RPOとは？採用活動での導入メリットや選定・運用のポイントを解説

本章ではRPOの概要、またRPOと人材紹介や人材派遣など他サービスの違い、利用が広がっている背景を確認します。

RPOとは

RPOは“Recruitment Process Outsourcing”の略で、採用業務のアウトソーシングを意味しています。“採用代行サービス”とも呼ばれ、企業は採用活動に必要な業務の多くをプロフェッショナルに委託できるのが特徴です。

人材紹介企業や人材派遣企業が提供している場合もありますし、求人広告代理店が提供しているケースも多くあります。また、最近ではRPOサービスを専門としている企業も増加してきました。

さまざまな採用サービスの登場によって採用チャネルが増加し、企業の採用業務が煩雑化しています。また少子化が進むなかで優秀な人材を獲得するために採用担当者には精度の高い採用活動が要求されています。

しかし、複雑化・高度化する採用業務に対応できる人材を十分に確保できている企業は多くありません。RPOは採用活動にかけるマンパワーやスキルが不足している企業を中心に利用が広がっているサービスです。

採用代行サービスであるRPOは大きく2つに分類できます。一つは採用活動の各プロセスの業務を切り出して外部で代行するタイプと、顧客企業に人材を配置して丸ごと採用業務を請け負うタイプです。

前者はRPOサービスを提供する企業内で業務を運用し、国内RPOサービスの多くが含まれます。顧客企業に人材を配置するタイプは大型の案件が多くなりますが、外資系企業を中心に利用されている形態です。

＜RPO：採用代行サービスの利用が効果的な企業の例＞

1.採用人数や募集職種が多い企業
採用人数が多い、募集職種が幅広い企業では採用活動にかかる業務量が多大であるため、採用コア業務に集中するためRPOを利用すると効果的です。

2.人材紹介企業を多数利用している企業
多くの人材紹介企業を利用して人材採用を行なっている企業の場合、求人要件情報を各社に伝える必要があるなど連絡業務が煩雑になりがちであるため、RPOの利用で業務の効率化が可能です。

3.採用ノウハウが不足している企業
売り手市場では精度の高い採用活動が求められるため、採用ノウハウが不足している企業の場合、プロフェッショナルに委託できるRPOの利用で機会損失を防止することができます。

4.社員をコア業務のみに集中させたい企業
外資系企業のように社員は事業のコア領域のみに集中させ、ノンコア業務はすべて切り出していきたいという企業もRPOの利用に向いています。

5.ダイレクトリクルーティングを大規模に運用したい企業
最近注目を浴びているダイレクトリクルーティングは、真剣に運用するには匿名プロフィールを確認しながら、スカウトメッセージを1通1通送信する必要があります。したがって、運用には工数がかかり、ダイレクトリクルーティングを大規模に運用するにはダイレクトリクルーティング専用のRPO利用がおすすめです。

人材紹介や人材派遣との違い

RPOは採用代行サービスであり、委託された採用業務を企業の代わりに実行し、人事部門が行なう業務を請け負います。

人材紹介は企業に候補者を紹介し、採用されれば成功報酬が発生するサービスです。企業の採用業務を代行するという点では、人材紹介のエージェントは一種の採用代行を行なうわけです。ただし、範囲は限定的であり、また、あくまで中立のエージェントとして第三者的に関わる形です。その点では、企業の名義を使って業務を代行するRPOとは性質が異なります。

また、人材派遣も「人材派遣で契約したスタッフに自社の採用業務を任せる」という点でRPOと比較されることがあるサービスです。

ただし、人材派遣の場合、派遣された人材が企業内で業務に従事する形式であり、企業はスタッフに対して細かな指示が可能です。しかし、RPOの場合は基本的に業務委託契約であり、細かな業務指示を企業側が行なうことはできません。RPOと人材派遣は稼働するスタッフとの契約形態、指示の権限に関して違いがあります。

RPOが広がる背景

RPOは米国で発展した事務代行が、給与計算や経理、そして労務管理など対象範囲を広げるなかで採用業務まで行なうようになったことから生まれたサービスです。米国では1980年頃から利用が進み、日本国内でも近年RPOサービスを提供する企業が増加しています。

RPOの利用が広まった背景には採用活動にかかる業務量の増加が影響しています。インターネットをはじめとするIT技術の進展により、HRテックと呼ばれる人事ソリューションが相次いで登場し採用手法を多様化させたため業務負荷が増大しています。

そして売り手市場の継続による人材獲得競争の激化も、企業が採用活動にかける業務工数の増加につながっています。そのため、企業は採用担当者の業務負荷軽減を目的としてRPOの活用をはじめているのです。

また、経営活動において生産性の向上が求められる中で、採用活動に含まれるオペレーション的な業務を切り出すことで、人事の生産性を高めたいというニーズもあります。

RPOが対応する採用業務の領域を“計画策定プロセス”“母集団形成プロセス”“選考プロセス”“内定・入社プロセス”の4つに分けて説明します。

計画策定プロセス

企業は採用活動にあたり、事業計画を踏まえて、どのような人材をどの部署に何名程度、いつまでに採用するのかの採用計画を策定します。

採用計画を策定したら、現状の採用活動の課題を抽出し採用市場での自社の強みや弱みを分析、採用チャネルを選定します。また、採用活動を行なううえで必要な面接官やリクルーターのアサインとトレーニング、採用業務を効率化させるための採用管理システム活動なども併せて検討することになるでしょう。

RPOサービスでは、採用計画の策定段階まで含めて代行するようなケースもあります。適切な採用チャネルの選定や人材要件の定義には高いスキルが求められるため、採用計画策定段階から依頼して、RPOに専門家としてのアドバイスを求める企業は少なくありません。

採用計画策定プロセスへの関与は企業の事業計画や現状の課題を理解していることが前提となるため、RPOサービスには信頼や高い専門性が求められます。

母集団形成プロセス

採用計画を策定すると、企業は求人メディアへの掲載や人材紹介サービスの活用などを通じて採用活動を開始します。最近では企業が人材要件に合致する求職者に直接アプローチするダイレクトリクルーティングの利用も増加しています。

母集団形成プロセスでは求人票の作成や企業説明会の開催、求職者向けスカウト文面の作成をはじめ、人材紹介サービスのコントロールや求人メディアへの出稿手続きなど採用担当者の負荷が増加します。

そのため、多くの企業が母集団形成プロセスの業務代行をRPOに依頼しています。RPOは母集団形成プロセスで求人メディアの選定や求人票作成、企業説明会の企画・運営、人材紹介サービス各社のコントロールなど多岐にわたる業務を担当します。

新卒採用のインターンの企画・実施や企業案内の作成、場合によっては企業説明会の進行を代行する場合もあります。

RPOは採用市場のトレンドや求職者の傾向性など最新の情報を持っています。したがって企業はRPOの導入で採用担当者の負荷軽減を図ることができるだけでなく、母集団形成プロセスを最適化することもできるのです。

選考プロセス

選考プロセスでは母集団形成プロセスで獲得した候補者群を書類選考や適性検査等でスクリーニングして、面接をはじめとする選考作業を行ないます。近年ではカジュアル面談を実施する企業も増加するなど、選考プロセスも採用担当者の業務量が増加しているのが特徴です。

RPOは選考プロセスで候補者情報の管理から書類選考、また適性検査の実施や面接の代行まで幅広い業務を担当します。面接では多数の候補者への対応が発生するうえ、面接日程の調整や当日の受付など業務も煩雑になりがちです。

企業はRPOの活用によって選考プロセスの業務負荷を軽減することができ、採用担当者は合否判定など採用コア業務に集中できるようになります。

また書類選考と一次面接によるスクリーニング自体もRPOが担当し、企業側は二次面接以降や最終面接のみを行うような形で、役割分担して採用活動の効率化を図るケースもみられます。

さらにRPOが面接マニュアルや選考基準を作成したり、面接官のトレーニングを行なったりするなど採用活動の質の向上を支援する場合もあります。RPOは選考プロセスでも企業の負担を軽減させ、選考プロセスのクオリティを高める役割を担うことができます。

内定・入社プロセス

候補者に内定を出し、入社に至るまでのプロセスでもRPOの活用が可能です。内定・入社プロセスでは、内定通知書の送付をはじめ内定者向けの研修・懇談会、社内見学会の実施など多くの業務が発生します。また内定辞退者が出た場合にはヒアリングやアンケートを行なう必要があります。

RPOは内定者との接点を保ちながら各種の業務や社内イベントの企画・運営などを代行し、内定辞退者への意見聴取も可能です。さらに採用活動の終了後には目標を達成できたか、各プロセス毎のKPIを管理して次回の採用活動に向けた課題を抽出します。企業にとってRPOは採用活動のパートナーともいえる存在ともなり得ます。

企業がRPOを利用するメリットを、3つの点から説明します。

コア業務に集中できる

RPOの利用が企業にもたらす最も大きなメリットは採用業務にかかる負担を軽減できることです。

採用活動では求人メディアへや人材紹介への対応、各種データの管理、求職者への連絡など多岐にわたる業務が数多く発生します。また採用競争の激化によって他の企業に負けないように候補者に対して可能な限り速やかな連絡も求められます。

採用チャネルの多様化なども加えると、採用活動は人事への業務負荷が過大になりがちです。そのため採用担当者の工数が圧迫され、採用活動の質が低下している企業は少なくありません。

RPOを活用して採用ノンコア業務を中心にアウトソースすることで、採用担当者はコア業務に集中できるようになります。課題の抽出・分析や採用戦略の策定、また面接や内定者フォローなど重要な業務に専念できるのです。

企業のRPO利用メリットは採用担当者の負荷を軽減させ付加価値の高い業務に取り組む環境を作り出すことができる点にあります。

採用の質向上につながる

企業がRPOを利用する2つ目のメリットが、採用活動の質向上につながることです。採用市場環境の厳しさから、多くの企業は採用活動における質の向上が課題となっています。

RPOは採用活動のプロフェッショナルとして、自社が持たないスキルやノウハウを保有しており、RPOに依頼することで、その知見と経験を活かすことができます。

外部の専門家として自社の採用活動について客観的な視点からのアドバイスを期待することも可能です。企業のなかにはRPOのスキルやノウハウを積極的に吸収し、自社の採用活動に役立てている場合もあります。

また、RPOの活用によって自社では難しかった採用手法に取り組めるようになります。ダイレクトリクルーティングやSNSを使った採用活動など、知識やノウハウが求められる手法も数多く登場しているためです。

たとえば、「ダイレクトリクルーティングを専門とするRPO」などもあり、RPOが持つ知見と経験は、企業の採用活動で質の向上をもたらし、新たな取り組みへのきっかけになります。

採用の生産性を可視化しやすくなる

採用活動が可視化され、見えづらかった生産性が明らかになる点もRPOを利用するメリットとなっています。RPOは採用活動のKPIを設定し、定期的に進捗をレポートするため、企業にとって採用活動の可視化が可能となります。

企業はRPOのレポートから課題を抽出し改善につなげることができます。採用活動はこれまで、多くの企業で費用対効果がわかりづらい業務であったため、RPOの導入によってコストに対応する成果を管理しやすくなるというメリットもあります。

採用活動での生産性やコストの可視化メリットは規模の大きな企業で顕著になりやすいのが特徴です。全国の支社や店舗ごとに採用業務を行なっている場合など、採用活動の全容を把握するのは困難です。

しかし、RPOを利用して採用活動を一本化すれば、見えづらかった採用業務や生産性を可視化してルールや手法を統一することができます。また支店や店舗の採用業務の負担を軽減し、本来の業務に集中することで効率化と業績の向上にもつながります。

RPOの利用はメリットばかりではありません。企業にもたらすデメリットを3つの点から説明します。

採用ノウハウが蓄積しにくい

RPOは外部企業へのアウトソーシングであるため、採用活動が成功しても自社に採用ノウハウが蓄積されにくいというデメリットがあります。RPOは業務を外部で行ない、依頼する企業側には細かな採用ノウハウは引き継がれません。

それにより、RPOとの契約終了後に企業が独自で採用活動を行なう際に支障が生じる可能性もあります。自社がRPOのノウハウを吸収して蓄積したい場合には、定期的なミーティングで議題とする、担当者同士が密に連絡を取るなどの工夫が欠かせません。

RPOを利用するうえでは、自社に採用ノウハウが蓄積しづらいことを認識したうえで、長期的な協力関係を構築できるパートナーを選定するのが重要です。

候補者接点が不足する

RPOを使うことで、候補者との直接点が不足しがちになる点も企業にとってのデメリットとなり得ます。
候補者への対応をRPOが行なうことによるコミュニケーション不足は、候補者の自社に対する温度感をつかんだり、内定・入社に至るまでの関係性構築に支障をおよぼしたりする可能性があります。

またスクリーニングをRPOが行なうことにより、自社のカルチャーにマッチしない人材が選考に残りミスマッチを引き起こすリスクもあります。特にRPOが人材像を十分に理解しないまま採用代行業務に取り組んでしまうと、求める人材要件を満たさない候補者が選考を通過してしまうケースもありますので注意が必要です。

採用ノンコア業務だけでなく、面接業務などの採用コア業務をRPOに依頼する際には、人材要件や採用基準、カルチャーを念入りに打ち合わせておきましょう。

コストが発生する

RPOを利用する際の料金設定は、月額固定制や従量制が一般的です。月額固定制の場合、採用活動にかかる業務をパッケージ化して設定されており、各業務やボリュームに応じた単価が示されています。

また、従量制は対応する人数やダイレクトリクルーティングのメッセージ配信量などに応じて費用が発生するモデルです。珍しいところでは、成果報酬制で書類選考通過数などから費用算定するモデルもあります。

アウトソースする業務の範囲や必要なスタッフの人数、また依頼する企業内に常駐して業務にあたるかどうかなど契約内容や条件によっても金額は異なります。

月額数万円から依頼できる安価なRPOサービスも登場していますが、自社で専任の担当者を用意する際の人件費＋諸経費よりコスト的に押さえられる場合が多いでしょう。

RPOを利用する際には、どのような点に注意する必要があるのでしょうか。RPOを選定するにあたってのポイントと運用の注意点をそれぞれ説明します。

RPOベンダーの選定ポイント

採用代行サービスであるRPOは、提供企業によって得意とする分野や対応できる業務範囲に違いがあります。まだ歴史の浅いサービスであるため、ベンダーの持つスキルやノウハウにも差があるのが実情です。
したがって、自社が求める業務に対応可能で質の高いサービスを提供できるベンダーを慎重に選定する必要があります。

選定にあたってはまずRPOベンダーの実績を確認しましょう。どのような企業のどのような採用活動支援実績があるのか、成功事例を含めチェックすべきです。実績や事例から「多人数の採用に強みがある」「エンジニア採用が得意である」「新卒採用の利用が多い」といった特徴がわかります。

またRPOは自社の採用担当者に代わって候補者対応を行なうため、接客品質の高さも重要なポイントとなります。自社の顔としての役割が求められるためです。電話やメールの印象が候補者の選考辞退につながってしまうケースもあります。

RPOベンダーが用意する候補者対応マニュアルを確認する、営業担当者の対応品質から推測するなど、接客品質を見極めたうえで選定しましょう。

さらにセキュリティへの配慮もRPOベンダーを選ぶうえで欠かせないポイントです。情報セキュリティマネジメントシステム基準であるISMS認証やプライバシーマーク認証の取得などRPOベンダーの情報管理体制を事前にヒアリングしておきましょう。

見積を依頼する際には、担当する業務の範囲によって金額が変動するため、業務内容と採用ボリューム、そして想定される期間を明確にする必要があります。
提示された見積金額はRPOに依頼せず自社で対応した場合のコストと比較検討したうえで利用を決定しましょう。

運用上のポイント

RPOベンダーを利用した採用代行サービスを運用するうえではどのような点に留意すれば良いのでしょうか。2つの点から説明します。

・業務範囲を定める
RPO運用の最も重要なポイントの一つが業務範囲の明確化です。採用活動は業務範囲が広いため、自社が担当する業務とRPO側に任せる業務をしっかり切り分けておく必要があります。

特にRPOは採用代行サービスという性格上、丸投げに近い“おまかせ”を希望する企業も少なくありません。しかし企業にとって採用活動は人的資源の活用にもつながる重要な役割を果たします。
したがって、RPOを利用するにあたっても、選考プロセスや内定者フォローなど重要な部分は可能な限り自社が担当するのが好ましいのです。

また採用業務では個人情報をはじめ候補者に関するデータの取り扱いが発生します。自社とRPOベンダーの間で情報連携をどのように行なうかなど作業フローも整えておくべきです。

業務範囲があいまいなまま運用を開始すると、何らかの問題が発生した場合、どちらが担当すべき業務なのかを巡ってトラブルになりかねません。RPOとの間に良好な関係を構築し、長期的に安定した採用活動を実現するためにも、依頼する業務範囲は詳細に設定すべきなのです。

・進捗確認を行なう
RPOは外部による採用代行サービスであるため、情報の連携が遅れたり、認識にギャップが生じたりする可能性があります。また、ターゲットとする人材の要件にズレがあったり、スクリーニングの精度が期待どおりでなかったりする場合には、RPOに軌道修正を求める必要も生じます。

そのため、RPOに依頼した業務の進捗を確認するためのレポート提出や定例ミーティングを開催してコミュニケーションを取りましょう。お互いが持つ情報の連携遅延や人材要件の認識ギャップなど採用活動を成功させるための障害となりえる要素を排除することが大切です。

人材採用に課題を抱える企業の増加にともなって、RPOサービスを活用した採用活動強化へのニーズが高まっています。RPOは日本ではまだ歴史の浅いサービスであるため、初めて利用するという企業も少なくありません。

RPOの活用によって企業の採用担当者は煩雑な業務から解放され、コア業務に専念できるというメリットは魅力です。また社内に採用領域の知識や経験が不足している場合には、プロフェッショナルの知見を活かすことができます。

一方で、採用活動は経営戦略や事業計画をもとに企業側が主導権を発揮しつつ進めていくのが理想です。RPOのスキルやノウハウに頼りすぎないよう、自社の採用リソースを充実させていく努力も欠かすべきではありません。

業務範囲を明確に定め、定例ミーティングの開催などによって良好な関係を築くことができれば、RPOは企業の採用活動にとっての大きな力となります。RPOをうまく使いながら、採用活動の質を高めていきましょう。