「段取り力を高める5つのポイントと”ある力”」【知見メール260号】

2018/01/18

段取り力を高める5つのポイントと"ある力"

 

皆様、ジェイックの知見寺(ちけんじ)でございます。

 

 

 

前号では、「Google Home Mini」を購入して少し使ってみたことを

ご紹介しました。

 

その後、「Google Play Music」に申し込みました。

(取りあえず、1ヶ月間は無料ですので、その先使い続けるかは

再度検討。)

 

丁度、クリスマスの時期でしたので、

「OK、Google。クリスマスソングを流して。」

「Play Musicのステーション、タイムレス・クリスマスソングを

再生します。」

クリスマスに関するいろんな楽曲が流れてきました。

 

また、コマーシャルを真似して、

「OK、Google。お前はもう死んでいる。」

「アタタタタタタタタタタタタタタタタ

タタタタタタタタタタホワッチャア。」

 

確かにテレビの通りなので、

「OK、Google。あんたも大変だね。」

「大変だなんて思ったことはありません。

毎日、新しい刺激とやりがいに満ちています。」

 

めちゃくちゃ前向きに回答するAIです。

それなりに楽しめます。

 

ただ、気になることがひとつあります。

 

たまたま、新年明けてから海外にいる方に連絡を取ろうと

スマホでIP電話の050プラスを使ったところ、みたことのない

メッセージが出てきました。

 

「050plusは現在録音中のため、

com.google.android.googlequicksearchbox:interactor

で録音できません。」

 

その時は、海外の方と会話することが先決でしたので気に

留めなかったのですが、後日、微信(中国版LINE)を使って、

中国にいる社員に会話をしようとしたら、また同じメッセージが

でてきました。

 

あれーと思って調べてみると、私が使っているHUAWEI製で起きる現象

とのこと。この表示をなくすためには、Googleの音声検索をカットすれば

良いそうです。

(「Google Home Mini」は、自分で使っているスマホから

設定しています。)

 

ということは、「Google Home Mini」は常時音声を拾っていて、

下手するとどこかにデータを送られる可能性があるかもと類推して、

Googleで検索すると何と、「一部『Google Home Mini』で勝手に録音して

サーバに送信するバグ–修正済み」との記事をみつけました。

https://japan.cnet.com/article/35108585/

 

怖いなと思い、この話しを妻に伝えると、妻はスグに、

「Google Home Mini」のケーブルを引き抜きました。

「何か、いや」とのこと。理解できなくはないですが。。。

 

それからは、「Google Home Mini」を使うたびにケーブルを接続して、

使い終わると引き抜くことに。

面倒で更に、活用度が落ちてしまいました。。。

 

ただ、詳しい方にきくとスマホも構造的には一緒だよとのこと。

 

ビッグデータが大きな価値を生む時代ですので、

どこでどんな情報を取られているのか、わかりませんね。

 

 

さて、今回も、社内向けに行っている研修からご紹介したいと思います。

 

前回もお伝えした通り、「個人と組織の生産性を高める」をテーマに、

私が講師となり、弊社間接部門のメンバーに研修しています。

 

個人として、仕事の生産性を高めるポイントは、

 

「手戻りをなくすこと」と「集中すること」

 

です。

 

手戻りが起きると、それまで投下していた時間が無駄になります。

また、仕事が完了するまでの期間が延びることになります。

 

手戻りをなくすためには、仕事を受けた直後に

 

「もくもくのう」と「段取り」を明文化して

仕事の依頼者に、確認してもらうことです。

 

文字と数字を使って文書にして、見える化することが重要です。

口頭ではなく、文書です。

 

「もくもくのう」とは、弊社の社内用語です。

目的、目標、納期の最初の文字の、目、目、納から「もくもくのう」

と呼んでいます。

 

仕事を受けた時に、その仕事の目的と目標、納期を明確にします。

 

当たり前のことのようですが、目的と目標を

きちんと分けて書くことができる人は、意外に少ないです。

同じ次元で言い方を変えているだけというケースが多いです。

 

皆さんが、部下に何か仕事を指示することがあれば、是非

目的と目標を書かせてみてください。

 

目標は、そのアウトプットの状態が、映像化できるくらい詳細に

文章にします。

 

例えば、目標を「A社の受注」と書くのではなく

「A社から、契約金額500万円の申込書を受け取る」と書きます。

 

「B社の提案書作成」と書くのではなく

「B社へ見積金額100万円の提案書をA3カラー1枚で作成する」と

します。

 

 

また、納期の設定の仕方も大切です。

 

納期は、お客様に提供する日付や社内で提出する日付ではなく

その前に仕事の指示者に確認してもらう日付を納期とします。

 

「のうは、確認納期」です。

 

 

「段取り」のポイントは以下の通りです。

・90分以上掛るアクションは、更に分解する

・あるアクションを他者に役割分担してもらうときには、

それを依頼するアクションもひとつのアクションとして書き出す

・承認を取りにつける、単に報告するだけのアクションも書き出す

・ひとつひとつのアクションには、その納期だけでなく、

着手日も書き出す

・中間点で、作成途中のアウトプットを確認してもらう

アクションをいれる

 

そして、何より重要なのが、

段取りするために「他者の力」を借りることです。

 

具体的には、自分でアクションをばらすことが難しいと感じたら

スグに仕事の指示者に相談することです。

 

指示者に直接ばらし方の指導を受けます。

あるいは、指示者が多忙だったりする場合には、

誰に相談すれば良いかの指示をもらいます。

 

よくあるケースは、難しいと思って相談する場合

聞きやすい自分の同期や1,2年先輩を相談相手に選ぶことです。

経験がない者同士で考えても、良い段取りが組めるはず

ありません。

 

 

もうひとつのポイントである「集中する」については

次回以降でご紹介させていただきます。

著者情報

知見寺 直樹

株式会社ジェイック 取締役|上海杰意可邁伊茲企業管理咨詢有限公司 副董事長

知見寺 直樹

東北大学を卒業。新卒で大手コンサルティング会社へ入社。その後、株式会社エフアンドエム副本部長、チャレンジャー・グレイ・クリスマス常務取締役等を経て、2009年ジェイック常務取締役に就任。総経理として上海法人(上海杰意可邁伊茲企業管理咨詢有限公司 )の立ち上げ等を経て、現在はHumanResourceおよび事業開発を担当する。専門は組織開発、戦略人事、教育体系の構築等

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