「時間の使い方」【知見メール46号】

2008/01/16

「時間の使い方」

こんにちは。ジェイックの知見寺でございます。

新年明けまして、おめでとうございます。
(松の内もあけていますので、ちょっと遅いですね。)
今年もお付き合いの程、宜しくお願い申し上げます。

さて、今回は、新年1月5日(土)に行った、弊社のタイムマネジメント研修
について、書きたいと思います。

ことの発端は、昨年12月にあった会議での、弊社社長である佐藤の
次のような発言からです。

「どうも、うちの社員は時間の使い方が、下手だと思う。何をしている
かは、よく分からないけど、そんなに残業しなくても、処理できるくらい
の業務量じゃないかな。事前に、きちんと段取りしているのかね?
毎週毎週、きちんと業務設計をしているのかね?どうも、仕事が
後手後手のように思う。」

この会議のあと、私は、11名の社員の手帳をみて回りました。
時間の使い方がどうかについては、手帳をみるのが最もよくわかると
思っているからです。

2名だけが、スケジュール管理をしていて、あとの9名は、単なる
アポ管理をしているだけでした。

時間が決まっている、訪問と会議が書き込まれていて、あとは
ゴチャゴチャとメモが書かれている社員が、ほとんどでした。

この手帳では、効率的な時間の使い方ができているはずないなと、
すぐにわかりました。

確かに、個人に任せるか、もしくは上司の指導に任せっきりで、
これまで、時間の使い方について会社として指導や研修をしたことは
ありませんでした。

ですから、できる社員はできるけど、できない社員はそのままという状況です。

そこで、時間の効果的な使い方について、基本的な、基礎的な、研修を
全社員参加で開催することにいたしました。

すぐに、タイムマネジメント研修が得意な講師
(トヨタ自動車でも講師を務めたことのある、実力派の先生です。)
を依頼し、全社員が参加できる、1月5日の開催と決めました。

研修は、9時半から、18時まで、まるまる1日を使って行いました。
内容を、おおまかに説明しますと、

1) 仕事の依頼の受け方
2) 仕事の分解の仕方(段取りの仕方になります)
3) 仕事の優先順位のつけ方
4) スケジューリングの仕方
5) 報告の仕方

と、仕事の依頼を受けてから、完了して報告するまでの一連の流れを
おさえたものです。

講義だけではなく、実際に自分の仕事を分解したり、優先順位をつけたり、
スケジューリングをしたりと、演習を多く盛り込みました。

この研修に参加した社員の感想文を、いくつかご紹介します。

・ 仕事の進め方、スケジュール管理、優先順位の決め方等、
これまで全てがあいまいで場当たり的な対応をしてきたことに気付かされた。
・ 翌週のスケジュールの立て方は、今まで、ただのアポ管理だったこと
を実感させられました。
・ 知っていることが多かった。そして、できていないことが多かった。
それが、非常にショックでした。
・ 業務は作業になってはじめてスケジュールに落せる、という部分や、
優先順位のつけ方など、とても参考になった。
・ 正しい業務設計の仕方を体系的に学ぶことができてよかったです。
・ 指示を出す場合の伝え方を変える必要があると思いました。
・ 総工数と主体工数を確認した結果、付帯工数の割合が多いことに気付き、
愕然としました。
・ 何事も、ゴールと目的を明確にする癖をつけたい。
・ 上司から指示を受けるときがとても大切なのだと気付きました。
・ ブレイクダウンすることで、その人が考えていることが見えるようになる。
そうすると、アドバイスがしやすくなる。
・ 時間管理や業務の細分化の重要性は感じていましたが、苦手だからと逃げて
いた面がありました。ですから、今回の研修は良いきっかけとなりました。
・ 自分がいかに大雑把な時間設定で仕事をしているか、それによって時間を
無駄にしていること、がわかりました。

時間の使い方は、会社として指導を行いませんと、どうしても自己流になり、
組織全体での効率があがりません。

是非、全社員参加で、時間の使い方の研修を行うことをお薦めいたします。

著者情報

知見寺 直樹

株式会社ジェイック 取締役

知見寺 直樹

大手コンサルティング会社を経て、2009年ジェイック常務取締役に就任。総経理として上海支店立ち上げも経験し、現在は本社HRおよび事業開発を担当する。

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