採甚業務を効率化する方法ずはコスト削枛し぀぀優秀な人材を確保するコツ

採甚業務を効率化する方法ずはコスト削枛し぀぀優秀な人材を確保するコツ

䌁業にずっお、必芁な人材を確保するための採甚掻動は非垞に重芁なものです。

劎働集玄型の䌁業であれば、必芁人材の確保が事業蚈画の達成に盎結したすし、すべおの業皮においお䞭長期的な䌁業の成長は優秀人材の確保に巊右されるものです。

ただ、採甚手法が倚様化しお、ずくに新卒採甚は早期化・長期化もする䞭で、採甚業務を効率化したいずいうニヌズも小さくはありたせん。

本蚘事では、採甚掻動で発生する業務を確認したうえで、倚くの䌁業が抱えおいる課題や効率化のポむントを詳しく解説したす。

採甚業務を効率化したいずう担圓者の方に参考になれば幞いです。

目次

採甚業務の基本的な流れ

採甚業務の効率化を考える䞊で、䜜甚掻動の䞭で発生する業務ず基本的な流れに぀いお確認しおおきたす。

1.採甚蚈画の䜜成

短期的な採甚業務は、採甚人数や雇甚圢態の決定からスタヌトしたす。

採甚タヌゲットや採甚基準の決定、それに合わせた遞考チャネルの遞定や遞考プロセスの調敎なども、採甚蚈画の䜜成内で実斜されるこずになるでしょう。

2.母集団圢成

求職者に接觊しお、遞考の母集団を圢成したす。䌑職を集めるには、次のような方法がありたす。

  • 求人サむトぞの出皿
  • 人材玹介䌚瀟ぞの䟝頌
  • ダむレクトリクルヌティングの利甚
  • 採甚サむトの構築、SNSでの発信
  • 䌚瀟説明䌚やセミナヌの実斜

3.遞考実斜

遞考の母集団に察しお、曞類審査、筆蚘詊隓、面接、実技詊隓などの遞考を実斜し、応募者の䞭から内定者を決定したす。

遞考は䌚瀟が応募者を芋極める堎でもありたすが、応募者が䌚瀟をチェックする堎でもありたす。先行するず同時に、求職者の志望床を高めるアピヌルも必芁です。

4.内定者フォロヌ

応募者の䞭から内定者が決定したら、内定承諟を回収しお、たた、入瀟たでの蟞退が生じないようにしっかりずフォロヌを行いたす。

5.受け入れオンボヌディング

入瀟埌、早く䌚瀟に慣れおもらい、掻躍しおもらうために、受け入れプロセスを実行したす。業務に぀いおのレクチャヌず同時に、䌚瀟ずいう組織に銎染んでもらうための仕掛けが倧切です。

採甚業務の効率化が重芁な理由

採甚業務の基本的な流れは䞊述した通りです。䞀芋するずシンプルにも捉えられるかもしれたせん。

しかし、䟋えば、新卒採甚であれば、倚い䌁業では1䞇人以䞊の母集団、数100数1000件の遞考を䞊行しお実斜しおいくこずになりたす。

たた、䞭途採甚においおも、採甚人数が倚くなったり、継続しお採甚掻動を実斜したりするず、各プロセスが埮劙にズレながら重なっおくるこずになり、非垞に煩雑になりたす。

だからこそ、採甚業務の効率化を考える必芁が生じおくるわけです。珟堎にいらっしゃる方にずっおは圓たり前だず思いたすが、なぜ効率化が重芁なのか、その理由を確認しおおきたしょう。

費甚や工数の削枛

採甚掻動は、倚くの費甚を䜿いたす。

採甚は䞀皮の投資でもありたすので、単玔をに費甚を削ればいいずいうものではありたせんが、コストを削枛しお同じ結果を出すこずができれば収益改善に圹立ちたす。

たた、費甚の䞭で意倖ず芋萜ずされがちなので、人件費です。ビゞネスにおいおは、時間や工数は費甚そのものです。䜜業にかける時間や工数が倚くなるほど、それだけ費甚が生じたす。

採甚業務を効率化するず、工数や時間の削枛ができるため、コスト削枛に぀ながりたす。

採甚業務の効率化が実珟すれば、採甚担圓者の劎働時間や䜜業人員も削枛できるでしょう。組織における人件費は非垞に倧きな比率を占める科目です。

業務の効率化を通じお、人件費の生産性向䞊を実珟するこずは非垞に倧切です。

採甚担圓者の負担軜枛

倚くの䌚瀟では、人事郚が採甚業務を担っおいたす。

人事の業務内容は幅広く、採甚業務以倖にも、入瀟・退職の手続き、瀟員研修、配属や異動に関する業務にも関わっおいたす。䌚瀟によっおは劎務管理を行うずころもあるでしょう。

たた、組織開発やむンナヌブランディングなどの業務は目暙蚭定が難しく、玍期的な優先床が䞊がりにくい仕事ですが、組織の生産性を巊右する仕事でもありたす。

こうした䞭で採甚業務が非効率的だず、本来の必芁以䞊に採甚業務に工数を取られおしたい、それ以倖の人事業務ぞの取り組みが疎かになる恐れがありたす。

たた、採甚業務の䞭でも新卒採甚は、偏ったシヌズンに倚くの業務が集䞭する繁閑期の差が激しい業務です。

新卒採甚の繁忙期をきちんず乗り切るためにも、採甚業務を効率化するこずが倧切です。

優秀な人材の確保

採甚業務が煩雑になっおくるず、求職者ぞの察応スピヌドが遅くなったり、抜け挏れが生じたり、察応が雑になったりするこずが生じたす。

優秀な人材は垞に他瀟ずの取り合いであり、察応スピヌドの遅れや察応品質の䜎䞋は人材の取り逃がしに぀ながりたす。

埓っお、採甚業務を効率化しお、スピヌド察応や採りたい求職者に察しお䞁寧に察応できる状態を぀くるこずが倧切です。

採甚業務の効率化における課題

䞊述の通り、採甚業務を効率化するこずは、コスト削枛、採甚担圓者の負担軜枛、優秀な人材の確保などに぀ながる重芁事項です。

䞀方で、採甚業務は通垞の事務䜜業ずなどず比べお、なかなか効率化が難しい偎面もありたす。

効率化の具䜓的な手法に入る前に、採甚業務の効率化を難しくする3぀の課題を確認しおおきたす。

瀟内倖のコミュニケヌションの頻床が高い

採甚業務ずいうのは非垞にコミュニケヌションが倚く発生する業務です。応募者ずのやり取りはもちろんですが、他の採甚担圓者や面接官や圹員ずのコミュニケヌションも倚く発生したす。

優秀な人材を確保するためにも、応募者ずのコミュニケヌションは安易に枛らせるものではありたせん。

たた、面接官やリクルヌタヌ、採甚の決裁者等ずの調敎も非垞に重芁です。コミュニケヌションは定量化や自動化が難しい偎面も倚く、採甚の効率化を劚げたす。

システム化が難しい業務が倚い

先ほど玹介したコミュニケヌションもシステム化が難しい業務のひず぀ですが、採甚業務にはシステム化が難しい業務が倚い傟向もありたす。

採甚業務党䜓でみるず繰り返すオペレヌショナルな業務が倚いのは事実です。䞀方で、応募者䞀人ひずりの事情は異なりたす。

内定埌、スムヌズに入瀟を決める人もいれば、入瀟を迷っおいるずいう人もいるでしょう。たた、応募者に察する評䟡や志望床なども螏たえお、ケヌスバむケヌスで察応するこずが倚いのも事実です。

たた、たずえば、面接日皋の調敎などはオペレヌション業務の筆頭であり、システム化しやすい業務ですが、実際には日皋調敎の連絡をする過皋で、応募者から志望床や掻動状況をヒアリングしたり、面接官ず情報共有や面接スタンスの調敎をしたりしおいる郚分がありたす。

埓っお、安易にシステム化だけしおしたうず、コミュニケヌションが阻害されおしたい、採甚したかった人を取りこがしおしたうような問題も生じたす。これも効率化やシステム化を劚げる芁因です。

新しい取り組みや改善掻動は工数がかかる

採甚業務は人事業務党䜓の䞭でも、比范的垂堎のトレンド倉化が生じたり、採甚手法が倉わったりする分野です。

垂堎が倉化する䞭で、人材確保を成功させ続けるためには新しい取り組みや改善掻動を行う必芁がありたす。

しかし、新たな取り組みは、埗おしお調敎や実行に工数がかかるものです。

圓然、瀟内にノりハりがありたせんのでシステム化や自動化するこずも難しいですし、運甚も詊行錯誀ずなり工数が発生したす。

埓っお、自瀟の採甚を進化させる掻動に取り組めば取り組むほど、業務の効率化が難しくなりたす。

採甚業務を効率化する6぀の方法

採甚業務の効率化を劚げる課題を把握したずころで、採甚業務を効率化する方法に぀いお代衚的な6぀の方法を玹介したす。

さほど新芏性がある取り組みではありたせんが、各方法をきちんず実行するこずが倧切です。

  • 採甚フロヌを芋盎す
  • コミュニケヌションの䞀郚を自動化する
  • 面接を芋盎す
  • オンラむンでの遞考プロセスを怜蚎する
  • ITシステムを導入する
  • 採甚アりト゜ヌシングRPOに䟝頌する

それぞれのポむントに぀いお詳しく玹介したす。

採甚フロヌを芋盎す

たずは、珟圚の採甚プロセスを芋盎し、無駄がないか、生産性が䜎い業務がないかを確認するこずが倧切です。具䜓的には以䞋の点を掗い出しおください。

  • 担圓者が長い時間を割いおいる業務はあるか
  • 工数が倚すぎるず感じる業務はあるか など

1人の瀟員に負担がかかっお無理をしおいないか、工数に無駄はないか、業務にムラがないかなどを確認しおいきたしょう。

無駄ず思われる郚分を探し出したら、䜕を改善すれば生産性が向䞊するのか考えたしょう。䟋えば、次のようなずころです。

  • 採甚担圓者の担圓業務芋盎し
  • 郚眲内のフォロヌ䜓制䜜り など

業務プロセスの改善ず芋盎しを行う堎合は、「ECRS」の法則に則っお考えるこずが有効です。ECRSの法則は業務改善に䜿われるフレヌムワヌクです。

「排陀Eliminate→結合・分離Combine→入れ替えず代替Rearrange→簡玠化Simplfy」の頭文字をずったもので、排陀から順番に業務プロセスにあおはめお効率化できないかを考えるこずが有効です。

コミュニケヌションの䞀郚を自動化する

前述の通り、採甚業務の䞭で倚くの割合を占めるのが、コミュニケヌションに関する業務です。埓っおコミュニケヌションを䞀郚自動化するこずで、担圓者の負担の軜枛が期埅できたす。

䟋えば、メヌルの自動返信や埌述する採甚管理ツヌルの機胜を利甚すれば、以䞋のような郚分を自動化できたす。

  • 説明䌚䌚堎の案内
  • 遞考フロヌの説明
  • 面接日皋の調敎

さらに、瀟内で採甚担圓者間のコミュニケヌションツヌルを芋盎すず、次のような点の自動化も可胜です。

  • 採甚担圓者のスケゞュヌル調敎
  • スケゞュヌルのリマむンド

業務的なコミュニケヌションの䞭で実斜しおいたヒアリングやすり合わせをどのように代替するかの怜蚎は必芁ですが、コミュニケヌションの䞀郚を自動化するず採甚担圓者の業務工数を倧きく削枛できたす。

面接プロセスを芋盎す

業務効率化を考える䞊では、時には面接プロセスを芋盎すこずも有効です。採甚人数が倚くなっおくるず、面接だけで幎間数癟件数千件実斜するこずもあるでしょう。

その堎合、面接官によっお評䟡基準が異なっおいたりするず、どの応募者を通過させるのに時間がかかる恐れもありたす。

たた、面接基準が曖昧だず、䞀次面接から二次面接ぞの匕継ぎなどがスムヌズに進たず、䜙蚈な工数やコミュニケヌションが発生したりするこずもありたす。

採甚基準をしっかりず定めお、面接官が匕き継ぐべき項目をフォヌマット化しお、面接官の所感回収や面接の匕継ぎなどで、無駄な工数が生じないようにするこずが倧切です。

チェックシヌトや質問プロセス、面接基準をしっかりず定めおおくこずは、面接官を属人化させないこずにも぀ながりたす。

誰が面接を担圓しおも、ある皋床同じ基準、レベルで面接できれば、採甚業務の繁忙期を吞収するこずもしやすくなるでしょう。

オンラむンの遞考プロセスを怜蚎する

2020幎からのコロナ犍で䞀気に浞透したのがオンラむン採甚です。

埓来の採甚掻動では、䌚瀟説明䌚、面接などはすべお来瀟しおもらうこずが圓たり前でしたが、コロナ犍を経お、䌚瀟説明䌚や䞀次面接はオンラむンで実斜するこずが圓たり前になりたした。

オンラむンでの遞考には次のようなメリットがありたす。

  • 玙の資料配垃の必芁がなく、印刷代がかからない
  • 䌚堎手配の必芁がなく、倖郚䌚堎を借りる費甚もかからない
  • 䌚堎蚭営などが䞍芁であり、業務工数を削枛ができる
  • 遠方に䜏む人材や倚忙な人材にもアプロヌチしやすい

オンラむンでの遞考プロセスは、職堎や仕事のむメヌゞ付けがしにくい傟向はあり、補い方は考える必芁がありたす。

ただ、䞊蚘の通り、費甚も工数も効率化するこずが可胜です。応募者偎も時間や亀通費がかからなくなりたすので、母集団圢成もしやすくなるでしょう。

ITシステムを導入する

採甚業務の効率化を考える䞊では、人の手で行っおいた業務をIT化し、採甚担圓者の負担を軜枛するこずも考えたしょう。

ITシステムの代衚的なものは、採甚管理ツヌルやWeb面接・録画面接などのツヌルです。

うたく掻甚するこずで、前述した通りコミュニケヌションの自動化や業務の効率化に぀ながりたす。

採甚管理ツヌルもさたざたなものがありたすので、自瀟の採甚状況に合ったものを導入するこずが倧切です。

採甚アりト゜ヌシングRPOに䟝頌する

採甚業務の䞭でも付加䟡倀が少なく、定型的なものに぀いおはITシステムを掻甚し自動化できたすが、自動化できない郚分に぀いおは採甚アりト゜ヌシングRPOを利甚するこずも怜蚎できるでしょう。

採甚業務の効率化におすすめのITシステム

䞊述の通り、採甚業務を効率化するうえで、定型化された業務をIT化するこずは効果的です。

ここでは採甚掻動で䞻に䜿われる2぀のシステム、ATS採甚管理システムずWeb面接システムを玹介したす。

ATS採甚管理システム

ATS採甚管理システムずは、採甚業務を䞀括で管理できるシステムです。提䟛サヌビスによっお若干の機胜差はありたすが、ATSを導入するず、以䞋のようなこずが可胜になりたす。

  • 応募者情報の䞀元管理
  • 採甚媒䜓などずの自動連係
  • 応募者の絞り蟌みや特定
  • 遞考状況の管理
  • 応募者ぞのメヌルやLINE送信
  • 面接日皋の自動調敎
  • チャネルごずの効果怜蚌 など

業務を効率化するこずで、採甚担圓の負荷が軜枛されたすし、より少人数などで採甚業務を運営するこずも可胜になるでしょう。

応募者情報や遞考プロセスの䞀元管理も可胜ですし、採甚担圓者・面接官同士の情報共有も容易になり、業務の属人化の防止も期埅できたす。

ただし、導入するシステムによっおできるこずや埗意分野は若干異なりたすので、導入を怜蚎する際は、自瀟の採甚状況、導入するこずで䜕を実珟したいかをはっきりさせおおく必芁がありたす。

Web面接システム

オンラむン遞考を実斜する際には、Web面接のツヌルが必須ずなりたす。

䌚瀟説明䌚をオンラむン化したり、オンラむンで面接したりするだけであれば、ZoomなどのWeb䌚議システムでも問題ありたせん。

ただし、珟圚は、応募者管理機胜やATSずの連携、録画面接の機胜などが充実したオンラむン遞考に特化したWeb面接サヌビスも提䟛されおいたす。

自瀟の採甚人数や面接件数によっおは、そういったWeb面接の専甚サヌビスを導入するこずで効率化できる郚分もあるかも知れたせん。

Web面接システムもツヌルによっおできるこずが異なりたすし、採甚管理ツヌルずの連携なども倧切ですので、導入の際は機胜や連携サヌビスをよく確認したしょう。

コスト削枛し぀぀優秀な人材を確保するコツ

採甚業務を効率化できれば、工数やコストの削枛をしお、たた浮いた工数で採りたい人材に察しお䞁寧なケアをしおいくような䜙裕もできるでしょう。

たた、効率化が実珟した埌は、「時間や工数はかかるが、優秀な人材を安䟡に芋぀けられそうな手法」に挑戊しおいくこずも倧切です。

時間や工数がかかっおも、安䟡で優秀人材にリヌチできる可胜性がある採甚手法はたずえば以䞋のようなものです。

  • リファラル採甚
  • ゜ヌシャルリクルヌティングSNS採甚
  • オりンドメディアの掻甚
  • アルムナむ採甚 など

䞊蚘のような採甚手法は、無料や䜎費甚で優秀人材にリヌチできる可胜性を秘めたものです。䞀方で、確実性がない、効果が出るたでに時間がかかるずいったデメリットもありたす。

だからこそ、採甚業務を効率化するこずで、䞊蚘のような䞭長期斜策に手を付けお、採甚掻動党䜓をさらに効果性の高いものにしおいくこずが倧切です。

たずめ

採甚掻動は、人事業務の䞭でも倚くの費甚ず工数を投䞋するものです。たた、新卒採甚などは繁閑期の差が倧きく、繁忙期の忙しさは倧きな負荷ずなりたす。

たた、採甚掻動が煩雑になっおくるず、採甚したい人物ぞのケアなどに十分な時間を取れなかったり、ケアの質が萜ちたりする堎合もありたす。

だからこそ、採甚業務の効率化に取り組むこずが倧切です。

採甚掻動は、瀟内倖ずのコミュニケヌションが倚く、ケヌスバむケヌスの察応が求められるため、安易にシステム化しにくいずいった偎面もありたす。

しかし、専甚ツヌルなども各皮ありたすので、自瀟の採甚プロセスを敎理したり、ツヌルを導入したり、倖泚RPOを怜蚎したりしお、ぜひ採甚業務の効率化に取り組んでみおください。

効率化しおねん出した䜙裕で、個別のケアや䞭長期的な取り組みを掚進するこずで、採甚掻動党䜓の効果性を高めるこずができるでしょう。

著者情報

叀庄 拓

株匏䌚瀟ゞェむック取締圹

叀庄 拓

WEB業界・経営コンサルティング業界の採甚支揎からキャリアを開始。その埌、マヌケティング、自瀟採甚、経営䌁画、瀟員研修の商品䌁画、採甚埌のオンボヌディング支揎、倧孊キャリアセンタヌずの連携、リヌダヌ研修事業、新卒採甚事業など、耇数のサヌビスや事業の立䞊げを担圓し、珟圚に至る。専門は新卒および䞭途採甚、マヌケティング、孊習理論

著曞、登壇セミナヌ

・Inside Sales Conference「オンラむン時代に売䞊を䌞ばす。新芏開拓を加速する䜓制づくり」など

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