新人の「報連相(ホウレンソウ)」を研修で鍛え、仕事力を向上させるポイント

2021/06/22

新人の「報連相(ホウレンソウ)」を研修で鍛え、仕事力を向上させるポイント

「報告・連絡・相談」、いわゆる「報連相(ホウレンソウ)」は、新人に必ず身に付けてもらいたいビジネススキルの一つです。報連相は、大勢の人が協力して成果を生み出していく組織で、スムーズな連携や意思決定、他者の力を上手く借りるために必須のコミュニケーションです。だからこそ、新人研修にも必ず入れられるプログラムになっています。

記事では、新人の「報連相」を鍛える重要性や、研修等で新人の「報連相」を指導するポイント、報連相を受ける上司や先輩が身に付けたい言動や態度を解説します。

<目次>

新人の「報連相(ホウレンソウ)」を鍛える重要性

はじめに、新人にとって「なぜ報連相(ホウレンソウ)が大事か」を改めて確認します。報連相は、新人が成果をあげるうえで特に重要であり、また仕事の基礎となりますので、新人のうちに習慣形成することが大切です。

 

 

「報連相(ホウレンソウ)」ができない新人が陥る失敗

新人が「報連相」を身に付けずに仕事を続けていくと、仕事で上手くいかなくなることが多くなるでしょう。例えば、仕事でのミスや失敗を上司に迅速に報告できなければ、仕事やプロジェクトの進捗が滞ったり、顧客への対応が後手にまわってしまったりします。報連相のスキルと習慣が身に付いていないと、仕事で成果をあげられず、周りからも評価されず、お客様や会社に迷惑をかけてしまうことに繋がるなど、会社にとっても自分にとっても良いことはありません。

 

問題は、仕事でミスすることはでありません。まだ仕事の右も左も分からない新人は、ミスや失敗をしながら仕事を覚えていくものです。新人たちのミスをカバーするのは上司の仕事の一つです。しかし、新人が報連相してこなければ、上司や先輩社員もフォローすることができません。つまり、自分の裁量で仕事を進めたり、ミスを自分でカバーしたりすることができない新入社員にとって、「報連相」は一刻も早く身に付ける必要があるスキルなのです。

 

逆に、報連相の習慣が身に付いていれば、顧客からの問い合わせや商談についてスピーディーに先輩や上司に相談することで受注に至ることもあるでしょう。商談やプロジェクトの進捗を報告すれば、「であれば、こういう提案もあるよ!」「これをヒアリングしたうえで相談して」と、上司や先輩からのアドバイスが得られます。新人にとって報連相の習慣は、失敗を防ぐと同時に、成果をあげるための習慣でもあるのです。

 

 

新人のうちに「報連相(ホウレンソウ)」を習慣化する重要性

多くの組織において「仕事ができる人」は、「高い専門性」と共に「仕事を上手く進めるスキル」を持っています。身に付けるべき専門性は、部署や職種、仕事内容によっても変わってくるでしょう。しかし、仕事を上手く進めるスキルは、職種や仕事内容を超えて共通していることが大半です。

 

仕事を上手く進めるスキルには、時間管理やタスクブレイク(仕事からタスクへの分解)、プロジェクトマネジメントなどが含まれますが、その一つが報連相です。冒頭で紹介した通り、周囲と協力して仕事を進めたり、上司や他部署・顧客から依頼されて仕事をしたりするうえでは、「報連相」のスキルは欠かせないものです。普遍的であり必須のスキルだからこそ、新人のうちに重要性を理解して、習慣化しておくことが大切です。

研修で新人に教えたい「報連相(ホウレンソウ)」の正しいやり方

本章では報連相のポイントを、「報告」「連絡」「相談」それぞれに分けて解説します。研修やOJT等で報連相を指導する際の参考にしていただければ幸いです。

 

 

「報告」の正しいやり方

「報告」を指導する際には、義務であること、そして、「スピード」と「量」の2点がポイントです。

 

報告は、受けた依頼や任された業務に関して、依頼者や責任者に対して必要な情報を伝えるという「義務」です。依頼者や責任者は、報告をもとに対応を考えたり、意思決定したり、方向修正したりします。報告が遅れたり滞ったりすれば、適切な判断や意思決定ができず、仕事に支障をきたしてしまいます。

 

上記の観点からすると、「報告」で大事なことは、漏らさず欠かさすに実施すること、そして、スピードです。従って、新人に報告を指導する際には、

 

・報告したほうが良いか迷ったら報告する(量)

・なるべく早く報告する(スピード)

 

ことがポイントです。

 

また、報告に関して、上司や先輩、顧客から「あの件はどうなっていますか?」と確認された時点で、報告が足りていません。報告は多すぎるぐらいでちょうど良いのです。

 

最近では、e-mailやビジネスチャット等、相手の時間を煩わせないツールも多々あります。緊急なものは電話で、急がない場合はe-mailやビジネスチャット等と使い分けながら、物事が動いた時、逆に動かない時も、相手にきちんと報告するように指導しましょう。

 

「端的に伝える」「事実と意見を区分ける」等も報告の大切なポイントです。ただし、報告のスピードや量が足りないと、いくらちゃんとした報告ができていたとしても、全体としては義務を果たせていません。従って、 “スピード感”を持って、相手に催促されない“量”や“頻度”で報告することが“義務”であることを新人には指導しましょう。

 

 

「連絡」の正しいやり方

「連絡」は気配り・心配りであり、「必要とする関係者に漏れなくする」こと、「連絡内容を明確にする」ことがポイントです。

 

連絡は報告と違って、必ずしも義務ではありません。連絡は仕事やプロジェクトに関係する人がスムーズに仕事できるようにするための気配り・心配りです。従って、仕事を依頼された上長や顧客以外にも、関係する同僚や先輩、他部門のメンバー、パートナー等に対して実施することが多いでしょう。「必要とする関係者に漏れなくする」ことが重要です。

 

連絡を上手く行ううえで大事なことは「想像力」です。「この仕事を実際に進めるうえで、〇〇〇について知っておいたほうがいい人は誰か?」「相手はどんな情報を必要としているだろうか?」など、少し先の未来や相手の目線を想像する気配りや心配りが、連絡を上手に行うためのポイントです。

 

例えば、仕事を上手く進める営業職のメンバーは、製造部門の仕事に影響を与える大型案件や急ぎの納品が必要となる仕事は、製造部門や制作部門に事前に連絡・相談しているものです。また、実際に受注できた場合に協力が必要となる上司やパートナー等に進捗を共有したりもします。

 

こういった少し先の未来、相手の都合を考えて情報共有することが連絡のポイントです。最近ではe-mailのCCやビジネスチャットのメンション(相手を指名する)機能等を使うことで、情報共有することは容易になっています。上手い連絡が仕事の順調な進捗に繋がることを、新人にしっかり指導しましょう。

 

また、連絡を実施するうえでは「連絡内容を明確にする」ことも大切です。報告と違って、連絡は相手がいま必要としていない余計な情報等が含まれることもあります。相手に確実に知っておいて欲しいことなのか、参考や念のための情報なのか、相手に何らかのアクションを依頼したいのか等を明確にして共有することも指導のポイントです。

 

 

「相談」の正しいやり方

相談は、自分が抱えている課題や問題について、解決するためのアドバイスを求める行為です。従って、相談を使いこなせる新人は、上司や周囲の力を使って成果をあげることができます。経験や能力が未熟な新人にとって、相談は成果をあげるために大切な能力です。

 

この時、大切なことは、「適切な相手」に相談することです。新人の場合、「相談しやすい相手に相談する」傾向があります。しかし例えば、「商談がどうやったら上手くいくか?」について、自分と同じ程度の経験しかない同期に相談しても適切な回答は返ってこないでしょう。まず基本的には相談先は「OJTの指導者」や「上司」です。OJTの指導者や上司が適切ではないかもしれないという場合も、誰に相談したらいいかを判断できるようになるまでは、「こういうことを相談したいのですが、誰に相談したらいいでしょうか?」と“誰に相談することが適切かを相談する”ことがおススメです。

 

適切な相手を選んだうえで、相手から適切な助言を得るために大切なことは、「上司や先輩に相談内容がきちんと伝わるように整理しておくこと」です。以下の4つの観点で整理すると分かりやすくまとまりますので、新人に「相談の仕方」を指導する際には参考にしてください。

 

1)相談のテーマ

何の件で、何を相談したいのかを端的に伝える

ex)「A社との商談で次の提案をどうすればいいか」相談させてください

 

2)相談事の状況

相手が状況を把握するための「経緯」と「現状」を端的に伝える。

事実と意見をしっかりと区分けすることが大切

 

3)望むゴール

相談することで自分がどんな状態にしたいのか?を明確に伝える

 

4)自分の意見

可能な限り、自分なりに考えた意見を持って相談する。

相手に答えを求めるだけの相談が習慣になってしまうと、考える癖が付かない。

「自分としてはどうするのがいいと思っているか、それはなぜか?」を伝える

新人に「報連相(ホウレンソウ)」を伝える効果的な研修のポイント

新人に研修等で報連相を指導する際、効果的に実施するためのポイントをお伝えします。HRドクターを運営する株式会社ジェイックは、新人・若手研修を得意とする教育研修会社です。本章では、プロが実践している指導のポイントを共有します。

 

 

ポイント1 報連相の目的と意義を伝える

報連相を教えるにあたり、最初に、「報連相の目的と意義」を伝えることが大切です。「何のために報連相を行うか」の理解が浅いと、“言われたからやる”程度になってしまい、実践度が下がります。

 

報連相の目的と意義を伝える際には、記事の冒頭で伝えたような組織にとっての必要性と同時に、前章の「報連相の正しいやり方」で記載したような、「自分(新人)にとっての意義・メリット」をしっかりと伝えることが大切です。「報連相をすることのメリット」「報連相をしないことのデメリット」を新人が“自分事”として捉えられるように、なるべく現実的なケース、新人がイメージしやすい事例を用いて指導しましょう。

 

 

ポイント2 事実と意見を分けることを徹底させる

報連相を指導するうえで、新人に口酸っぱく伝えておきたいことは、「事実と意見を分ける」「事実を正確に伝える」ことです。

 

論理性が低い新人は、事実と意見を混同したり、事実を不正確に伝えたりすることをやりがちです。例えば、「お客様がこう言っていました」と新人から報告があったとします。しかし、よく聞いてみると、お客様が言ったわけではなく、「お客様の言葉から新人が想像したこと」であるケースがあります。また、「お客様が言った表現ではなく、新人が言い換えている」ケースもよくあります。

 

事実と意見を混同して報連相すると、意思決定を誤らせたり、誤解を生んだりすることになります。「事実と意見を分けて伝える」「事実を正確に伝える」ことは徹底させましょう。

 

なお、「事実」と「意見」を混在させて報告してしまう新人に対しては、報告の際、「事実なのか、それとも本人の意見や憶測なのか?」「正確な事実は何なのか?」を丁寧に問い直すようにしましょう。手間はかかりますが、繰り返し指導することで、次第に事実と意見を分けて報告するようになります。

 

 

ポイント3 報連相のフォーマット

報連相を指導するうえで、最後のポイントは「報連相のフォーマット」を決めることです。

フォーマットを決めることで、「端的」で「事実と意見を区分けした」報連相が実現しやすくなります。

 

報連相のフォーマットは、

 

  • 報連相のテーマ
  • 結論
  • 事実関係(5W1H)
  • 自分の意見

 

という4つの項目をベースにすることがおすすめです。

 

まず、報連相のテーマを端的に伝えてもらうことで、受ける側は情報を受け取る準備ができます。そして、次に結論です。結論ファーストで伝えることはビジネスコミュニケーションの基本です。時にはテーマと結論は同じになってしまうこともあると思いますが、問題ありません。

 

途中経過や理由が先に出てしまったり、迂遠な(回りくどい)報連相をしてしまったりする新人には、事前に「テーマ」と「結論」を整理させる習慣を付けさせることが効果的です。

 

次に事実関係は、いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、そして、どのように(How)の5W1Hを意識させることが大切です。

 

報連相では、Howの中に、どのくらい(How many)、いくらで(How much)といった数値を含めることも大切です。事実の報告で、多い/少ない、早い/遅い、高い/低いなどの感覚的な言葉を使わせないことはしっかり指導しましょう。

 

例えば、「商品にいくつか不具合があって交換して欲しいとクレームがありました」という報告をもらっても、上司は意思決定できません。

 

5W1H、そして数字をきちんと含めて、「先ほど11時ごろに、〇〇様より商品Xに不良があったと連絡がありました。納品した商品X500個のうち5%に不良が見つかり、▲日までに不良分を交換して欲しいとのことです。品質管理部に確認したところ、期日までに対応は可能ということでした」といった形で、「いつ」「誰から」「何が」「どのような」ことが起こっているのか、事実と数字を過不足なく盛り込んだ報告ができるようにフォーマットを準備しましょう。

 

最後に、自分の意見です。報連相を小まめに実施することはトラブルを防いだり、成果をあげたりするためには大切です。しかし、自分の意見を持たず、すべて相手の意見や判断を仰ぐことが習慣化してしまうと、成長が滞ります。「自分はどうするのがいいと思う」という自分なりの意見を考えたうえで、上司の判断を仰ぎ、同時に「なぜそう判断するのか」という判断基準や思考プロセスを教えてもらう習慣を付けるように指導しましょう。

 

報連相の際に、常にフォーマットに書き込む必要はありません。しかし、フォーマットを使って内容を整理することを繰り返していくと、口頭での報連相も自然と、テーマ、結論、事実関係、自分の意見を整理して伝えることができるようになります。特に、報連相が苦手な新人ほど、はじめのうちはフォーマットを使って整理してから報告するように指導しましょう。

新人の報連相(ホウレンソウ)を鍛えるうえで大事な先輩・上司の言動

ここまでは新人に研修等で報連相を指導するポイントを解説してきました。新人の報連相を鍛えるうえでは、新人への指導も大切ですが、報連相を受ける上司や先輩の対応も大切です。本章では、新人の報連相を鍛えるうえで大事な上司や先輩社員の態度・言動を解説しておきます。OJTの指導者研修などの中で、必ず触れておきたいポイントです。

 

 

上司・先輩の報連相(ホウレンソウ)を受ける姿勢

新人が報連相を身に付けるうえでは、報連相を受ける上司や先輩の対応も大切です。報連相を受ける側として2つの姿勢を大切にしましょう。

 

1点目は、「新人たちから声をかけてもらいやすい雰囲気でいる」ことです。もし、上司や先輩が怖い顔でパソコンをにらんで作業していたり、話しかける隙を見せずに忙しそうにしていたりすると、新人はなかなか声をかけることができません。

 

組織のリーダーになったり、多くのメンバーがいたりすれば、業務量や責任が増えて忙しいことは増えるでしょう。しかし、態度や雰囲気に余裕がなくなってしまうと、新人やメンバーは報連相しにくくなってしまいます。特に経験が浅い新人や若手メンバーがいる時には、話しかけやすい雰囲気を身にまとうことが大切です。

 

どうしても、仕事に集中したり話しかけられると困ったりする時には、事前に「今から●時まではちょっと集中させてもらうので、何か報告があればメールで入れておいてもらってもいいかな」「何時以降に電話してもらってもいいかな」等と宣言しておくことも有効です。また、ゆっくり時間が取れない時には、「5分しか聞けないけどいいかな?」など、最初に時間の提示をすると良いでしょう。

 

大切にしたい姿勢の2点目は、「報連相を受ける時は作業を止めて相手の顔を見る」ことです。作業の手を止めて相手に視線を移すことで、「話を聞く準備ができている」と相手に伝わります。パソコンを打ちながら耳だけで聞いている相手には、新人は報連相しにくいものです。

 

報連相を受ける時は「相手におへそを向ける」ことを意識しましょう。相手におへそを向けると、自然と手を止めて相手と向き合うことになります。新人も話しやすくなりますし、上司や先輩側も相手の表情等をきちんと捉えて、内容をきちんと深掘りしやすくなります。

 

 

先輩・上司から報連相(ホウレンソウ)を取りにいく重要性

上司・先輩社員は、新人や部下の報連相をただ待つのではなく、必要に応じて自分から声をかけたり、進捗状況を把握したりすることも大切です。

 

忙しい上司は何の悪気もなく、むしろ善意で「困ったら声かけて」「いつでも声がけして」と言いがちです。上司は新人よりも仕事を抱えており、新人につきっきりでいるわけにもいきませんので、困った時にフォローすればいいと考える人は多いでしょう。

 

しかし、新人からすると『困ったら声かけて』と言われても、どのタイミングで声をかければいいのかを掴めずにいる場合も多いです。また、忙しそうな上司に「こんなことで質問したらマズいんじゃないか」と報連相をためらってしまう新人も多くいます。

 

上司としては、“気軽に声をかけられるようにしている”つもりでも、新人から見ると“声をかけにくい”という状況は多々あります。従って、新人の報連相を指導することはもちろん大切ですが、一方で上司や先輩は新人の報連相に期待しすぎないことも大切です。

 

上司や先輩は「報連相されていないことがあるもの」という認識で、朝礼や夕礼、またこちらから声がけすることで、報連相を取り逃がさないようにしたほうが良いでしょう。そして、上司や先輩からの確認を通じて、「どんな頻度やタイミングで報連相しないといけないか」を新人に掴んでもらえるようにしましょう。

 

 

おわりに

大勢の人が協力して成果を生み出していく組織において、「報連相」は欠かせないスキルです。特に、仕事の経験や能力が未熟な新人にとって、報連相はミスやトラブルを防ぎ、成果をあげるための習慣です。報連相のスキルは、「仕事をできるようになる」上で不可欠ですので、新人のうちに習慣化できるように指導していきましょう。

 

記事でご紹介した報告・連絡・相談の正しいやり方は、端的には以下の3つです。

 

報告は、義務であり、スピードと量・頻度が重要。

相談は、気配り・心配りであり、関係者に漏れなく、そして、連絡内容を明確に。

相談は、問題解決であり、適切な相手を選ぶ。

 

また、報連相を指導するうえでは、目的と意義を伝える、事実と意見を分ける、報連相のフォーマットを準備する等がポイントです。新人や若手の報連相が向上することは、上司や先輩にとっても業務の生産性や成果に繋がります。記事の内容を参考にして、ぜひ新人の「報連相」する力を研修やOJT等で鍛えてください。

関連資料

新入社員のビジネスマナー実践レベル確認シート

 

著者情報

東宮 美樹

株式会社ジェイック 取締役

東宮 美樹

1974年生まれ 鹿児島県種子島出身。1997年筑波大学第一学群社会学類を卒業。新卒でハウス食品株式会社に入社。営業職として勤務した後、HR企業に転職。約3,000人の求職者のカウンセリングを体験。2006年にジェイック入社「研修講師」としてのキャリアをスタート。コーチング研修や「7つの習慣®」研修をはじめ、新人・若手研修から管理職のトレーニングまで幅広い研修に登壇。2014年には前例のない「リピート率100%」を達成。2015年に社員教育事業の事業責任者に就任。専門分野は新人と若手育成、モチベーション・エンゲージメント改善、女性活躍等

【著書、登壇セミナー】
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