【採用ペルソナの作り方】採用を成功させるペルソナ作成のポイントと注意点は？

企業の採用活動は、募集チャネルの選定、求人原稿の作成、会社説明会の実施、面接、内定出し、内定承諾、入社準備、現場での受け入れといくつも活動が連なって初めて成功します。

採用活動の過程では、人事担当者、面接官となる現場マネージャーや経営陣、時には求人広告の代理店まで、多くの人が関わります。したがって、採用活動においては「どんな人を採用したいのか」「そのためにどんなメッセージを発信するのか」など、首尾一貫した方針を掲げて、関係者間で足並みを揃えていくことが重要です。

採用ターゲットと発信するメッセージをすり合わせるうえで役立つのが採用ペルソナです。しかし『どんな人を採りたいかは分かっている』『作ってもどんな効果があるかは分からない』と、採用実務で採用ペルソナが軽視されてしまっている例は少なくありません。

採用ペルソナを作成することは、ターゲットとなる人材像を具体化し、関係者間で共通言語化してくれます。また、求職者を集めるチャネルの適切な選定、求人原稿・説明会・面接などで一貫したメッセージの発信に繋がります。結果的に母集団の質が改善される、ステップ率や承諾率が上がる、ミスマッチが減るといった採用成功に繋がる効果が期待できます。

本記事では、採用ペルソナを作成するメリットを紹介するとともに、作成ステップと注意すべきポイントを解説します。

＜目次＞

• 採用ペルソナを作ると、なぜ採用活動がうまくいくのか？
• 採用を成功させるペルソナ作成の5ステップ！作り方とポイントは？
• 採用ペルソナを作成する際に気を付けること
• まとめ

採用ペルソナを作ると、なぜ採用活動がうまくいくのか？

採用活動でペルソナを作ることが採用の成功や生産性アップに繋がる理由は、以下の3点です。

1. 関係者間で「採りたい人物像」の認識がすり合う

ペルソナ(persona)とは、マーケティング分野で広く活用されている考え方であり、商品やサービスを必要とする具体的な顧客像を関係者間で共有するために作られるものです。

企業にとって採用活動とは、「採用したい人材に自社を知ってもらい、自社の魅力を伝え、自社を選んでもらう」活動であり、採用にマーケティングの考え方や手法を取り入れることは非常に有効です。実際に採用がうまい企業では必ずと言っていいほどマーケティングの考え方に則って採用活動を行っています。

商品やサービスのマーケティングを行う場合に、まずは「誰に向けた商品か？」というターゲットとペルソナ設定から始まるのと同じように、採用活動においても一貫した方針に基づいて活動を進めていくためには、「ペルソナ設定」が重要です。『採りたい人物像は明確だし、関係者間で共有している』と思っていても、言語化してみるとズレが生じているケースは多々あります。

また「採りたい人は面接での採点基準として決まっている』場合も、採点基準になっている短い単語に何をイメージしているかが面接官によって異なることもよくあります。

『どんな人を採用したいのか？』に対して、明確な共通認識と一貫した方針を持つことが採用活動を成功させるための第一歩です。

2.「一貫性と具体性のある採用メッセージ」を発信できる

採用したい人物像の認識をすり合わせることは、求人原稿、企業説明会、面接といった一連の採用プロセス内で発信するメッセージの一貫性に繋がります。明確な人物像があるからこそ、「その人」に向けてメッセージを発信し続けることができます。

例えば、

といった魅力を持った企業を考えてみます。

求人原稿や説明会、面接の中で前面に出していくべき魅力は何か？優先順位を決定するのに役立つのがペルソナです。例えば「ミッションに共感する人材」を採りたいのであれば、「社会貢献性や顧客から感謝される場面、風通しのいい社風」がメインメッセージになるかもしれません。「成長意欲の高い人材」を採りたいのであれば、「20代での成長チャンスや企業自体の成長性、人事制度」を伝えていく方がいいかもしれません。

上記は少し極端な事例ですが、ターゲットが曖昧だと、自社の魅力を箇条書きで並べるようなことになってしまい、「採りたい人に伝わらない」「自社の魅力が曖昧になる」「受け手によって異なる企業像が伝わる」といった機会損失が起こります。

また、一言に「20代で成長できる」といっても、「顧客に評価される」「年収が上がる」「市場価値が高まる」「ポジションが上がる」「専門性が深まる」など、“成長”が意味するものは様々です。ペルソナを明確にすることで、「成長できる」という抽象的なメッセージではなく、「どんな成長が出来るのか」を具体的な事例と共に発信していくことができます。

3. 求職者目線で採用活動が進められるようになる

ペルソナが明確になると、自然と相手の立場に寄り添った発信を行えるようになります。ターゲットが明確になるからこそ、『この人はどう考えるだろう？』『この人が望むものは何だろう？』『この人は何を聞きたいだろう？』という視点で考えやすくなります。採用活動においてペルソナがないと、私たちは『（我々は）何を伝えたらいいだろう？』『（自社の）魅力は何だろう？』と、会社中心の思考をしてしまいがちです。

しかし、どんな人に入社してほしいかをイメージして、ペルソナに落とし込む中で、採用メッセージを「受け取る相手」の存在を強く意識するようになります。ペルソナを作ることで、意識しなくとも、自然と相手の立場に寄り添った発信が増えていくのです。求職者の立場に寄り添った発信を行うことは、採用成功のための基本です。基本を外さないためにも、採用ペルソナは大きな意味を持っているのです。

採用を成功させるペルソナ作成の5ステップ！作り方とポイントは？

1. 経営陣と必要な人材のすり合わせ

採用計画を決める経営陣や採用の決裁者と、「どういうポジションや期待値で採用を行うか？」をすり合わせることがペルソナ作成の第一歩です。初めに経営陣とのすり合わせを行うことで、「部門関係者とのヒアリング」を行う際にも方向性がずれなくなります。

例えば、現場は「いまの現場で使い勝手のいい人」を求めがちですが、幹部陣は「将来の幹部候補レベル」で採用を考えていることもあります。

現場マネージャーは「パーフェクトな人材」を求めてしまうが、事業部長は「プレイヤーとして最低限動けるレベルでいいので、今期の事業計画を達成するために採用人数を必達することが重要」といった考えを持っていることもあります。

関係者の足並みを揃えるためにも、採用計画の全体像と求める人物のレベル感や方向性を把握しておくことが重要です。

2.ヒアリングによる必要な人材の明確化

次に行うのは、ヒアリングによる人材の明確化です。前述したような採用の決裁者や選考の合否を決める面接官が主な対象になります。部門の幹部層が選考に入っていない場合には、必ずヒアリングの対象に入れましょう。

ヒアリングする際に注意が必要なのは、抽象的な単語の羅列で終わらせないことです。例えば「コミュニケーション能力」といわれたら、『コミュニケーション能力というと具体的にはどんな力ですか？』『社内でいうと誰みたいな感じですか？』『面接では具体的にどこを見て判断していますか？』と深掘りししましょう。

特に「社内の●●さんのようなタイプ」など、いま職場にいる人や内定を出した人を事例にしながら話すと、共通認識を作ったり、具体化したりするうえで有効です。とりわけ、性格特性、行動傾向、価値観、コミュニケーション、行動の特徴などの定性的な要件を明確化していく際には、このやり方が有効です。

3.仮のペルソナを設定

以上のプロセスを踏まえて、仮のペルソナを設定します。設定する際には、

という3つの側面から作ることがポイントです。「ペルソナ」設定は学歴や経歴、能力面だけでなく、価値観や性格特性に踏み込むことが一般的な「採用ターゲット」との違いです。定性面を決めることで人物像が明確になり、「どんな魅力を発信するか？」というメッセージの一貫性や具体性に繋がります。

また、定性面と共に、行動パターンの仮説を作ることで、「どんな媒体に出稿したら良いか？」等も明確になります。価値観や性格特性、行動パターンの仮説を作る際には、モデルになりそうな内定者や社員にヒアリングすることもおすすめです。

4.経営陣や面接官に確認して最終決定

仮のペルソナを設定したら、もう一度経営陣や面接官とのすり合わせを行います。一連の落とし込み作業の中で、ズレが生じていないことを確認しましょう。

5.採用戦略の決定

ここでの“採用戦略”とは、「設定したペルソナ人材をどうやって採るか？」です。作成したペルソナを基にしながら、「どの媒体や採用チャネルを使うか」「求人原稿でどんなメッセージを発信するか」「魅了付けするためにどんな選考プロセスを組むか」といったことの検討を行います。

とりわけ採用メッセージは重要です。募集広告、採用ページ、企業説明会等で、どんなメッセージを発信することでペルソナに合った人材を惹きつけられるのかを徹底して考えましょう。

採用ペルソナを作成する際に気を付けること

採用ペルソナを作成していくうえで、注意すべき点は以下の3つです。

「現実的な理想像」にグッと絞り込む

ペルソナを設定する目的は、採用活動に関わる関係者で「採用したい人材像」を共有することです。そのためには、できる限り具体性を持って人物像を決めることが重要です。「採用基準」のような項目の羅列はペルソナとはいえません。

また、刺さる採用メッセージを作るためには、曖昧なペルソナではなく、相手の顔がイメージできるところまで“絞り込む”ことが大事です。絞り込む際に重要なのが「現実的な理想像」にすることです。自社で採ったこともないような理想像、『こんな人いる？』と自分たちが思ってしまう人物像、具体的な該当者が想像も付かないようなペルソナを作ってもうまくいきません。

『職場で活躍している●●さんのようなタイプだね』『こないだ面接であった■■さんがこんなタイプだった』など、実際の顔が思い浮かぶような「現実的な理想像」にすることが重要です。

採用ターゲットが複数いるならペルソナも複数設定する

採用人数が多い場合には、採りたい人物像や内定を出しているタイプが何パターンもあることはよくあります。

その場合は、1つのペルソナに無理やり集約するのではなく、●●タイプ、■■タイプと複数パターンに分けて、採用ペルソナを考えることも有効です。

例えば、同じ総合職でも、

といった形でペルソナは複数設定することもできます。

ペルソナを複数設定する場合には「メインのメッセージは営業タイプの鈴木さん向けに作る。ただし、キャリアステップや先輩社員の事例として、マーケタイプの佐藤さん、起業家タイプの田中さんが興味を持つようなコンテンツを入れる」とか、「メインの○○ナビは営業タイプで作る。○○ナビで集まりづらいタイプとの接点づくりとして、起業家タイプが多そうなこのイベントに出る、マーケタイプはこのインターンで集める」などと考えましょう。

作って終わりにしない

ペルソナは作って飾っておくものではありません。採用のチャネルを選ぶ際、求人原稿を作る際、説明会のコンテンツを作る際、常に横においておくものが採用ペルソナです。また採用活動が終わったタイミングでは、「このペルソナで良かったのか？」「ペルソナ通りの人が集まっているか？」を振り返り、ブラッシュアップを続けましょう。

まとめ

採用活動においてペルソナを明確に作成して活動している企業はまだ少数派です。しかし、少子化によって人材の絶対数が減り、さらにフリーランスなどの働き方が増えて労働形態が分散する中で、「自社が採りたい優秀な人材を確保する」難易度と経営上の重要性は上がる一方です。

その中で、採用活動にマーケティングの考え方や手法を持ち込むことで、採用活動を成功させている企業が次々と出てきています。採用活動を成功させるための「採用マーケティング」に取り組む第一歩は、「採用ペルソナの作成」だといっても過言ではありません。ぜひ優秀な人材を確保するために採用ペルソナの作成に取り組んでみてください。