新卒採用担当の仕事とは?基本のスケジュールと採用手法を解説

更新:2023/01/19

作成:2022/09/30

古庄 拓

古庄 拓

株式会社ジェイック取締役

新卒採用担当の仕事とは?基本のスケジュールと採用手法を解説

新卒採用担当の仕事は、企業の採用基準を満たす新卒を採用することです。

中途採用と大きく異なるのは、日本は一括採用と呼ばれ多くの学生が決まったスケジュールで活動すること、また、ポテンシャル採用であることです。

多くの学生が決まったスケジュールで活動することから、新卒採用は早期化・長期化、また、最近ではジョブ型や職種別採用などで複雑化する傾向にあります。

本記事では、新卒採用担当の仕事内容、また、基本的な採用スケジュールと採用手法、新卒採用担当者に求められるスキルを紹介します。

<目次>

新卒採用担当の仕事

新卒採用担当の基本的なゴールは、必要な母集団を形成して自社の採用基準をクリアする新卒を、必要な人数確保することです。

その上で、自社のコストや工数を効率的に活用する、採用人材の質を高める、入社後の定着・活躍に向けたオンボーディングに関わるなども新卒採用担当が関わる仕事です。

以下では、新卒採用の基本的な流れに従って、仕事内容を解説します。

採用計画を立てる

新卒採用は、採用計画の立案からスタートします。採用計画は、事業計画に基づいて立案することが原則です。

とくに新卒採用の場合、早期採用を実施すると、計画から実際の入社まで2年近くかかる形になりますので、事業計画とのすり合わせが非常に大切です。

採用計画の立案のために必要な要素は、採用するポジションや人数、ターゲットなどです。

新卒採用はポテンシャル採用だからこそ、採用基準やターゲットのレベル感をしっかりとすり合わせておくことが大切です。

また、採用基準やターゲットのレベル感をすり合わせる際には、採用基準に人物像や価値観などを肉付けした採用ペルソナを作成しておくと、あとあとの採用手法の選定や採用メッセージの確定などを一貫性を持って実施しやすくなるでしょう。

母集団を形成する

採用計画が固まったら、選定した採用チャネルを使って母集団形成を実施していきます。

母集団形成には、求人情報サイト、ダイレクトリクルーティング、人材紹介、新卒採用イベント(就職イベント)などが一般的です。

また、大学のキャリアセンターや新卒ハローワーク、また、SNS採用やオウンドメディアリクルーティング、リファラル採用などの手法もあります。

ここまでの新卒採用担当業務は、比較的マーケティングに近い業務です。採用計画で設定したターゲットに向けてメッセージを発信して、会社説明会などの場に参加してもらうことが大切です。

志望度を高める

母集団形成、インターンシップや会社説明会への応募者を集めたら、志望度向上に向けたアプローチです。

もちろん求人情報サイトやダイレクトリクルーティング、採用サイトなどので情報発信も志望度向上のひとつです。

ただし、内定承諾に向けては応募以降のコミュニケーションをしっかりと設計して志望度を高めることが非常に大切です。

インターンシップや会社説明会のプログラム設計や実施が大切であることは言うまでもありませんが、前後でのコミュニケーションや面接内での志望度UPなども大切です。

選考する

インターンシップや会社説明会である程度魅力付けができたら、いよいよ選考プロセスが始まります。

採用担当がグループ面接や一次面接を担当する場合、直接的な工数だけでもかなり多くの時間を取られることになります。

加えて、書類選考や適性検査・能力検査などの実施、二次面接以降の調整など、採用人数によっては数百人以上の選考を並行して進めることになります。

選考シーズンが集中するだけに、最も負荷がかかるプロセスであり、ツールや採用アウトソーシング(RPO)などを使って業務の効率化に取り組むことも大切です。

なお、選考は企業が応募者・就活生を見極めるプロセスですが、選考中も見極めと同時に、志望度を高めるアプローチをすることが大切です。

面接官の態度や雰囲気によって新卒の志望度は下がることもありますし、面接中の個別接点で提供した情報が競合との比較、最終的な内定承諾の可否につながってきます。

内定者をフォローする

選考を終えて、無事に内定出し、内定承諾を獲得出来たら、入社までの期間中に内定者の意欲が低下しないようにフォローを行うことも、新卒採用担当の重要な仕事です。

最近は、内定承諾後の辞退も増加傾向にありますので、とくに注意が必要です。

早期採用を実施していると、内定承諾者が出そろってくるころには翌年度のインターンシップが始まってしまうため、翌年度の準備に意識を持っていかれれば、内定者のケアやフォローが疎かになる場合があります。

内定承諾前と比べて接触頻度が落ちると、それだけで内定者の不安や不満につながります。しっかりと入社前のフォローを設計、実施しましょう。

内定から入社までの期間が長い場合、配属先部署の先輩社員と内定者を集めた座談会を開催する、新卒採用担当が定期的に内定者に連絡を取って近況を確認する、内定者研修を実施するなど、内定者との接点を失わないように工夫することが重要です。

新卒採用と中途採用との違い

新卒採用と中途採用の違いは、もちろん採用対象が就活生(学生)か中途かという違いです。この違いに伴って、活動時期なども変わってくることになります。

新卒採用は上述の通り、新卒の学生を対象にした一括採用が基本となり、ある程度年間の中で決まったスケジュールで活動することになります。

一方で、中途採用は特定のスキル・経験などを持つ人材が必要になったタイミング、欠員補充のタイミングなどで、随時採用活動が行われます。

また、中途採用の場合、内定から入社までの期間は短く、現職に就いている人材でも2ヶ月程度で入社するのが一般的です。

それに伴って内定承諾後の辞退も基本的には生じず、内定者フォローにかける労力は新卒採用ほど重くはありません。

一方、新卒採用は早期選考を行うと内定から入社まで1年間前後になりますので、内定承諾後も入社まで志望度が低下しないように、事態が生じないように内定者へのフォローが欠かせません。

アルバイト採用との違い

新卒採用は各部署に配属する人材を確保するために一括で採用されますが、一方で、アルバイト採用は繁忙期や退職などで人手不足になったときに採用するのが一般的です。

その点では中途採用に近い感覚だといえるかもしれません。

新卒採用や中途採用のように正規雇用ではありませんので、選考も短期間、相対的には緩い基準で実施されます。

内定から入社までに空く時間も比較的短い傾向にありますし、採用母集団の形成に成功すれば、必要な人材をスピーディに採用できるでしょう。

新卒採用の基本スケジュール

2018年に経団連が採用指針を廃止することを発表したことを記憶している方もいらっしゃるかもしれません。

その後、コロナ禍が生じたため、新卒採用の早期化傾向はあまり表に出ませんでしたが、この数年で確実に指針廃止に伴う早期化が進んでいます。

2022年3月発行の株式会社ディスコの学生モニター調査結果によると、23卒の3月1日時点での内定率は28.6%と、3月1日の採用広報解禁時点で3割近くが既に内定を取得しているというデータになっています。

経団連の採用指針自体は、国が主導して同じスケジュールで制定しましたので、現在も形としては、3月1日の採用広報解禁(主要ナビ媒体での説明会応募のスタート)、6月1日の採用選考解禁(面接の解禁)、10月1日の内定解禁というスケジュールは変わっていません。

しかし、上述の通り、スケジュールの形骸化はより進んでおり、3年6~9月のサマーインターンで母集団形成して、秋から冬に本選考をスタート、年明けから3月頃で内定を出すという流れが早期選考の一般的なスケジュールとなっています。

ただし、上記のスケジュールで動いた場合、入社の約2年前から動き始め、内定~入社まで1年間あることになります。

早期に動いたほうが優秀人材、アクティブな学生にリーチしやすいことも事実ですが、それだけ負荷も生じます。

新卒採用では、自社の採用ターゲットに応じて、いつから活動をスタートするかという意思決定が非常に重要になってきます。

なお、サマーインターンシップは通常3年生を対象としていますが、エンジニア採用を実施するメガベンチャーやスタートアップでは、早期の囲い込みに向けて大学1~2年生向けにインターンシップを実施して、そのまま長期の有償インターンに繋いでいるようなケースも増えています。

参考:3 月 1 日時点の就職活動調査〈速報〉|株式会社ディスコ キャリタスリサーチ

新卒採用担当に必要なスキル

新卒採用担当に求められるスキルは、マーケティング、営業、オペレーションと多岐にわたります。

最近、採用人数が多い会社では、採用マーケティング・オペレーションと採用担当(営業力重視)を区分して採用・配置するような企業も出てきています。

企業の将来を担う人材採用を成功させるために、必要な能力を具体的に確認しておきましょう。

マーケティング力

マーケティング力は、採用母集団を形成するために求められるスキルです。

新卒採用担当は人材マーケットの全体像を把握したうえで、自社の事業計画に基づいて新卒の採用ターゲットを設定、チャネル選定や新卒に対するアピールポイントを定めて打ち出していく必要があります。

新卒採用の手法が多様化した中で、短期的な施策、中長期的な施策、採用ブランディングや風評リスクへの対応などを適切に進めていくのは事業活動のマーケティングと同様です。

最近では、新卒や中途採用にマーケティングの手法を取り入れた採用マーケティングを導入したり、デジタルマーケティングの手法を採用に反映したりする企業も増えています。

少子化に伴って、優秀人材の獲得競争が激しくなっていく中で、新卒採用におけるマーケティング力は入り口としてますます重要性を増してきています。

営業力

営業力は、就活生と信頼関係を構築して、個別のニーズを把握して提案、内定承諾に向けて志望度を高めてクロージングするために必要なスキルです。

マーケティング力が1対多のアプローチだとすると、営業力のフィールドは1対1のアプローチです。

営業力のある新卒採用担当は、選考中の新卒や内定者とコミュニケーションを取って信頼関係を築き、会社説明会や面接で自社の魅力を適切にアピールして、新卒採用をスムーズに進められるでしょう。

新卒採用の場合、殆どの企業と就活生が類似したスケジュールで動いています。

従って、リファラル採用などの特殊なケースを除けば、自社で採用したい学生には他社からも内定が出ることになります。

採用競合が走る中で、就活生の志望度を高めて、内定承諾という意思決定のゴールに導いていく能力はまさに営業力といえるものです。

なお、採用人数が少なく、人材紹介やマッチングイベント(就職イベント)などの対面型手法を使う場合、営業力さえあれば新卒採用はうまくいくといっても過言ではありません。

オペレーション力

オペレーション力は、採用活動における社内外の調整や段取りなどに求められるスキルです。

採用人数が多くなってくると、エントリー人数で数千人~数万人、一次面接が数百件から数千件となることも珍しくはありません。

新卒採用担当は、このオペレーションをきちんと段取りしていく必要があります。

就活生も“人生がかかっている”という感覚を持っていますので、オペレーションのミスは悪印象や志望度の低下を招きますし、場合によってはSNSで炎上するようなこともありえます。

規模が大きくなってくると、新卒採用の担当者が自分自身でオペレーションすることは少なくなり、採用アウトソーシング(RPO)や非正規社員を活用するようなことも増えるでしょう。

ただ、この時に、採用担当がオペレーションの段取りをきちんと組む力がないとトラブルが起きかねません。

新卒採用の人数が数十人になってくるフェーズでは、オペレーション力がある人がいるかを確認しておくことが大切です。

新卒採用担当が苦戦しがちなポイント

新卒採用における最初のハードルは、母集団の形成です。また、複数の企業に応募していることが当たり前ですので、会社によっては選考中や内定後の辞退が頭を悩ませる要因です。

また、上層部などからの採用コスト削減のプレッシャーがかかることもあるでしょう。新卒採用担当が苦戦しがちなポイントを簡単に紹介します。

母集団が集まらない

新卒採用で苦戦しやすいポイントは、採用母集団に十分な人数を集められないことです。

そもそも計画していた採用母集団の人数を集められないというケースも多いですし、数は集まったが志望度が低い、自社の採用基準を満たす応募者が十分に集まっていないなどの悩みを尽きません。

基本的な施策等をすることは大前提としたうえで、新卒採用の成功はある程度は確率論的な部分もあります。

やはり入り口となる“マーケティング”失敗して母集団を集められないと、新卒採用の人数目標、また質の確保が難しくなってきます。

選考や内定の辞退が多い

選考や内定の辞退も、新卒採用担当が頭を悩ませるポイントのひとつです。選考や内定のタイミングで辞退する理由は、学生によってさまざまです。

十分に魅力を伝えられていない、採用ターゲットと訴求している内容にズレがある、不安や懸念を払しょくできていない、採用プロセス内で志望度を下げる対応がある等が原因になりますので、ひとつひとつ見直し、対応していくことが大切です。

採用人数が多くなってくると、内定辞退、また、内定承諾後の辞退もある程度発生することは止むを得ません。

ただ、辞退率が高くなってくると、採用全体の効率が大きく下がる、採用プロセスの計画を組みづらくなります。外部の意見なども聞きながら、2割程度まで抑えられるとよいでしょう。

コスト削減が難しい

多くの場合、採用活動はそれなりに多くのコストを使います。

各社の採用ターゲットが異なるので、一概に単価を比較しても意味はありませんが、大体60~90万円程度が採用単価の相場といわれます。

また、新卒採用は中途採用と違って一気にコストが生じますので、その点でも経営陣や上層部からコスト削減のプレッシャーが発生しがちです。

しかし、採用コストの削減はそう簡単ではありません。

とくに売り手市場になってくると、採用コストは高止まりしがちですが、ただでさえ少子化が進む中でターゲットとなる優秀人材の絶対数は減少しています。

採用コストは自社の将来を担う人材育成のために必要な経費です。

もちろん無駄を切り使える姿勢を持つことは大切ですが、同時に新卒採用に必要なコストを予算として確保するために、採用活動で得られた成果を数字で示して経営層を納得させることも大切です。

新卒採用担当者が抑えるべき基本の採用手法とトレンド

基本的な新卒採用の採用手法としては、新卒メディアや採用イベント、ダイレクトリクルーティング、新卒紹介などがあります。

新卒採用担当なら知っておきたい基本の採用手法やトレンドを紹介します。

新卒メディア(就職サイト)

新卒メディア(就職サイト)は、大きく分けて総合型と特化型の2種類があります。総合型は、幅広い業種や職種の求人情報を公開しているメディアを指します。

登録者は数十万人規模で非常に大型のWebサイトです。採用人数が多く、大きな採用母集団を形成したい場合や知名度の高い企業に有効な採用手法です。

一方で、検索結果で上位に表示されないと、応募者数が増えない傾向にありますので、採用人数が少なく大きな広告費を出せない中堅中小企業やスタートアップ、また、就活生から敬遠されがちな業界などはコストパフォーマンスを高めにくいでしょう。

次に、特化型の新卒メディアは業界や職種、地域などに特化しているメディアを指します。

特定の業界などに絞り込んだ求人情報を掲載しているので、登録者数は総合型よりもかなり少なくなります。ただし、自社が所属する業界や採用したい職種への志望度が高い新卒が多く集まっている可能性があります。

たとえば、ITエンジニア、医療業界、外資、広告業界、クリエイティブなど希望業界や職種による特化、また、逆に、体育会学生向け、理系学生向け、美大学生向けなど、登録者を特化させたものがあります。

特化型は、採用人数が少ない企業やマーケティング力に強みがある企業におすすめです。新卒メディアは、採用ターゲットと自社の認知度にあわせて選ぶことが大切です。

採用イベント(合同企業説明会・マッチングイベント)

新卒を対象にした採用イベントの開催も、従来からある新卒採用の有効手法です。

採用イベントは卒メディアなどの運営会社が開催する合同企業説明会や就職フェア、大学の就職センターが主催するイベント、独立系のHR企業などが開催している小規模なマッチングイベントなどがあります。

採用イベントは、学生と直接会えることが最大の魅力です。認知度がそこまで高くない企業であっても、採用イベントに参加することで、学生に直接自社をアピールする機会を得ることができます。

その意味で、新卒メディアなどでは集客しにくいが、営業力のある会社に非常に有効な手段です。

なお、大型の合同企業説明会などになってくると、入場時のパンフレットなどで回る企業ブースを決められてしまうため、新卒メディアと同じく知名度や業界の人気がないと集客が厳しくなります。

その場合は、少し小~中規模なイベントで、ブースの前を通る学生に声をかけられるようなもの、また、総当たり形式で必ず学生にアピールできるマッチングイベントなどがおススメです。

ダイレクトリクルーティング

ダイレクトリクルーティングは、企業から新卒に直接アプローチできる採用手法です。

ダイレクトリクルーティングサービスのデータベースを検索して、自社の採用ターゲットになりそうな学生に直接スカウトメールを送ることができます。

学生がスカウトを見て興味を持てばエントリーして、その時点で個人情報が公開されます。

新卒メディアだと広告を掲載したらあとは“応募を待つ”ことしかできませんが、ダイレクトリクルーティングは企業から能動的にアプローチを送れることから“攻めの採用手法”とも呼ばれて注目を集めています。

学生への浸透もしており、ひと学年の登録者が10万人を超えるような新卒ダイレクトリクルーティングも複数あり、新卒メディアに代えて利用する企業も増えています。

ダイレクトリクルーティングを活用すれば、知名度がない中堅中小企業やスタートアップも、自社が求める人材や優秀層の学生と出会える可能性が高まります。

さらに、サービスの利用料なども比較的安価なため、採用コストの削減につなげることも可能です。

新卒紹介(人材紹介)

新卒紹介は、中途採用で活用される人材紹介サービスの新卒版です。

早期選考で活用する場合は、理系や体育会系、エンジニア、上位校などの新卒にターゲットを絞って利用するケースが多いでしょう。

また、中~後期などでは、採用人数が少なく社内工数を削減したい、新卒メディアだと敬遠されがちな業界や中小企業が利用するケースが多くなります。

新卒紹介サービスは、エージェント会社が新卒のマッチングから内定承諾までをサポートしてくれます。

採用力に自信がない企業や新卒に人気のない業種、採用したい人数が少ない企業などに有効な採用手法です。

新卒紹介は、完全成功報酬が基本で無駄なコストは生じないうえで、自社で媒体を運営したり選考を管理したりする工数がかかりません。

採用単価は少し割高になってもいいので、ターゲット人材を採用したい、内部工数を削りたいという会社におススメです。

新卒採用のトレンド

最近、新卒採用のトレンドとして注目されている採用手法には、リファラル採用やソーシャルリクルーティング(SNS採用)、採用マーケティングなどがあります。

まずリファラル採用とは、自社で働く社員の知り合いを紹介してもらう採用手法です。縁故採用の進化版ともいえるでしょう。

自社の業務内容や社風を理解している人が紹介するので、マッチング率が高く、入社後のミスマッチを防ぐことができます。

次にソーシャルリクルーティング(SNS採用)は、SNSの情報拡散力を活用した採用手法です。

企業がSNSで公式アカウント(もしくは経営陣や新卒採用担当のアカウント)を立ち上げて運営します。

フォロワーを増やしながら、採用イベントや求人の告知などをすることで母集団形成につなげたり、また、既存応募者とのコミュニケーション頻度の向上、志望度UPを狙ったりします。

最後に採用マーケティングは、採用活動にマーケティングの考え方や手法を取り入れることです。

記事内で少しだけ触れた採用ペルソナの設定などもマーケティングの考え方ですし、中途採用の分野ではマーケティングオートメーション(MA)やWEB広告などを活用して採用活動に取り組む事例も増えています。

まとめ

新卒採用担当の仕事は、採用計画の立案や採用母集団の形成、選考進捗、内定者のフォローまで多岐に渡ります。

新卒の採用手法は多様化しており、採用担当者には、マーケティング、営業、オペレーションと多様なスキルが求められるようになっています。

自社の状況や採用人数に応じて、成功させるためのポイントや適した採用手法も変わってきます。

外部の意見等も参考にしながら、自社の状況に見合った体制構築や採用手法の選択をして、新卒採用を成功させましょう。

著者情報

古庄 拓

株式会社ジェイック取締役

古庄 拓

WEB業界・経営コンサルティング業界の採用支援からキャリアを開始。その後、マーケティング、自社採用、経営企画、社員研修の商品企画、採用後のオンボーディング支援、大学キャリアセンターとの連携、リーダー研修事業、新卒採用事業など、複数のサービスや事業の立上げを担当し、現在に至る。専門は新卒および中途採用、マーケティング、学習理論

著書、登壇セミナー

・Inside Sales Conference「オンライン時代に売上を伸ばす。新規開拓を加速する体制づくり」など

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