新型コロナウイルスの感染拡大により、新入社員研修を従来通りの方法で実施することが困難な状況に陥った2020年4月は、オンライン研修の導入企業が爆発的に増えました。対面型の新入社員研修が難しい中で、対策として取り入れられたのが動画を用いた研修、オンライン研修です。
オンライン研修は、研修参加に伴う移動時間・費用が発生しない、会場の確保がいらない、講師をアテンドしやすい等のメリットがあります。オンライン研修を「対面研修の劣化版」として捉えるのではなく、効果的な動画・オンライン研修を使った人材育成の仕組みを構築していきましょう。
緊急事態宣言が終わった後に求められている“新たなビジネス様式”。そこでは、対面とオンライン、2つを組み合わせることで、従来よりも低コストで、効果的な研修を実施することができるようになります。
記事では、動画を使った新入社員研修を成功させるポイントを解説します。新入社員研修に限らず、他のオンライン研修を考えるうえでも、ぜひ参考としてください。
＜目次＞
- 緊急事態宣言の発令により急増した「オンライン研修」の取り組み
- 新入社員研修に動画を活用するメリット・デメリット
- 研修動画を作成するポイント
- 動画を使ったオンライン研修を成果につなげるためのポイント
- まとめ
緊急事態宣言の発令により急増した「オンライン研修」の取り組み
新型コロナウイルスの感染拡大に伴って、4月に日本全国で緊急事態宣言が発令されました。2020年5月には、緊急事態宣言は解除されましたが、今後も第2波・第3波のリスクもある中で、以前として集合型の研修が難しい状況は続きます。そうした中でもおこなえる人材育成の仕組みがオンライン研修です。
緊急事態宣言の発令で、対面研修が困難な状況で普及したオンライン研修
緊急事態宣言の発令により、徹底した「STAY HOME」と「3密の回避」が促される中で、実施されたのが2020年4月入社の新入社員研修です。2020年2月26日に官邸より大規模イベントの自粛要請、そして、3月25日に東京都の小池知事より都内への外出自粛要請が出される中で、各企業は判断を迫られました。
その中で、自宅待機をおこなう企業もありましたが、多くの企業が急ピッチで動画を使う研修やオンラインでの新入社員研修を立ち上げました。その後、4月6日に7都府県、4月17日に全国での緊急事態宣言が発令され、対面型での研修は完全に停止しました。
これまで、企業の人材育成においては、コンプライアンス研修等の知識習得型のコンテンツを除いて下火になっていた「e-learning」ですが、約2ヵ月の間に「オンライン研修」として、新たな形でノウハウが急激にブラッシュアップされています。
オンライン研修は主に3種類
感染リスクとなる3密を避けて、実施できるオンライン研修ですが、大きくは3つの種類があります。種類ごとの特性を把握したうえで、研修内容に応じて、3つのオンライン研修をうまく組み合わせることが非常に重要です。
※本記事内では「対面型」ではないという意味での“オンライン研修”と、3種類の1つである双方向型の“オンライン研修”、2つの意味でオンライン研修という単語を使っています。予めご了承ください。
①e-learning（動画コンテンツの配信）
事前に作成した動画コンテンツを、受講者が参考資料等と共に視聴しながら自習していく形のオンライン研修です。受講者は「いつでもどこでも見られる」「分からなかった箇所を何度でも確認できる」、実施側も「作った動画を使いまわせる」という便利さの反面、一方的な情報伝達しかできないという限界があります。
従って、テストやレポート提出等と組み合わせる、また、双方向型のオンライン研修を効果的におこなうための反転学習（事前学習）に使われることが大半です。LMS（Learning Management System）と呼ばれるツールと組み合わせると、受講者の視聴状況やテスト実施、課題の提出管理等も実施できます。
②ウェビナー（ライブ配信）
ウェビナーは、各種ツールを使ったライブ配信型の動画配信です。個人向けでいえば、YouTubeライブやFacebookライブ等でお馴染みの形式です。録画された動画と比べて、リアルタイムであるため、受講者の興味を惹きつけやすい、今のタイミングで必要なメッセージや伝えたいトピックを扱えるというメリットがあります。また、テキストチャットや音声を使って、双方向性を作ることも可能です。
多くのウェビナーツールでは、配信している動画をそのまま録画できますので、内容のリマインドやリアルタイムの配信には参加できなかった人に共有するといったことも可能です。また、ウェビナーの動画を編集して、e-learningのコンテンツにすることもできるでしょう。
③（双方向型の）オンライン研修
ここでいうオンライン研修は、WEB会議ツール等を使った、最も対面型の研修に近い双方向型の研修です。ZoomやWebexといったツールを使えば、画面共有はもちろん、“30人の受講者を3人×10グループに分けて、20分のディスカッションをして、その後に全体発表する”といったグループワークも可能です。
双方向型のオンライン研修では、オンライン付箋やホワイトボードツール、Googleドキュメント等、他のツールを組み合わせて使うことも多いです。研修の設計や実施ノウハウは必要ですが、対面でおこなっていた研修のかなりの部分を代替できます。
（双方向型の）オンライン研修を実施するために必要な3つの準備
オンライン研修を実施するためには、大きくは以下の3つを準備する必要があります。
オンライン研修のツールを決めて、インフラを準備する
最初に考えなければならないのはシステムとハード面です。オンライン研修のツールとしては何を使うのか、また、受講者の受講環境はどんな状態か（スマートフォンかノートパソコンか、通信環境は整えられるか）といった点です。
例えば、グループワークができないツールですと、実施できるプログラムに制限が出てしまいますし、受講者がスマートフォンになると、これも実施できるワーク等には制約が出てきます。
- グループワーク（1つの研修内でいくつかのグループを作る）ができるツール
- GoogleDriveのようなオンライン上での情報共有、課題提出ができるツール
- Googleドキュメントのような共同編集（ディスカッション等でのメモ）ができるツール
- 受講者はカメラ付きノートパソコンで、ビデオ＆マイクを使える
- 講師・受講者が安定した通信環境を整えられる
といった条件を整えられると効果的なオンライン研修ができるでしょう。なお、録画・編集した動画を使ったe-ラーニングやウェビナーであれば、1～4を気にする必要はあまりありません。ウェビナーであれば、YouTube＆YouTubeライブを使うことで、特別なソフト等を準備することなく実施可能です。
②コンテンツを用意する
続いて準備が必要なものは、研修のコンテンツ部分です。ウェビナーや双方向型のオンライン研修であれば、対面型の研修と同じように研修プログラムや投影資料があれば実施できますが、e-learningの場合には動画を録画・編集する必要があります。
例えば、1時間のセミナーをそのまま録画して、動画として流すことはできますが、実際には、集中して閲覧できる動画のボリュームは5～10分とされています。見やすくするためにはテロップ等が必要かもしれません。そうすると、撮影後の編集が必要になってきます。動画視聴型のe- learningは、運営の手間はありませんが、事前準備には最も時間がかかります。
ただし、研修をすべて動画に置き換えるとなると準備が大変ですが、「双方向型のオンライン研修に参加する際に事前に見てもらう動画（反転学習の教材）」等であれば、投影資料に音声だけを載せるような形でも十分です。これであれば、パワーポイントでもできますし、無料でおこなえるツールも後ほどご紹介します。
また、上記は自社でコンテンツを準備するパターンですが、e- learningサービスでは、事前に撮影された動画が数百から数千タイトル用意されているものもあります。また、「新入社員研修」「リーダー研修」等、特定の研修テーマにフォーカスして、動画型のオンライン研修を提供している研修会社も多数あります。
③効果的な「オンライン研修の組み合わせ」を考える
動画だけで効果的なオンライン研修を実施することは難しいですし、一方で、参加者の疲労や通信環境を考えると、双方向型のオンライン研修を丸1日実施することもおすすめできません。
従って、
- いつでも短時間で学習できる動画（知識習得型のテーマや事前学習で利用）
- 大人数を相手に実施でき、注意を惹きつけられるウェビナー
- 双方向型でディスカッションやグループワークをおこなうオンライン研修
という3つのオンライン研修に加えて、
- テキストやドリル、本を使った個人学習
- テストやレポート等のアウトプット
- 電話等を使った1on1やフォローアップ
- LINEやslack、e-mail等を使った非同期のコミュニケーション
を組み合わせて、研修プログラムを作っていくことが有効です。
新入社員研修に動画を活用するメリット・デメリット
ここでは、動画型のオンライン研修に関するメリットとデメリットを改めて確認しておきます。動画利用のメリットとデメリットを理解することで、対面型研修が実施できる状況になった際にも、動画と双方向型のオンライン研修、対面研修を組み合わせて、移動時間や費用を省いて生産性をあげながら、研修効果を高めることができます。
研修に動画を活用するメリット
動画を活用するメリットは、以下の点です。
・受講者がいつでもどこでも視聴が可能
受講者を“集合させる”必要がありませんので、時間を有効に使うことができます。とくに、5～10分単位のコンテンツを準備することで、スキマ時間に学ぶことが可能になります。
・テキストより理解させやすい
音声の入った動画は、テキストや写真を比べると、伝えられる情報量が格段に増えます。写真とグラフ、図解、音声等を組み合わせた動画であれば、さまざまなものを口頭で解説する以上に伝えやすくなるでしょう。
実際に手を動かす技能的なものでも、複数人数で見学していては見えない“手元の動き”や“作業者の視界”等を共有することで理解を深めることもできます。今の新入社員世代は、日常的に動画視聴に親しんでいる世代ですので、動画学習への違和感は一切ありません。
・繰り返し視聴できる
動画は、繰り返し同じコンテンツを視聴することができるので、受講者は聞き逃した部分や理解しにくかった部分を再確認することができます。
・繰り返し使える
研修実施者側の視点になりますが、受講者が繰り返し視聴できるのと同様に、実施者側も繰り返し使えるのが動画のメリットです。例えば、対面研修であれば、10クラス、20クラスやらないといけないものが、動画であれば1本で済むことは大きなメリットです。
・高品質を保てる
「今回、コロナ禍の中で緊急で作った…」という方は、動画を高品質なものにすることが難しい部分もあったかと思います。ただ、「繰り返し使える」がもたらすもう1つのメリットでは、何回やっても高品質を保てるということです。
動画であれば、社内で該当の研修テーマを解説するのが一番うまい1人に1回喋ってもらえれば、その品質を全員に提供できます。場合によっては、自社内にこだわらず、日本トップ、また、世界トップクラスの動画を使うこともできるでしょう。
研修に動画を利用する際の注意点
もちろん動画を使ったオンライン研修には限界もあります。限界ができてしまう理由は2つあります。
1つ目は「研修が一方通行になってしまう」点です。動画は、工夫すれば高品質のものを作れる一方で、その場で質問はできません。どうしても研修が一方通行になってしまいます。受講者の反応を見ながら理解度を測ることはできませんし、場合によっては勘違いしていたり、理解不足であったりする受講者を生み出してしまう可能性もあります。
2つ目は「受講者のアウトプットができない」という点です。もちろん理解度テストやレポートを使ったアウトプットは可能です。ただ、身体を使ったり、実際に体感することを通じて、理解を深めたり、記憶に定着させたり、技術を身に付けたりすることはできません。また、受講者同士で意見を交わす中で、気づきや発見を得ることも、動画を見るだけでは実現できません。
従って、動画＋テストやレポートだけでのオンライン研修では、高い効果性を出すことは難しいです。メリットと限界を理解したうえで、ウェビナー、双方向型のオンライン研修、また、1on1セッションや対面型の研修と組み合わせることを考えていきましょう。
研修動画を作成するポイント
研修動画を作成する際のポイントを紹介します。「動画を作成する」、また「自分が動画で喋る」というと、あまり経験がない方はハードルが高く感じるかもしれません。一方で、今の若手はYouTubeやTikTok等、動画を気軽に撮って投稿することに慣れています。
とくに社内研修であれば、「完成度が高いものを作らないといけない」と自分でハードルをあげてしまうよりも、まずは作ってみましょう。数本作るうちに自分が映った動画を見ることやカメラに向かって喋ることも慣れてきます。作成するうえでは、以下のポイントは押さえておくと良いでしょう。
動画を社内で作成する3つの方法
方法① 専用で動画を撮影する
動画作成用にシナリオを作って、カメラに向かって喋って撮影する形式です。専用で作りますので、最も品質は高くなりますが、慣れていないとなかなか話しづらい部分もあるかもしれません。また、「高品質にしないといけない」心理的なハードルが生じがちです。
方法② リアルセミナーやWEBを撮影して編集する
イメージとしては、集合型の研修を撮影して編集するイメージです。対面でも、ウェビナーでも、「今、自分の話を聞いている相手がいる」方が講師は喋りやすいものです。専用で動画を撮影するよりも気楽に撮影できるでしょう。なお、専用で撮影する場合にも、1人ですべて喋るのではなく、「インタビュアーがいて、その人に向けて喋る」といった形の方が同じ心理で作成しやすいです。
方法③ パワーポイントのスライドショーやPC画面操作に音声を載せる
研修で使うパワーポイント資料を作成して、それをスライドショーで映しながら音声だけを載せて動画を作るやり方です。
例えば、パワーポイントに音声を録音することもできますし、loom（https://www.loom.com/）というツールでは、無料でパソコン画面（スライドショーやソフトの操作）＋音声＋カメラ映像を組み合わせた動画を作ることができます。
UMU（https://www.umu.co/model/home）というオンライン研修のプラットフォームでも、スライドショーに音声を載せることが簡単にできます。これは一番手軽に動画を作れる方法です。反転学習（研修の事前学習）に使うような5分程度の動画を数本作る、といった場合にはこの方法がおすすめです。
効果的な動画制作をするためのポイント
効果の高い動画を作成するためにはコツがあります。この章では、動画制作をおこなううえでのポイントを3つ解説します。
①「1チャプター＝1テーマ」にして動画を細分化する
「1チャプター＝1テーマ」にして細分化すると、後から受講者も見直しやすくなります。長時間の動画を見るのは受講者にとっても負担ですし、“長時間でも見飽きない動画を作る”のは非常にハードルが高くなります。従って、動画は1本あたり5分程度を目安とし、長くとも10分を超えないように細分化して作りましょう。YouTubeでも視聴回数が多い動画は、ほとんどが5～10分程度です。
②マイクと照明を準備する
数年前と違って、動画を撮影するうえで、大きな機材等は必要ありません。カメラもノートパソコンやスマートフォンのカメラで十分です。ただし、「音声」と「照明」は非常に大事です。動画では、話し手は画面の中に小さく映りますので、ジェスチャーや雰囲気で受講者を惹きつけることは困難です。従って、見た目以上に音声が大事です。
とはいえ、照明が暗いと、顔色がとても暗く、表情も見えなってしまい、非常に見にくい動画になってしまいます。“女優ライト”と呼ばれるユーチューバーが使うような照明を準備しましょう。音声をキレイに拾うためのマイクも照明も、1つ数千円で手に入りますので、ぜひ用意してください。
③いつもの5倍のテンションで喋る
2つ目のポイントとリンクしますが、動画では、対面と違って「視覚」情報よりも「聴覚」情報が優位となります。従って、内容に興味を持たせる、重要性を伝える、行動を起こさせる等は、すべて「音声」でおこなうと考えると良いでしょう。
極端にいうと、ラジオのパーソナリティーです。見飽きない、効果的な動画を作るためには、喋るペースをいつもより早めにしたうえで、テンションや言葉に込める熱量をいつもの1.5倍を意識しましょう。そうすると、効果的な動画を作ることができます。
動画を使ったオンライン研修を成果につなげるためのポイント
オンライン研修の種類や動画を使うメリット・デメリットを踏まえて、動画を使ったオンライン研修を成果につなげるためのポイントを5つ解説します。
受講したことを確認する仕組みを整える
動画を使ったオンライン研修は、各自のタイミングで受講できる手軽さが魅力ですが、同時に運営側からすると、進捗管理をしにくいのが難点です。前述したLMSと呼ばれる学習管理システムでは、動画の視聴管理やテストの実施、提出物の管理等が可能です。
G Suiteをお使いの企業であれば、Google ClassroomというLMSを無料で使うことができます。また、Googleスプレッドシートやe-mail等を使って、視聴確認や提出確認をすることもやり方の1つでしょう。
モチベーション維持に向けたケアをおこなう
動画を使ったオンライン研修は、1人で取り組むため、長時間になってくるとモチベーションの維持や気持ちの切り替えが難しい部分があります。
感覚としては、“動画だけ”で研修するのは半日～1日が限界です。その場合も15～30分に1回程度のミニテストを挟んだり、LINEやビジネスチャット等で進捗や感想を発信する（運営側や講師がコメントを返す）等、アウトプットの機会や非同期のコミュニケーション機会を作ることが望ましいでしょう。
インターネット通信環境を確保する
動画研修を効果的に実施するために、新入社員のインターネット環境の確保は必須です。これはウェビナー、対面型のオンライン研修でも同様です。動画の視聴は、ツールや画質等にもよりますが、1時間300メガバイト～1ギガバイト程度の通信容量を使います。
モバイルWi－Fiの支給や社用端末でのテザリング、通信費用の補助を出す等で対応し、通信費用の個人負担が発生する、また、低速モードで動画を快適に再生できない等が生じないような対応が必要です。
実践の場を設定する
動画研修の場合、アウトプットがテストやレポートだけですと、不十分になりがちです。コンプライアンス研修等、知識のインプットが主目的になる場合は、それでも良いのですが、営業研修、技術研修等は、身に付かなければ意味がありません。
従って、学んだことを実践できるようトレーニングする場を必ず準備しましょう。電話やWEB会議ツールで、ロープレとフィードバックをおこなう等、実践の場を用意することが重要です。
ウェビナーや双方向型のオンライン研修、対面研修と組み合わせる
研修の効果を高めるには、動画と双方向型のオンライン研修、電話での1on1、対面型のグループワーク等を組み合わせることが必要です。残念ながら、動画配信だけでは効果的な研修を実施することは困難です。
一方、ウェビナーや双方向型のオンライン研修、対面研修は、日程調整の必要があるため、動画と比べると実施が難しい部分もあるでしょう。「いつでも、どこでも、繰り返し」という動画の良さを生かしつつ、「知識や情報のインプットは動画で、ディスカッションや実践や双方向型のオンライン研修や対面で」という形で組み合わせて、研修効果を高めましょう。
まとめ
新型コロナウイルスの影響で対面研修が難しくなり、2020年4月入社の新入社員研修では、オンライン研修の導入が急加速しました。今後も、感染拡大のリスクを抑える、同時に生産性の向上を考えると、オンライン研修を効果的におこなうノウハウは不可欠です。
「いつでも、どこでも、繰り返し」視聴できるという動画のメリットをうまく生かし、双方向型のオンライン/対面研修と組み合わせることで、これまで1日研修でやっていた内容を半日で、半日研修でやっていたものを2時間でおこなうことも可能になります。
社内でコンテンツを作るだけでなく、外部の優れた動画コンテンツを使うことで、研修の品質自体を高めることもできるでしょう。例えば、新入社員に「コミュニケーションに関する世界レベルの動画を1日5分だけ」毎日見せたら、1年後にはどう成長しそうでしょうか。行きかえりの電車で、仕事のちょっとしたスキマ時間に、移動中の電車を待つ時間で等、いつでも気軽に見ることができるのが動画の良さです。
緊急事態宣言後の“新たなビジネス様式”への対応として、そして、研修の効果性・生産性を高めるためにも、今回の記事を参考にしていただけたら幸いです。双方向型のオンライン研修のツール選定には、以下の資料も参考にしてみてください。
