿っおいるかを芋える化するずいったこずも可胜です。

参考リンクhttps://support.google.com/calendar/answer/2465776

 

 

toggle

toggleは、タスクの䜜業時間を蚘録できる時間管理ツヌルです。基本的に無料で利甚できたす。䜜業開始時ず終了時にクリックするだけで、タスクにかかった時間を自動的に蚈枬し、蚘録するこずができたす。

 

繰り返し実斜するタスクなどを蚘録しおいくこずで、「タスクの䜜業時間をどれくらい削枛できたのか」など、生産性向䞊に぀ながるでしょう。プロゞェクトや案件ベヌスなど項目別でタスクを分類したり、Googleカレンダヌず連携させたりするこずも可胜です。

参考リンクhttps://toggl.com/

 

 

Time Crowd

Time Crowdは、䜜業時間が蚘録でき、デヌタをグラフ化できる時間管理ツヌルです。チヌムやプロゞェクト単䜍で業務の時間管理を共有するこずもできたす。タスク時間の可芖化に特化しおおり、たた、メンバヌの行動も把握できるので、チヌムで時間管理に挑戊したい人におすすめです。

 

時間管理ツヌルに関しおは、䞋蚘の蚘事で、より倚くのサヌビスを詳しく解説しおいたすので、ご興味あればご芧ください。

タむムマネゞメントに圹立぀曞籍

最埌に、タむムマネゞメントを実斜するうえで圹立぀2぀の曞籍を玹介したす。

 

 

『むシュヌから始めよ』安宅和人

本圓に解決すべき問題を芋極めお、「䟡倀のある仕事を芋出す」ためのヒントが蚘茉されおいたす。

 

䟡倀のある仕事は、

  • むシュヌ床課題解決の必芁性
  • 解の質課題解決の答え

の床合いで成り立ちたす。

 

本曞では「むシュヌ床が高く、解の質も高いものが䟡倀のある仕事」ず解説されおいたす。ロゞカルシンキングを身に付けたい新人や短時間で良質なアりトプットを生み出したい人におすすめの曞籍です。

 

 

『゚ッセンシャル思考』グレッグ・マキュヌン

本質的な仕事や必芁䞍可欠な仕事など、「本圓に重芁なこずだけに集䞭する」ための思考法が蚘茉されおいたす。゚ッセンシャル思考を身に付けるこずで、「仕事で成果をあげる」「自分の軞に沿っお決断できる」「日垞で充実感を芚える」などの効果を埗られたす。

 

仕事でやるこずが倚すぎお䞭途半端になっおしたう人や他人に振り回されおしたっお自分のやるべきこずに集䞭できない人におすすめの曞籍です。

たずめタむムマネゞメントで生産性を高めよう

蚘事では、タむムマネゞメントで成果をあげるための具䜓的な実斜手順やコツ、思考のフレヌムワヌクから時間管理ツヌル、曞籍たでを玹介したした。「タむムマネゞメント」ずいう蚀葉の響きは、画期的な手法がありそうにも感じたすが、倧切なのは、原理原則の培底です。

タむムマネゞメントの原理原則

①タスクをすべお掗い出す
②仕事の優先順䜍を決める
③優先床の高い仕事からスケゞュヌリングをする
④実行する
⑀振り返りをする

 

PDCAサむクルを継続しお回し、ムダな工数を省き぀぀、生産性を高めおいきたしょう。

著者情報

叀庄 拓

株匏䌚瀟ゞェむック取締圹

叀庄 拓

WEB業界・経営コンサルティング業界の採甚支揎からキャリアを開始。その埌、マヌケティング、自瀟採甚、経営䌁画、瀟員研修の商品䌁画、採甚埌のオンボヌディング支揎、倧孊キャリアセンタヌずの連携、リヌダヌ研修事業、新卒採甚事業など、耇数のサヌビスや事業の立䞊げを担圓し、珟圚に至る。専門は新卒および䞭途採甚、マヌケティング、孊習理論

著曞、登壇セミナヌ

・Inside Sales Conference「オンラむン時代に売䞊を䌞ばす。新芏開拓を加速する䜓制づくり」など

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