面接官に欠かせない心得とは?会社のイメージアップにもなる採用面接のポイント

更新:2022/04/22

作成:2022/02/17

古庄 拓

古庄 拓

株式会社ジェイック取締役

面接官に欠かせない心得とは?会社のイメージアップにもなる採用面接のポイント

面接官は『会社の将来を担う人材を確保する』という重要な役目を担います。応募者からは会社の顔として認識され、志望度を左右しますので、言葉や行動には細心の注意を払いましょう。面接官の心得や身に付けておきたいスキルを解説します。

 

<目次>

面接官は面接で何をするべきなのか

面接官は面接で何をするべきなのか
(出典) pexels.com
面接官には『応募者の見極め』と『応募者の志望度を高める』という二つの役割があります。企業が必要とする人材の確保に向けて、面接官は二つの役割をしっかり認識しましょう。

自社にマッチする人材かを見極める

企業が面接を行う目的は、書類選考等をクリアした人材が自社のニーズに合っているか、自社で活躍できるかを見極めることです。学歴・経験・スキルなどの『スペック』と、人柄や価値観・ビジョンなどの『パーソナリティ』の両方を評価し、企業と応募者の相性、活躍可能性を判断します。企業と人材のマッチング度は、経営に直結する重要な問題です。面接官は組織の代表として応募者の面接を行いますので、ミスマッチ等が生じて入社後の活躍が思わしくないと各部署からは「使える人材を採用していない」といった声も上がるでしょう。面接官には、人の本質を見抜く観察眼や相手の本音を引き出す会話力、企業の魅力や課題を分かりやすく伝える表現力といったスキルが求められます

自社の魅力を伝えて入社へと導く

面接は企業が応募者を見極める場であると同時に、応募者が企業を選び、相性を確かめる場でもあります。従って、面接官には『自社の魅力付け』を行う役目もあります。応募者の志向に合わせて自社で働く面白さや将来性を伝え、「こんな会社で働いてみたい」「この会社でなら自分の目標が達成できそうだ」と応募者に思わせることが重要です。また、自社が抱えている課題や現状もありのままに伝えた上で、「こんな課題があるが、一緒に解決していきたい」「わが社で挑戦してみないか?」と応募者の入社意思を鼓舞していくのも面接官の役割です。面接官の中には「優秀な人材を選べばいい」という考えで面接に挑む人も少なくありません。しかし、どんな景況感においても優秀な人材は企業を選べる立場です。「企業が選ぶ」という考えは傲慢な態度となって表れ、応募者の志望度を下げてしまうでしょう。『優秀な人材を見極める』『自社で働く動機を形成させる』『入社へと導く』の全てが、面接官の使命であることを忘れないようにしましょう。

 

面接官が覚えておきたい基本の心得

面接官が覚えておきたい基本の心得
(出典) pexels.com
面接官が応募者の人柄や本質を見極めるのと同じように、応募者も面接官を通じて会社をチェックしています。面接スキルがあっても面接官としてのマインドが不十分であれば、企業の採用活動は難航するでしょう。

互いを見極め合う対等な場と考える

面接の本質は、企業と応募者がお互いに見極めを行う『対等な場』です。企業が応募者に対して高圧的な態度を取ることは許されませんし、逆に企業が下手に出る必要もありません。採用市場は、景況感や職種の需給に応じて売り手市場になったり、買い手市場になったりと変化するものですが、『優秀な人材』は市場動向に関係なくいつでも売り手市場です。自社で採用したいと思う応募者は引く手あまたで、『他社でも内定が出る可能性が高い』ということを前提に考えましょう。しかし、いまだに『面接は企業が応募者を選ぶ場』という認識を持つ面接官も一定数います。実際、応募者は面接官を通じて企業の将来性やカルチャー、働く社員のレベルを厳しくチェックしています。『応募者に選ばれている』という意識を忘れないように徹底しましょう。

会社の顔としての振る舞いを忘れない

面接官は『会社の顔』であり、応募者が最初に接触する会社側の人間です。自分の何気ない言動が会社のイメージを大きく左右するため、会社の代表としての振る舞いを意識しましょう。応募者は面接官の一挙一動を観察し、ホームページや求人サイトでは分からない『企業のリアルな姿』を知ろうとしています。次のような面接官の態度は、応募者の入社意欲を一気に下げて途中辞退の増加を招きます。

  • 応募者を否定する言葉が多い
  • 威圧的な態度を取る
  • 面接中に肘をつく・貧乏ゆすりをする・目を合わせない
  • 会話中の相づちがなく、笑顔もない
  • 面接時間に遅れて参加し、謝罪がない
  • パソコンを打ちながら面接を進めて、目が合いにくい

 

また『圧迫面接』はストレス耐性やとっさの機転を判断するためには有効と言われてきましたが、相手に不要な緊張とストレスを与え、最近ではSNS等での悪評もたつようになっています。圧迫面接の実施する場合は、採用の機会損失を覚悟しましょう。なお、上記は少し極端な例ですが、面接官の一挙一動や対応が応募者の志望度を左右します。応募者の志望度をあげるための対応を忘れないようにしましょう。

 

面接で好印象を与えるための心得

面接で好印象を与えるための心得
(出典) pexels.com
企業の顔となる面接官は、応募者に対してどのように向き合えばよいのでしょうか。企業イメージの低下や信頼の失墜を防ぐためにやるべき、基本中の基本となるポイント2つを解説します。

身だしなみを整えて面接に挑む

応募者がスーツやワイシャツで面接に臨むのは、社会人としての意識を示すと同時に服装によるイメージダウンを防ぐためです。面接官も同様に、身だしなみや立ち振る舞いを通して、相手にどれだけ好印象を与えられるかが重要となります。ドレスコードは業界や職種によってさまざまです。近年はリモートワークが普及し、スタートアップを中心に普段着のままの『カジュアル面談』も実施されるようになりました。『一律にスーツを着用しなければならない』といったルールはないものの、面接官の間でドレスコードについて話し合っておいた方がよいでしょう。服装や身だしなみでは『清潔感』が最も大切です。また、オンライン面接では、面接を行う部屋・背景・照明などにも気を配る必要があります。普段の社内ミーティング等ではあまり気にしないかもしれませんが、面接に際しては事前に映り方をチェックしておきましょう。

応募書類は丁寧に扱う

多くの方がご存じの通り、日本にはいわゆるPマークや『個人情報の保護に関する法律』があります。当然、採用のために取得した応募者の氏名や学歴・住所などの情報も保護されるべき個人情報です。企業は応募者から預かった個人情報を、適切な方法で管理する義務があります。企業が応募者の個人情報を取得するのは『採用活動への利用』が目的です。他目的での使用は禁じられており、採用以外の目的に利用する際は本人の同意や通知が必要です。また、履歴書や職務経歴書などもオンライン上でデータとして扱うことが増えています。パスワード設定や情報漏えいに十分に注意して閲覧権限等の設定も必要です。面接で人を選ぶ以前に『ルールを守れない企業は失格』という意識を持つ必要がありますし、面接官の対応と同様に、個人情報に関するトラブルはSNS上ですぐに拡散して、企業ブランドを損ねますので細心の注意を払いましょう。採用選考においては、ビジネスで名刺を扱うときと同じように、履歴書・職務経歴書を『相手そのもの』として扱いましょう。リアル面接等の際に書類をメモ代わりに記入されるのを不快に思う方もいますので注意しましょう。
参考:個人情報の保護に関する法律 第16条|e-Gov法令検索

 

面接官が本番までに済ませたい準備

面接官が本番までに済ませたい準備
(出典) pexels.com
『見極め』と『魅力付け』の役割をきちんと果たすには、きちんとした事前準備が欠かせません。面接中に的外れな質問をしたり進行がスムーズにいかなかったりすると、それだけで応募者は不安な気持ちになってしまうこともあります。

自社の理念や採用方針、採用基準をしっかり理解する

企業の採用計画は企業理念や事業計画に基づいて行うのが基本です。「経歴や実績が優秀だから入社後も活躍してくれるだろう」と、面接官の個人的な主観で人材を選考してはいけません。勝手な主観で選考を行うと、『現場で使えない』『既存の社員との衝突する』など、さまざまな問題も起きかねません。企業が必要とするのは基本的に「入社後に活躍する人材」です。また、中長期で考えると企業理念や事業の方向性を理解して動ける人材です。自社で活躍する人材はどのような能力やコンピテンシー、価値観を持った人財でしょうか。採用基準の明確化、採用方針の共有と意識のすり合わせをしっかりと行い、主観による評価のズレをなくす努力をしましょう。特に採用目的や求める人材像・採用方法・人数・期限は、関連する全ての担当者が把握しておく必要があるでしょう。

履歴書や職務経歴書を必ず確認する

面接官は事前に履歴書や職務経歴書を確認して、企業の求める人材像と合致しているかを見極めます。スキルや経歴などの応募資格に関しては、書類上で判断できるケースが大半です。面接官や担当者が事前のチェックを怠ると、最低条件に満たしていない人までが面接に進む事態になるでしょう。書類選考を行う担当者と面接官が異なる場合は、合格ラインの認識にズレが出ないよう入念なすり合わせをしておくことも大切です。面接官が十分に履歴書・職務経歴書を確認していないと、面接で無駄な質問が多くなります。応募者は「書類に書いたはずなのになぜ同じことを聞くのだろう」「書類を見ていないのだろうか?」と感じて、不信感や丁寧に扱われていない印象につながります。逆に履歴書をしっかりと読み込んだ上で『深掘り質問』を用意しておけば、面接の精度は大きく向上します。事前に目を通して、面接でどのポイントをしっかりと確認するかも事前に準備しておきましょう。

 

素を引き出す面接を行うポイント

素を引き出す面接を行うポイント
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応募者の素を引き出すには、リラックスして話せる雰囲気を作る工夫も重要です。緊張や不安でいっぱいになっている応募者の気持ちに寄り添いながら、丁寧に面接を進めていきましょう。

自己紹介や雑談で話しやすくする工夫

たとえば、開口一番で志望動機や退職理由を聞かれると、応募者は緊張や不安を抱いたまま面接を進めることになります。緊張のあまり本音を話せず、「自分らしさが出せなかった」「熱意を伝えられなかった」と悔やむ応募者も少なくありません。面接官は場の雰囲気を和ませるため、面接の冒頭で雑談や自己紹介する時間を設けましょう。人には『共通点がある相手には心を許しやすい』『相手が先に自己開示をすることで自分も情報を明かしやすくなる』という心理法則があります。履歴書や職務経歴書の情報も参考にして共通点に関する雑談をしたり、面接官から先に自己紹介したりすれば、応募者も素を出しやすく深度のある対話ができるようになるでしょう。評価を極端に気にする応募者は、自分をよく見せようとして『話を盛る傾向』があります質問をする前に『何を評価するのか』ではなく、『なぜこの質問をするのか』を応募者に伝えましょう。相手は本音を出しやすくなります。

応募者への興味が伝わる表情と相づち

応募者が話をしているときは、笑顔と相づちで相手への理解と興味を示しましょう。「なるほど」「そうなんですね」「もう少し詳しく教えてください」と話を促せば、応募者も話に熱が入り素を引き出しやすくなります。「興味を持って聞いてくれて感激した」「話も引き出してくれた」「笑顔で話がしやすかった」という応募者からの声は、そのまま企業のイメージにもつながる印象です。逆に険しい顔で相づちがないと、応募者は尋問をされているように感じますよい面接官は『質問上手』であり、『聞き上手』になる必要があることを覚えておきましょう。なお、最近ではオンライン面接も増えていますが、オンラインではどうしても画面越しになる分、リアクションが見えにくくなります。また、音声通信の特性上、声による相槌を打ちにくい部分がありますので、頷きや表情、ジェスチャーなどを少しオーバーリアクション気味に実施することがお勧めです。

 

面接官がスキルアップするための心得

面接官がスキルアップするための心得
(出典) pexels.com
面接官のスキルは必ずしも経験に基づくものではありません。面接官になって日が浅い人でも、心がけとトレーニングによってスキル向上が期待できます。たとえば、面接官が陥りやすいバイアスを理解しておくだけでも、評価のブレは減らすことが出来ます。

応募者の過去から未来まで見通す

面接官には書類に書いてある事実だけをうのみにせず、過去・現在・未来を見極めるスキルが求められます。『過去にどのような経験をし、何を得て、現在は何ができるのか』『過去の経験や能力を入社後に生かせるのか』というのは面接で見極める基本です。さらに『前職ではなぜ目標が達成できなかったのか』『どのようなビジョンを持って転職を決めたのか』という将来のキャリアプランもしっかりと確認することが大切です。過去・現在・未来を通して見ることで、応募者の定着率や企業での活躍の度合いを測れます。また、過去から現在、未来について話していることの一貫性を確認することも大切です。なお、質問する際は質問の目的が明確に伝わるよう、分かりやすくシンプルな表現を心がけましょう。なお、過去のことを聞く上では、『事実・行動』にフォーカスすることが大切です。大抵の応募者は、面接になると『自分をよく見せたい』という心理が働きます。表面的な言葉で判断せず、相手の話をしっかりと深掘りして事実を見極めましょう。また、成果等に関しては『役割・責任・外部環境』等も確認しておいた方がいいでしょう。本人の努力や能力で出した成果なのか、外部環境の影響・前任からの引継ぎ・プロジェクトのいちメンバーとしての成果といった場合もあります。

相手を深くまで理解しようとする

相手を深く理解するには適切な質問が欠かせません。応募者が自然体で話せる雰囲気を作った上で、『掘り下げ質問』をすることが大切です。掘り下げ質問とは相手が発した回答に対し、「もう少し教えてください」という気持ちを持って『なぜ?』『どのように?』と問いかけることです。表情を観察しながら適切なタイミングで質問を繰り返していくと、マニュアル通りの回答ではない応募者の本音が見えてきます。応募者の中には自分をよく見せようと話を盛ったり、偽りのエピソードを語ったりする人も一定率存在します。『具体的に教えてください』と深掘りしていくことで、真偽を見分けることもできるでしょう。ただし「なぜ?なぜ?」と矢継ぎ早に質問すると圧迫面接のような雰囲気になります。相手が不快感を抱かないように注意を払いながら、適切なタイミングで質問を入れましょう。

応募者のよい部分を発見する

候補者が多いと、つい不採用にする理由を探してしまいがちです。自社に合った人材を見極めようとすればするほど、チェックが厳しくなるのは当然でしょう。しかし応募者のよい部分を引き出す視点を持たなければ、『自社で活躍できる人材を採用する』というゴールは達成しにくいでしょう。企業の採用目的は、組織強化や欠員補充、増員などさまざまです。「このポジションに置いたら活躍しそうだ」「チームに新しい風を吹き込んでくれそう」「どんな強みを持っているだろうか?」と、入社後の活躍可能性をイメージしながら面接を進めましょう。

 

面接官を育成するときの注意点

面接官を育成するときの注意点
(出典) pexels.com
自分が面接官を育成する立場になった際、最初に『面接官としての素養』をチェックします。面接官の何気ない発言が就職差別や男女差別として受け止められるケースがあるため、『NG質問』の周知も欠かせません。

面接官の向き不向きを把握する

一般的に面接のみを担当する職種はなく、各部署の代表や人事部の社員が面接官を担うケースが大半です。面接官には向き不向きがあるため、個人の能力や性格・人柄を総合的に考慮して育てる人材を選びましょう。次のような特徴がある人は、面接官として活躍する可能性が高いと判断できます。逆に言えば、面接官を育成するうえでは、下記のような要素を伸ばしていくことが大切です。

  • 自社の経営理念や方針を深く理解している
  • 業界や職務全般に詳しい
  • 思いやりがあり、相手の立場に立って考えられる
  • 冷静で礼儀正しく、客観的な判断ができる
  • コミュニケーション能力に優れている(会話力・質問力・傾聴力)
  • 秘密をきちんと守る

 

新卒採用と中途採用、一次面接と二次面接でも適任者は変わります。一般的に、最終面接に近づくほど必要スキルは上がり、最終面接の面接官は社長や役員が担当します。

面接で生じる心理バイアスを教える

面接官は常に自らの中で『バイアス(先入観・偏見)』が発生している可能性を考え、客観的な評価基準に基づいた見極めを心がけなければなりません。特に、新米面接官がいる場合は、代表的な心理バイアスについて教えておく必要があります。

  • ハロー効果
  • 確証バイアス
  • 類似バイアス

 

『ハロー効果』とは、目立つ特徴に引っ張られ、他の部分や対象全体への評価がゆがむ現象です。たとえば「有名企業の出身だから、能力も優秀だろう」「高卒だから、大卒に劣るだろう」など、一部の特徴で面接官の判断がプラスまたはマイナス方向に引っ張られるイメージです。『確証バイアス』は、自身の信念や仮設を肯定する情報ばかりを集め、反証する情報を無視する現象です。例えば、『真面目で優秀』という第一印象を持つと、無意識のうちにその印象を証明する情報を集めてしまうのです。先ほどのハロー効果と組み合わさって、学歴や職歴の特徴による「優秀だろう」や「劣っているだろう」という先入観を固める方向で面接してしまうので注意が必要です。また、自分と類似点が多い人を高く評価してしまう『類似バイアス』にも注意が必要です。例えば、同じ大学、エリア、職歴で共通項がある、性格や価値観が似ているといった共通項がある相手に親近感を抱いてしまう、本来よりも高く評価してしまうバイアスです。共通点を提示することで面接のアイスブレイクをすることは面接官のスキルですが、面接官自身が共通点に引っ張られて判断を誤ることがあってはなりません。

注意が必要な質問や発言を徹底周知する

何気ない質問が『就職差別』や『社会的差別』として取られる場合もあります。面接に対して『注意が必要な質問』はきちんと周知しておきましょう厚生労働省は公正な採用選考を行うための基本として、『応募者の適性・能力とは無関係な事柄で採否を決定すべきではない』としています。従って、以下のような応募者の適性・能力と関係ない質問は『就職差別』につながる可能性があります。

  • 本人に責任のない事項(本籍・出生地・家族に関することなど)
  • 本来自由であるべき事項(宗教・支持政党・思想など)

 

特に、緊張を和らげるための『アイスブレイク』や、相手の内面を探る必要のある『ポテンシャル採用』では細心の注意が必要です。とくに「愛読書」や「尊敬する人物」などの質問は思想等に紐づいてきますし、また、リモートワークの場合に確認しておきたい「自宅環境」なども、本人に責任のない事項に紐づいてきますので、扱いに注意が必要です。また、業務上の必要性がない限り、『男女で異なる質問』をするのは控えましょう。女性だけに「結婚の予定は?」と質問をするのは、男女雇用労働法の趣旨に違反します。 近年は、多様な価値観が醸成され、ジェンダーへの認識も変わりつつあります。新卒採用の世代は、差別や偏見が少ない会社を求める傾向があり、面接官の発言一つで優秀な人材を逃すこともあるのです。
参考:公正な採用選考の基本|厚生労働省

 

まとめ

フローに沿って面接を進めるだけでは、面接官の役目は果たされません。人材を見極めて自社をアピールし優秀な人材を入社に導くためには、面接官としての心得・知識・スキルを磨くことが重要です。毎年、慣例的に面接を行っている場合、採用手法が時代に合っていない可能性があります。価値観が多様化する現代では、就職差別や男女差別につながる質問はNGです。とくに近年では、SNS等で面接官の対応が拡散されて、企業ブランドを傷つけることも増えています。面接官が企業の顔として対等に応募者と向き合えるよう、心得の周知を徹底しなければなりません。経験の浅い面接官がいる場合は、ベテランが具体的な質問方法や深掘りの仕方をレクチャーしたりロールプレイングを実施したりして、トレーニングすることがお勧めです。

著者情報

古庄 拓

株式会社ジェイック取締役

古庄 拓

WEB業界・経営コンサルティング業界の採用支援からキャリアを開始。その後、マーケティング、自社採用、経営企画、社員研修の商品企画、採用後のオンボーディング支援、大学キャリアセンターとの連携、リーダー研修事業、新卒採用事業など、複数のサービスや事業の立上げを担当し、現在に至る。専門は新卒および中途採用、マーケティング、学習理論

著書、登壇セミナー

・Inside Sales Conference「オンライン時代に売上を伸ばす。新規開拓を加速する体制づくり」など

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