人手不足への対策！中堅中小企業が実践できる3つの施策と辞めない会社づくり

中堅中小企業において人手不足が起こりがちな理由は、「労働人口の減少」「大手企業と中小企業の有効求人倍率のギャップ」「（大手企業と比較して相対的な）定着率の悪さ」の3つが挙げられます。中小企業が人手不足に陥るのは3つのいずれか、あるいは複数の要因が合わさって発生するものです。

なお、労働人口の減少は各企業レベルでは対策できないものであると同時に、今後も加速することが確定しています。今後を見据え、労働人口の減少に対応するための対策を講じていく必要があるでしょう。

大手企業と中小企業では有効求人倍率に大きな開きがある

まず、大手企業と中小企業では、有効求人倍率に大きな差があり、採用力に格差があります。有効求人倍率は「求人数を求職者で割った値」、すなわち「求職者1人あたりの求人数」を示すものであり、景況感を示す指標としてもよく用いられます。有効求人倍率が上昇し、採用市場が「売り手市場」となっているとき、企業の採用力が厳しく問われることになります。

リクルートワークス研究所が2019年におこなった調査（第35回 ワークス大卒求人倍率調査）によると、「従業員5,000人以上の大企業の求人倍率は0.37倍」なのに対して、「300人未満の中小企業は9.91倍」となっています。中小企業では、「10社で1人の人材を奪い合う」という状況になっています。

参考：第35回 ワークス大卒求人倍率調査

ニュース等で景況感を示す指標として有効求人倍率が示される場合、大手と中小の格差は可視化されません。有効求人倍率の全体的な変動に加えて、大企業と中小企業の格差を知っておくと、中小企業にとってどれほど人材確保が難しいかが明らかとなります。

定着率が悪く、人が辞めてしまう

採用した人材の定着状況も、人手不足と密接に絡んできます。当然ですが、採用した人材が定着しなければ、いくら苦労して採用できても水の泡になってしまいます。とくに人手不足で悩んでいるときほど、採用基準が甘くなったり、良いことばかり伝えてしまったりして、早期離職になるという悪循環が生じがちです。

厚生労働省が発表する「新規学卒就職者の離職状況（平成28年3月卒業者の状況）」によると、事業所規模（従業員数）が1000人以上では、入社3年以内の離職率は大卒25.0％、高卒26.0％ですが、100人以下（30～99人）になると、大卒39.3％、高卒46.0％まで高まります。統計的にみると、中小企業ほど人が辞めやすいのです

参考：新規学卒就職者の離職状況（平成28年３月卒業者の状況）を公表します

仕事と人のミスマッチ

仕事が標準化されていない中小企業では「この仕事はAさんでなければできない」「Bさんはこの仕事しかできない」といった、仕事が人についている状況（仕事の属人化）になっていることが少なくありません。こうした状況では、繁忙期と閑散期のギャップを吸収できなくなり、人手が余っている部署と人手が足りない部署での不均衡が生まれるなどの問題が発生します。また、IT等を使った仕事の効率化が進められなくなってしまうなどの現象も起こりがちです。

事業の成長に対して、人の供給が足りていない

事業の成長も、人手不足の原因となります。事業成長は好ましいことですが、多くの場合、人手の供給は事業の成長を追いかけて行われます。また、採用活動を行って人材が入社するまでには一定の期間がかかります。そのため、事業成長の最中で、人手不足に対する不満が現場で高まっていくことは起こりうる現象です。

しかし、事業の成長スピードに人手を追いつかせようと採用を急ぐなかで、採用基準を曖昧にしてしまったり、採用のハードルをむやみに下げてしまったりすることは、長期的には組織にとって大きなマイナスとなります。事業成長と採用活動の足並みを揃えていくことは、経営陣の仕事です。

こうした背景を踏まえ、人手不足の解消にむけた施策の方向性を整理する場合、以下の3つの施策がポイントとなります。

“辞めない会社”づくり

「人が辞める → 残った社員への負荷 → 人が辞める」という悪循環が起こっていれば、まずこれを断ち切ることが必要です。

中小企業特有の「採りにくく、辞めやすい」状況そのものを打破しなければ、いくら採用活動を行っても、まるで「穴が開いたバケツに水を注いでいる」状態になりかねません。従って、人手不足への対応で第一に取り組むべきは「社員が辞める状態を解消する」ことです。そのためにも労働環境や待遇、人事制度、後述の業務効率化にむけた施策を講じていくことが必要です。

「辞めない会社づくりをする」というのは「全社員、誰一人として辞めさせない」わけではありません。事業プロセスの改革にむけた施策が講じられていくなかで、社員が一定数辞めることはやむを得ない場合もあります。また、一定比率の社員が辞めることは組織の新陳代謝として健全だという考え方もあります。

採用力を上げる

人が辞めずに定着させられる体制を整えつつ、採用を強化するための施策を講じていきましょう。なお、「採用の強化」とは、「必要人数を採用する」と同時に、「定着する人を見極める」ことが必要です。そのためには、採用したい人材のターゲット像を明確にして採用ペルソナを設定しましょう。

面接では、経歴や能力面だけでなく、価値観や特性が自社の組織風土や働き方に合うかもチェックしましょう。なお、採用戦略は、以下の記事で詳細な解説をおこなっています。

仕事と人のマッチング

人手不足の問題は、仕事のあり方、仕事への取り組み方を変えることによっても解決することができます。例えば、「仕事の属人化を避ける」ことはその筆頭です。仕事の属人化を止めないと、多能工化（繁忙期の分担）やIT化などの施策もうまくいかず、業務全体の効率化にストップがかかってしまいます。

人手不足の解消にむけて、業務効率化で手を打つべきポイントはどのようにして見つけていけば良いでしょうか。具体的な改善ポイントを、以下のチェックリストに沿って探していきましょう。

1．無駄な会議、長い会議、不要な参加者はいないか？

会議の時間が大幅な時間のロスにつながっている場合があります。例えば、単なる確認会議にも関わらず時間が長くなってしまっていたり、不要な参加者が招待されることでコミュニケーションコストが膨れ上がっていたり、主催者の準備不足で会議の効率が悪かったりするケースがあるでしょう。

「人手不足」だという職場において、「人の数」よりも「時間の使い方」に課題を抱えている場合は少なくありません。

2．特定の人、部署への負担が集中していないか？

人と仕事のマッチングが適切でないことが、人手不足感に繋がっていることもあります。人手不足による負担が特定の人／部署に集中してしまっているケースです。

繰り返しになりますが、人と仕事のマッチング状況を改善するためには、「〇〇さんしかできない業務」という属人化している業務を減らし、仕事のマニュアル化や「誰でもできる化」を進めることが重要です。忙しい仕事を分担できるようになるほか、その後のIT化にも効果が期待できます。場合によっては権限委譲などが状況改善に繋がる場合もあるでしょう。

3．外注/アウトソーシングできないか？

数年前と比べて、外注/アウトソースできる業務の幅は広がり、派遣社員や請負、フリーランス、オンラインでのアウトソーシングなど利用方法も増えています。

例えば「電話対応のアウトソーシング」を引き受けてくれる企業もありますし、「インターネット上でデザインやチラシ作成、プレゼンテーションの作成」をしてくれる企業もあります。「商品の受注処理や発想」も外注できるなど、さまざまな依頼に対応してくれるサービスがあります。

また、経理や広報、マーケティングなどの特定業務を週1日～2日稼働して引き受けてくれる業務委託の人も増えてきました。自社にノウハウがない業務や一時的な業務、付加価値を生み出さない業務は、自社でリソースを揃えるより、外部の力を借りることも有効な選択肢です。

4．IT化できるものはないか？

ITは万能ツールではありませんが、効率化を進めるうえで大きな武器であることは間違いありません。RPAを使った自動化やクラウドサービスなど、10年前と比べると圧倒的な安価で大手企業と同じレベルのITツールを使うことが可能となってきています。

「IT化は初期投資を出来る大手企業のやり方」いう感覚に縛られるのではなく、自社に適したツールやシステムがないか情報収集を続けることが大事です。

なお、ITツールを導入する時には、自社の業務フローをそのままIT化するのではなく、ITツールの標準的なやり方に合わせて業務を組み替える意思決定をすることが、効率化には非常に有効です。

5．「5S」が出来ているか？

整理・整頓・清掃・清潔・躾の5つのSを並べた「5S」は製造業をはじめ、多くの中小企業で取り入れられています。職場環境の整備が、人手不足の解消とどう関係するだろうと疑問に思われるかもしれません。しかし、不要なものの廃棄、必要なものにすぐアクセスできる環境の整備、仕事導線の効率化は、それだけでも業務効率を高めます。

また、物理的な5Sが進み、5Sの考え方が浸透してくると、データや業務プロセスにも5Sを適用していくことが可能になります。必要なデータが整備されて、どこからでも直ぐアクセスできる状態が整備される、また、改善の4原則（ECRS）にも則って業務プロセスの見直しが行われることは、業務効率化に大きな効果が見込めます。

人手不足を解決するには、人材を採用して辞めさせない対策と、事業運営を効率化する方法があります。人手不足に陥る原因を洗い出して適切に対応しなければ、採用活動を行って人手を増やしても期待する効果が得られないこともあり得ます。

人が辞めない環境整備、採用力の向上を進めると共に、仕事の属人化を排除する、無駄な会議や仕事を止める、IT化を進める、外注する、5Sを進めるなど、業務効率化の施策を並行して、労働生産性を高めていきましょう。