「長時間労働改善のための具体的な10のアクション」【知見メール255号】

2017/09/15

長時間労働改善のための具体的な10のアクション

 

皆様、ジェイックの知見寺(ちけんじ)でございます。

 

 

 

前回のメルマガでご紹介した、中国・蘭州ラーメンの名店

「馬子禄(まーずるー)」ですが、今でもランチ時は大行列です。

スープがなくなり次第、閉店ですので、夕方には

お店が閉まってしまいます。

皆さんに、ご報告したいのですが、なかなか、

食べることができません。

「馬子禄」の詳細は以下をご覧ください。

http://lanzhou-lamian.com/

 

 

さて、このところ、頻繁に耳にする単語に「働き方改革」が

あります。

 

政府が音頭を取って動いていますので、「働き方改革」に

取り組むともらえる助成金があります。

 

中小企業向けの「職場意識改善助成金」です。

 

全部で、5つコースがあります。

・職場環境改善コース

・所定労働時間短縮コース

・時間外労働上限設定コース

・勤務間インターバル導入コース

・テレワークコース

 

詳細は、以下の厚生労働省のHPをご確認ください。

https://goo.gl/XgzMVr

 

また、都道府県単位でも支援があります。

例えば、東京都は、「働き方改革助成金」があります。

(TOKYO働き方改革宣言企業に承認されることが

条件になります。)

 

詳細は、以下のHPをご確認ください。

http://www.shigotozaidan.or.jp/koyo-kankyo/boshu/hatarakikata.html

 

 

助成金関係は、申請期限があります。

 

特に、国の「職場環境改善コース」は、

10月16日が申請期限となっています。

 

「働き方改革」に取り組むために、費用や投資が発生する

ことがありますので上手く制度を活用したい場合には、

早急に確認されることをお薦めします。

 

 

今回は、上記の流れで「働き方改革」について

私見をお伝えします。

 

「働き方改革」は、政府の指針として

1)処遇の改善

2)制約の克服

3)キャリアの構築

という大項目があり、そこから9つの検討テーマと

19の対応策が明示されています。

(参照⇒http://www.kantei.go.jp/jp/headline/pdf/20170328/02.pdf

 

特に、この中でも注目されているのが、

 

「長時間労働の是正」

 

です。

 

「ブラック企業」というフレーズとともに、

労働時間を短縮することが経営者にとっては

一種の強迫観念のようなものになっている気がします。

 

多くの企業で、まずとられる手立てが

 

「残業の事前申請の厳格化」と

「○○時以降、原則残業禁止ルール」

 

の導入です。

 

確かに、この2つを導入することで、仕事の終了時間への

意識が高まり、だらだら時間が少なくなると思います。

 

しかし、業務の効率化、生産性をあげることへの

改革・改善活動を、個人任せにすると、早晩

 

終わらない仕事を会社の外に持ち出し、

全く意味をなさなくなることが予測されます。

家に持ち帰って仕事をされると、事実が水面下に潜りこんで

しまい、実態が把握できなくなりますし、

社員と家族の不満は会社で残業しているときよりも

大きくなるでしょう。

また、コンプライアンス的にも、問題が起きる

可能性が高まります。

 

もしくは、仕事を時間で切って、なすべき仕事が

終わらなくてもそのまま放置して帰社する社員が

でてくるかもしれません。

すると、売上に直結する活動や顧客満足に関する

活動が少なくなるもしくはレベルが下がり、

業績が下降することになります。

 

従いまして、労働時間を削減するときには、

実施前もしくは同時並行で、労働時間生産性を

あげる取組みを組織と個人で行うことが必要になります。

 

このような与件が目の前にあるとき、

皆さんは、何から取り組みますか?

 

 

よくあるパターンは、部門内及び個人の業務を洗い出し、

・やめられるものはないか

・簡素化できるものはないか

・頻度を減らせるものはないか

・代替できるものはないか

・まとめることで総量がへるものはないか

等を検討する、いわゆる業務分析から入ることです。

 

コンサルタントに依頼すると、

これからスタートすることが

多いのではないでしょうか。

 

 

私は、業務分析からは、入りません。

 

業務分析は、今やっている仕事の上に追加して

行いますので、労働時間が長くなります。

労働時間を減らすための施策を考えるために、

前よりも労働時間が増えるのです。

 

指示された社員からすると、腑に落ちないかもしれません。

 

「残業減らせって言ってるけど、上が仕事増やすんだから。。。」

 

こんなフレーズが頭に浮かんでもおかしくありません。

 

社員にとって良かれと思って取り組んでいることが

逆に社員のモチベーションを落としてしまいます。

 

また、業務分析からの改善は、業務に携わる人全員の

同意を取り付けていかないといけないので、実施までに

工数とリードタイムが必要になります。

 

 

そこで、私が、最初に取り組む施策で意識することは、

・簡単に取り組めること(施策の難易度が低いこと)

・すぐに成果につながりやすいこと

(労働時間削減に直結していること)

の2つです。

 

社員に、大きな苦労なしに、労働時間を削減した実感を

早期にもってもらうことが狙いです。

 

具体的に取り組むことは、

1) 会議を減らす

2) 報告書を減らす

3) オフィス内5Sを実施する(書類を探す時間を減らす)

ことです。

 

3つとも、労働時間削減に直結していますし、

決めればできることです。

 

 

もう少し、細かくアクションにブレイクダウンすると、

以下の10個になります。

 

1) 会議毎の目的を明確にし、開催頻度、実施時間、

参加者を見直し、減らす。

2) 会議の終了時間は厳守する。

3) 会議の議題は、事前に参加者に文書で共有する。

4) 会議の資料は、前日までに参加者に共有する。

5) 報告書毎の目的を明確にし、そもそも報告書の

要不要、提出頻度、1報告書内の項目を見直し、減らす。

6) 日々の報告事項がそのまま報告書に使えるように

フォーマット設計を行う。

7) 管理する数値目標と実績は、ホワイトボードに

書き出し、毎日、アップデートする。

8) 社員個人でもつ書類の量を減らす。

9) 紙ベース及び電子ベースの書類のセンターファイル化をする。

10) 電子ベースの書類のファイルサーバーは、

文書内のキーワードも検索できるようにする。

 

これらは、全て社長や部門のトップが決めれば

実践できることばかりです。

 

検討⇒意思決定⇒実践

 

までを、スピーディーに行うことができます。

 

以上、私のやり方ですが、少しでもご参考になれば幸いです。

 

 

尚、今回は、チームのリーダーが取り組めることを

書きましたが、次回は、社員個人が、労働時間生産性を

高めるために取り組めることをご紹介したいと思います。

 

 

 

著者情報

知見寺 直樹

株式会社ジェイック 取締役

知見寺 直樹

大手コンサルティング会社を経て、2009年ジェイック常務取締役に就任。総経理として上海支店立ち上げも経験し、現在は本社HRおよび事業開発を担当する。

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